Como redigir o caderno de encargos de um projeto ERP

Quem já tentou comparar três orçamentos de ERP sabe como o resultado engana: cada integrador interpretou o projeto à sua maneira, um incluiu a migração de dados, outro não, um previu formação, outro deixou-a de fora. A causa quase nunca está nos fornecedores, está na ausência de um caderno de encargos ERP claro, que fixe o que se quer antes de perguntar quanto custa.

Este guia explica para que serve o documento, que plano seguir, como escrever cada parte e, no final, oferece um modelo de caderno de encargos ERP completo, que pode copiar e adaptar à sua empresa. Se ainda está numa fase anterior, comece pelo guia de como escolher um ERP.

Para que serve um caderno de encargos ERP

Um caderno de encargos não é um exercício burocrático. Cumpre quatro funções muito concretas num projeto de gestão.

• Obriga a empresa a pensar. Escrever os processos revela duplicações, exceções esquecidas e decisões que ninguém tinha tomado, como quem aprova uma compra ou quando se fatura um serviço.
• Alinha as pessoas. Direção, financeiro, comercial, produção e armazém passam a trabalhar sobre o mesmo texto, em vez de cada um ter a sua ideia do projeto.
• Torna as propostas comparáveis. Todos os integradores respondem à mesma pergunta, o que permite avaliar âmbito, abordagem e preço em condições idênticas.
• Protege o projeto depois da assinatura. O documento torna-se a referência para delimitar o que está incluído e o que é pedido adicional, o que evita muitos dos erros habituais de um projeto ERP.

Caderno de encargos, expressão de necessidades e RFP

Os termos circulam como sinónimos, e na prática sobrepõem-se. A expressão de necessidades é o núcleo: o que a empresa precisa de fazer. O caderno de encargos junta-lhe o contexto, as condições e as regras do projeto. O RFP (request for proposal, pedido de proposta) é essa mesma matéria enviada aos fornecedores, com instruções sobre como responder e como as respostas serão avaliadas. Numa PME, um único documento bem organizado faz o serviço dos três.

Quando escrever, e quanto deve ter

O caderno de encargos escreve-se depois de definidos os objetivos do projeto e antes de consultar o mercado. Escrito demasiado cedo, fica vago; escrito depois de falar com os fornecedores, acaba influenciado pela demonstração a que assistiu.

Quanto ao tamanho, não há regra universal. Uma empresa de serviços com poucos processos pode cumprir o essencial num documento curto; uma indústria com produção, qualidade e vários armazéns precisa de bastante mais. A medida certa é esta: o documento deve permitir a um integrador que não conhece a sua empresa perceber o negócio e orçamentar sem ter de adivinhar. O que não ajuda é encher páginas de generalidades que qualquer ERP cumpre, como «permitir emitir faturas». Detalhe o que é específico, aquilo que distingue o seu negócio.

O plano-tipo de um caderno de encargos ERP

A estrutura seguinte funciona para a maioria das PME e ETI portuguesas. Pode juntar ou separar capítulos conforme a dimensão do projeto.

Apresentação da empresa

Comece por situar o integrador. Descreva a atividade, o modelo de negócio, as entidades jurídicas, os locais de trabalho (sede, armazéns, lojas, delegações nas várias regiões do país), o número aproximado de utilizadores por perfil e o sistema de gestão atual, com os seus limites. Inclua as ligações com o exterior que condicionam o projeto: plataforma de comércio eletrónico, banco, transportadores, contabilista certificado.

Objetivos e âmbito

Este é o capítulo mais importante e o mais negligenciado. Diga porque muda de sistema: crescimento, perda de controlo de stocks, fecho contabilístico demasiado lento, dependência de folhas de cálculo, obsolescência do software atual. Cada objetivo deve ser verificável, ainda que sem números inventados: «reduzir a reintrodução manual de dados entre vendas e faturação» é verificável; «melhorar a gestão» não é.

Defina também o âmbito: que áreas, entidades e países ficam dentro do projeto, e o que fica explicitamente de fora nesta fase. Um bom âmbito diz claramente o que não se vai fazer agora.

Processos de negócio

Em vez de listar funcionalidades, descreva fluxos de ponta a ponta, por exemplo da proposta comercial ao recebimento, do pedido de compra ao pagamento ao fornecedor, da ordem de produção ao produto acabado. Para cada fluxo, indique quem intervém, que documentos circulam, onde estão as exceções e o que hoje corre mal. O integrador compreende o negócio muito melhor a partir de um processo narrado do que de uma lista de caixas por assinalar.

Exigências funcionais por módulo

Aqui entra o detalhe, organizado por módulo: finanças, vendas, compras, stocks, produção, projetos, recursos humanos, relação com clientes. Classifique cada exigência por prioridade: indispensável, importante ou desejável. Sem essa distinção, todas as propostas respondem «sim» a tudo e a comparação perde valor.

Exigências técnicas

Cubra o modelo de alojamento (nuvem, instalação local ou híbrido, com os critérios do guia sobre ERP na nuvem ou local), a segurança e o controlo de acessos, as cópias de segurança, a disponibilidade esperada, as integrações, a possibilidade de extensão e a facilidade de atualização. Não precisa de ser especialista: descreva as restrições e deixe o integrador propor a arquitetura.

