Quanto custa um ERP? Licenças, integração e custo total

O preço de um ERP é a pergunta que todo o dirigente faz primeiro e a que mais induz em erro. Uma tabela de tarifas de um editor mostra o custo do software por utilizador; não mostra o que custa pôr uma empresa portuguesa a faturar, a contabilizar e a produzir SAF-T (PT) dentro desse software. É essa diferença que separa um orçamento tranquilo de um projeto que derrapa.

Este guia explica o que compõe o custo de um ERP, como ler as tarifas públicas, o que faz variar o budget ERP de uma empresa para outra e como comparar propostas sem se deixar enganar por um preço de licença atrativo. Para situar o tema, pode começar por o que é um ERP.

O que entra realmente no preço de um ERP

Reduzir o orçamento à licença é o erro de base. Um projeto de ERP tem dois grandes blocos: o que se paga ao editor pelo software e o que se paga a quem o configura e o põe a funcionar. O segundo bloco é frequentemente o maior.

Este quadro serve de grelha de leitura para qualquer proposta: se um posto não aparece, ou está omisso, ou está incluído noutro sítio, ou será cobrado mais tarde. Convém saber qual.

Licenças e subscrições: o que os editores publicam

Os preços de licença são o único elemento que os editores divulgam com regularidade. Convém lê-los com precisão, porque cada um tem as suas regras.

Odoo publica as suas formulações. A formulação «One App Free» custa 0 EUR, limita-se a uma aplicação (mais as respetivas dependências), é alojada em Odoo Online e permite utilizadores ilimitados. A formulação Standard custa 24,90 EUR por utilizador e por mês, com uma redução face ao preço de 31,10 EUR válida durante 12 meses para os utilizadores encomendados no arranque, em Odoo Online e com todas as aplicações. A formulação Custom custa 44,90 EUR por utilizador e por mês (redução face a 56,90 EUR, igualmente durante 12 meses) e admite Odoo Online, Odoo.sh ou instalação própria; os custos do Odoo.sh não estão incluídos. A Odoo indica também um utilizador «light» a 7,90 EUR por mês, mediante marcação com um consultor da Odoo.

Dois pormenores influenciam a fatura. Primeiro, só contam como utilizadores pagos os que têm acesso ao backend; os utilizadores de portal, como clientes e fornecedores, não são contabilizados como pagos. Segundo, a formulação Custom acrescenta Odoo Studio, IA agêntica, multissociedade e acesso à API externa; instalar o Studio ou adicionar sociedades faz passar uma base gratuita para Custom. Quem tem um grupo com várias entidades deve fazer esta conta logo no início. Quanto à versão 19, a Community está sob licença LGPLv3, enquanto a Enterprise obedece à licença Odoo Enterprise Edition v1.0 e só pode ser utilizada com uma subscrição Enterprise válida para o número certo de utilizadores. Veja a nossa página sobre o Odoo e o guia sobre ERP de código aberto.

Microsoft Dynamics 365 Business Central publica tarifas por utilizador e por mês, faturadas anualmente. Na página norte-americana, o nível Essentials custa 80 USD, o Premium 110 USD e o perfil Team Members 8 USD. A Microsoft avisa que os preços apresentados podem diferir do preço de catálogo real consoante a divisa, o país e a variante regional, e que o preço final surge no momento do pagamento. Em suma: estes valores em dólares servem de ordem de grandeza da estrutura tarifária (dois níveis completos e um perfil leve), não de cotação para uma empresa em Portugal.

Há ainda uma questão de localização. A Microsoft fornece diretamente a localização do Business Central num conjunto de países, entre os quais a Alemanha, a Espanha, a França e a Itália; para os restantes países, a solução passa por aplicações de localização desenvolvidas por parceiros, disponíveis no Marketplace. Antes de qualquer cálculo, confirme com o integrador como a conformidade portuguesa (faturação certificada, ATCUD, SAF-T (PT)) é assegurada e quanto isso custa. Mais detalhe em Business Central.

SAP Business One, Oracle NetSuite e Cegid Primavera não têm, nas fontes que utilizamos, tarifas públicas que possamos citar. Nestes casos, o preço resulta de uma proposta feita à medida do seu perfil: utilizadores, módulos, modo de alojamento e serviços. Não retenha valores avançados em fóruns ou por ouvir dizer; peça uma cotação escrita. Pode consultar as páginas dedicadas ao SAP Business One, ao Oracle NetSuite e ao Cegid Primavera.

Subscrição ou licença: duas lógicas de custo

A distinção entre pagar uma subscrição e adquirir uma licença muda a forma do orçamento, não necessariamente o seu total.