Reprise de dados

Indique que dados serão migrados (clientes, fornecedores, artigos, saldos contabilísticos, histórico de movimentos), em que formato existem e com que qualidade. Dados duplicados ou incompletos devem ser assumidos como risco desde já. O guia de migração de ERP desenvolve este ponto.

Calendário, organização e orçamento

Fixe os marcos que não pode mover, como o fecho do exercício ou uma campanha sazonal, e a disponibilidade realista da sua equipa. Quanto ao orçamento, indicar um envelope orienta os integradores para uma solução proporcionada; o guia sobre o custo de um ERP ajuda a perceber de que rubricas se compõe.

Critérios de seleção

Diga como as propostas serão avaliadas e com que peso relativo: adequação funcional, experiência no setor, abordagem de projeto, qualidade da equipa, condições comerciais, suporte após arranque. Anunciar os critérios disciplina as respostas e a sua própria decisão. Para a escolha do parceiro, veja também como escolher um integrador ERP.

Requisitos próprios de Portugal que não pode omitir

Um caderno de encargos escrito para o mercado português tem de incorporar as obrigações locais desde o início. Se ficarem implícitas, serão tratadas como extra, ou, pior, descobertas na fase de testes.

• Software de faturação certificado. A faturação tem de ser emitida por programa certificado pela Autoridade Tributária. Exija que o integrador explique como a solução proposta cumpre esta condição; o guia sobre software de faturação certificado detalha o tema.
• ATCUD e código QR nos documentos fiscalmente relevantes, com a série validada no Portal das Finanças.
• Ficheiro SAF-T (PT), de faturação e de contabilidade, gerado sem tratamento manual. Veja o guia do SAF-T (PT) no ERP.
• Comunicação de documentos à AT através de e-fatura, em linha com o que a sua atividade exige.
• IVA: regimes, taxas e isenções aplicáveis, incluindo as particularidades das regiões autónomas dos Açores e da Madeira, se tiver atividade nessas ilhas.
• Contabilidade: plano de contas adequado ao quadro contabilístico em vigor em Portugal e circuito de trabalho com o contabilista certificado.
• Faturação eletrónica: formatos e canais exigidos, sobretudo se fatura a entidades públicas. Ver o guia de ERP e faturação eletrónica.
• Proteção de dados pessoais: tratamento de dados de clientes, fornecedores e trabalhadores conforme o regulamento europeu e a lei nacional.

Reúna estas exigências num capítulo próprio do caderno de encargos ou numa secção transversal, e peça a cada integrador uma resposta explícita. O enquadramento global está no guia de requisitos legais de um ERP.

Seis erros frequentes ao redigir o documento

1. Copiar um caderno de encargos genérico. Um modelo serve de esqueleto, não de conteúdo. O valor está nos processos específicos da sua empresa.
2. Confundir o sistema atual com a necessidade. Descrever «o que o programa antigo faz» perpetua os seus defeitos. Descreva o resultado de negócio pretendido.
3. Tudo indispensável. Se todas as exigências têm a mesma prioridade, nenhuma tem. Hierarquize.
4. Esquecer a reprise de dados e a formação. São as duas rubricas que mais surpreendem no fim do projeto.
5. Escrever sozinho. Um caderno redigido apenas pela direção ou apenas pela informática falha o essencial: o que acontece no terreno.
6. Deixar o documento sem dono. Alguém deve ser responsável pelas respostas às perguntas dos integradores e por manter as versões em ordem.

Como avaliar as respostas recebidas

Um bom caderno de encargos facilita a análise, desde que prepare uma grelha de avaliação antes de abrir as propostas. Uma estrutura simples:

Os pesos são seus; o importante é fixá-los antes da leitura das propostas. Desconfie de respostas que dizem «sim» a todas as linhas sem qualquer explicação, e valorize as que assinalam riscos e fazem perguntas: um integrador que questiona o seu caderno de encargos costuma ser um integrador que leu o seu caderno de encargos.

Para o passo seguinte, o guia de implementação de um ERP mostra como o documento se transforma em fases de projeto.

Modelo de caderno de encargos ERP (a copiar e adaptar)

O modelo abaixo está pronto a colar num processador de texto. Substitua os campos entre parênteses retos pelas informações da sua empresa e apague o que não se aplica. As prioridades usam a escala: I indispensável, M importante, D desejável.

Parte A. Apresentação

A.1. Identificação da empresa

• Designação social e marca comercial: [ ]
• Atividade principal e setor: [ ]
• Entidades jurídicas abrangidas pelo projeto: [ ]
• Locais de trabalho (sede, armazéns, lojas, delegações): [ ]
• Utilizadores previstos, por perfil (direção, financeiro, comercial, compras, armazém, produção, outros): [ ]

A.2. Situação atual

• Sistemas de gestão em uso e respetivos limites: [ ]
• Ferramentas paralelas (folhas de cálculo, aplicações setoriais): [ ]
• Integrações existentes (banca, comércio eletrónico, transportadores, contabilista certificado): [ ]

A.3. Contacto do projeto

• Responsável do projeto na empresa: [nome, função, contacto]
• Prazo e forma de envio das perguntas e das respostas: [ ]

Parte B. Objetivos e âmbito

• Dentro do âmbito: [áreas, entidades, locais, módulos]
• Fora do âmbito (nesta fase): [ ]
• Evoluções futuras previstas: [novas entidades, novos canais de venda, expansão]

Parte C. Processos de negócio

Para cada processo, preencha uma ficha.

• Nome do processo: [ex.: do orçamento ao recebimento]
• Intervenientes: [ ]
• Documentos e eventos, por ordem: [ ]
• Regras particulares (aprovações, descontos, condições de pagamento, créditos): [ ]
• Exceções frequentes: [ ]
• Pontos de dor atuais: [ ]
• Resultado pretendido: [ ]

Processos a descrever, no mínimo: vendas, compras, stocks, faturação e cobrança, pagamentos, fecho contabilístico e, se aplicável, produção, projetos ou prestação de serviços.

Parte D. Exigências funcionais

Preencha uma tabela por módulo; o integrador responde na coluna final com Standard (já incluído), Configuração, Desenvolvimento específico ou Não coberto.

Acrescente as linhas específicas do seu setor, que são as que mais valor trazem à comparação.

Parte E. Conformidade com a legislação portuguesa

Parte F. Exigências técnicas

• Modelo de alojamento desejado: [nuvem / local / híbrido / aberto a propostas]
• Segurança: gestão de perfis, autenticação reforçada, registo de ações: [I / M / D]
• Cópias de segurança e plano de recuperação: [exigências]
• Disponibilidade esperada e janelas de manutenção: [ ]
• Interfaces e integrações a prever: [banca, comércio eletrónico, transportadores, leitores de código de barras, outras]
• Possibilidade de extensão e de personalização sem bloquear as atualizações: [ ]
• Acesso móvel ou remoto: [ ]
• Desempenho esperado em períodos de pico (fecho do mês, campanhas): [descrição]

Parte G. Reprise de dados

Pergunta ao integrador: qual o método proposto (extração, limpeza, carregamento, validação) e quem faz o quê?

Parte H. Formação, arranque e suporte

• Perfis a formar e modalidade preferida: [ ]
• Documentação esperada: [ ]
• Acompanhamento no arranque: [ ]
• Modalidades de suporte após arranque e compromissos de resposta: [ ]
• Evolução do contrato: manutenção, atualizações, gestão de novas versões: [ ]

Parte I. Calendário e organização

• Data de arranque desejada e restrições (fecho do exercício, campanhas, férias): [ ]
• Marcos principais pretendidos: [conceção, configuração, testes, formação, arranque]
• Equipa da empresa: gestor de projeto, utilizadores-chave e disponibilidade: [ ]
• Governação: reuniões de acompanhamento, validação dos marcos, gestão de alterações: [ ]

Parte J. Orçamento

• Envelope previsto para licenças ou subscrição: [ ]
• Envelope previsto para implementação: [ ]
• Envelope previsto para manutenção e suporte anuais: [ ]
• Regime preferido: [preço fixo por fase / regime de tempo / misto]

Parte K. Critérios de seleção e regras de resposta

• Conteúdo obrigatório da resposta: [resposta à Parte D e E, plano de projeto, equipa proposta, preço detalhado, hipóteses, exclusões]
• Data-limite de entrega: [ ]
• Datas das apresentações e das demonstrações com cenários da empresa: [ ]
• Confidencialidade: as informações do documento destinam-se exclusivamente à elaboração da proposta.

Adaptar o modelo ao ERP e ao setor

O caderno de encargos deve ser neutro quanto à solução, mas conhecer as famílias de produtos ajuda a calibrar as exigências. O Odoo é modular e apoia-se num ecossistema de integradores; o Microsoft Dynamics 365 Business Central e o SAP Business One são pensados para PME e ETI com necessidades de gestão estruturadas; o Oracle NetSuite é uma solução nativa da nuvem; o Cegid Primavera é uma referência do mercado português, com forte ligação ao quadro local. Em todos os casos, a conformidade com a legislação deve ser confirmada pelo integrador na proposta, nunca presumida.

Para o seu setor, acrescente as exigências específicas: rastreabilidade de lotes e validades na alimentação, gestão de obras e autos de medição na construção, planeamento e custeio na indústria, canais e devoluções no comércio eletrónico. As páginas por setor, a partir de ERP por setor, listam os pontos de atenção de cada atividade.

O que fazer depois de escrever o caderno de encargos

Com o documento validado internamente, o caminho é curto: selecionar poucos integradores, enviar o mesmo texto a todos, organizar demonstrações baseadas nos seus cenários e pontuar com a grelha definida. Se preferir não consultar o mercado sozinho, o modo de funcionamento do nosso serviço é simples: apresentamos o seu projeto a integradores adequados ao seu setor e à sua região, sem custo para si, e a decisão continua inteiramente consigo.

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