• Subscrição (SaaS ou equivalente): pagamento regular por utilizador, muitas vezes com alojamento e atualizações incluídos. O investimento inicial é menor e a despesa é previsível, mas continua enquanto utilizar o sistema. Contabilisticamente, aproxima-se de um gasto de exploração.
• Licença com manutenção: um valor inicial mais pesado, seguido de uma taxa anual de manutenção e de um alojamento a cargo da empresa ou de um prestador. Dá mais controlo, mas exige uma gestão técnica própria.

O contabilista certificado pode ajudá-lo a ver o impacto de cada modelo nas contas e nos pedidos de apoio ao investimento. A escolha entre nuvem e instalação própria cruza-se com esta questão: veja ERP cloud ou local.

Os custos que as tarifas não mostram

Integração e configuração

É o posto onde mais se erra. A implementação inclui a análise das necessidades, a parametrização dos circuitos de compras, vendas, stocks e contabilidade, os desenvolvimentos específicos e os testes. Quanto mais os seus processos se afastam do padrão do ERP, maior a fatura. Um projeto com poucos desvios, num setor bem coberto, custa menos do que um que obriga a adaptar o sistema a práticas históricas. A implementação de um ERP detalha as fases e os papéis.

Aqui entra o custo de integração de um ERP em sentido estrito: ligar o ERP ao que já existe, como o portal de comércio eletrónico, o sistema de ponto de venda, a plataforma bancária ou a ferramenta de gestão de armazém. Cada interface é um pequeno projeto, com a sua análise, o seu desenvolvimento e o seu risco.

A conformidade portuguesa

Em Portugal, o ERP tem de respeitar obrigações específicas: software de faturação certificado pela AT, ATCUD e código QR nos documentos, exportação do ficheiro SAF-T (PT), comunicação de faturas e articulação com o e-fatura. Dependendo do produto, estas funções vêm de origem, vêm de uma aplicação de localização ou obrigam a um desenvolvimento. Inclua esta linha explicitamente nas propostas. Para o enquadramento, leia sobre requisitos legais de um ERP e sobre software de faturação certificado.

Migração de dados

Os dados de origem raramente estão limpos: duplicados de clientes e fornecedores, artigos mal classificados, contas por regularizar. Limpar, mapear e carregar estes dados consome tempo do integrador e, sobretudo, tempo das suas equipas, que são as únicas a saber o que é válido. Quem subestima este posto paga-o no fim, quando o arranque atrasa. Veja também migração de ERP.

Formação e gestão da mudança

Formar apenas os utilizadores-chave e esperar que estes transmitam o saber é uma economia falsa. Prever formação para cada função, material de apoio e acompanhamento nas primeiras semanas de utilização evita erros de lançamento e reduz o recurso ao suporte. A rotação de pessoal, frequente em algumas empresas, obriga a prever novas sessões ao longo do tempo.

Manutenção, suporte e evolução

Depois do arranque, o ERP continua a custar: contrato de suporte, atualizações de versão, adaptações a alterações legislativas, novos relatórios, novos utilizadores. Na faturação eletrónica e nas obrigações fiscais, as mudanças regulamentares exigem intervenções que convém ver cobertas, ou não, pelo contrato. Pergunte o que está incluído e o que é cobrado à hora.

Do preço ao custo total de propriedade

O custo total de propriedade soma, ao longo de vários anos, tudo o que a empresa paga para possuir e manter o sistema em funcionamento. Comparar apenas o primeiro ano favorece as soluções com licença barata e serviços caros; comparar apenas a subscrição favorece as que escondem a implementação.

Um método simples para construir esta visão:

1. Liste os postos do quadro acima, um por linha.
2. Separe o que é pontual do que é recorrente.
3. Projete os recorrentes ao longo do horizonte que a sua direção considera realista para o investimento.
4. Acrescente uma reserva para imprevistos e alterações de âmbito.
5. Some o tempo interno, valorizado ao custo das funções envolvidas.

Eis um exemplo de leitura qualitativa, sem montantes, de como o perfil do projeto desloca o peso de cada posto:

Os setores têm lógicas próprias: veja, por exemplo, ERP para a indústria ou ERP para distribuição e grossistas.

Os fatores que fazem variar o orçamento

Duas empresas do mesmo tamanho podem ter orçamentos muito diferentes. Os principais fatores são:

• Número e tipo de utilizadores. Os que usam o sistema todos os dias, os que apenas consultam e aprovam, os que só introduzem horas ou despesas. Alguns editores têm perfis mais leves e mais baratos; usá-los bem poupa dinheiro.
• Módulos necessários. Contabilidade e faturação são o ponto de partida; produção, gestão de armazém, projetos, recursos humanos e relação com clientes acrescem.
• Número de sociedades e de países. O multissociedade e a consolidação têm impacto na licença e na configuração.
• Grau de personalização. Cada desenvolvimento específico gera custo inicial e custo de manutenção a cada nova versão.
• Qualidade dos dados e dos processos. Processos mal definidos obrigam a mais reuniões, mais ajustes e mais testes.
• Modo de alojamento. Nuvem, alojamento dedicado ou servidor próprio mudam a repartição entre despesa inicial e recorrente.
• Localização geográfica. Uma empresa com delegações nas regiões do Norte, do Centro ou de Lisboa ou nas ilhas pode precisar de apoio presencial, com impacto no custo e nos prazos.
• Maturidade da equipa interna. Uma equipa disponível, com um responsável de projeto claro, reduz o tempo faturado pelo integrador.

Para as empresas mais pequenas, o equilíbrio entre simplicidade e cobertura funcional é decisivo; o guia sobre ERP para pequenas empresas aprofunda esta questão.

Como comparar propostas de ERP

Receber três propostas e escolher a mais barata é a forma mais fiável de ter surpresas. O que deve comparar é o perímetro, não o total.

Prepare um caderno de encargos comum

Se cada integrador responde a um pedido diferente, as propostas não são comparáveis. Um caderno de encargos de ERP descreve os processos a cobrir, os utilizadores, as interfaces, as obrigações portuguesas, a migração e a formação. Todos os candidatos respondem ao mesmo documento e a comparação torna-se objetiva.

Exija uma proposta decomposta

Peça que cada proposta separe licenças, alojamento, implementação, desenvolvimentos, migração, formação, gestão de projeto e suporte. Verifique, linha a linha, o que está dentro e o que está fora.

Verifique o modo de faturação do serviço

Há dois modelos principais: preço fixo para um perímetro definido e tempo e materiais, com estimativa. O preço fixo dá previsibilidade mas exige perímetro claro; o tempo e materiais dá flexibilidade mas exige acompanhamento apertado. Em ambos, pergunte como são tratados os pedidos de alteração.

Pergunte pelo que acontece depois do arranque

Qual o nível de suporte incluído? Quem corrige um erro detetado após o arranque? As atualizações regulamentares, como as alterações de SAF-T (PT) ou de ATCUD, estão cobertas? Estas respostas pesam no custo total.

Compare as referências, não só os preços

Peça exemplos de projetos comparáveis ao seu em dimensão e setor, e fale com quem os utilizou. O guia sobre como escolher um integrador de ERP propõe os critérios de avaliação.

Desconfie dos extremos

Uma proposta muito abaixo das outras costuma omitir um posto ou subestimar o esforço de dados e de formação. Uma proposta muito acima pode incluir personalizações que o ERP já cobre de origem. Em ambos os casos, peça explicações por escrito.

Erros de orçamento a evitar

Os projetos que derrapam têm, com frequência, as mesmas origens:

• Escolher o ERP pelo preço da licença. A fatura dos serviços e do tempo interno acaba por superar a diferença.
• Esquecer a reserva. Todo o projeto tem imprevistos; sem margem, a única variável de ajuste é a qualidade.
• Alterar o âmbito sem rever o orçamento. Cada módulo acrescentado a meio altera prazos e custos.
• Subestimar o tempo das equipas. O ERP não se configura sem a participação de quem conhece os processos.
• Ignorar a conformidade local. Descobrir tarde que a faturação certificada ou o SAF-T (PT) exigem trabalho adicional é uma surpresa cara.
• Não prever a evolução. O negócio cresce, aparecem novos utilizadores, novas sociedades, novas integrações.

O guia sobre erros em projetos de ERP desenvolve estes pontos e mostra como os evitar.

Do orçamento à decisão

Construir um orçamento de ERP é um exercício de método, não de adivinhação. Descreva as suas necessidades, fixe o horizonte de análise, peça propostas decompostas e compare perímetros. A escolha do produto, por seu lado, deve resultar da adequação ao seu negócio e não apenas do preço: o guia como escolher um ERP e a página de comparações de ERP ajudam nessa etapa.

Se preferir não conduzir sozinho a procura de integradores, o nosso serviço é gratuito: descrevemos o seu projeto, identificamos o perfil de integrador adequado e fazemos a ligação. Não somos afiliados a nenhum editor nem realizamos o projeto; a implementação e a proposta comercial são da responsabilidade do integrador que escolher. Veja como funciona a mise en relation, sem compromisso.

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