Faturação certificada no ERP: AT, ATCUD, QR e fatura eletrónica

Escolher um software de faturação certificado não é uma formalidade de fim de projeto. É um requisito que condiciona o ERP, a forma como as séries são configuradas, o aspeto das faturas e até o plano de continuidade. Este guia explica o que a lei portuguesa pede, o que um ERP deve fazer sozinho, o que depende de um módulo ou de um prestador e o que deve testar com o integrador antes de emitir o primeiro documento.

Quem tem de usar software de faturação certificado

A regra consta do artigo 4.º do Decreto-Lei 28/2019. O sujeito passivo de IVA estabelecido em Portugal deve usar exclusivamente um programa certificado pela AT (Autoridade Tributária e Aduaneira) quando se verificam três condições cumulativas:

• ter tido um volume de negócios superior a 50 000 € no ano civil anterior;
• utilizar um programa de faturação;
• estar sujeito a contabilidade organizada, ou tê-la escolhido.

Para uma empresa que começa a atividade durante o ano, o limiar de 50 000 € é apreciado sobre o volume de negócios anualizado do período. Na prática, uma PME que adota um ERP já está quase sempre dentro do perímetro, e mesmo abaixo do limiar a escolha de um programa certificado evita uma migração futura.

Convém também saber o que o decreto-lei não diz: as exigências técnicas aplicáveis aos programas e o procedimento de certificação são fixados por portaria do membro do Governo responsável pelas finanças (artigo 4.º, n.º 2). O que o ERP tem de cumprir vive, portanto, em portarias que evoluem, e não num texto fixo.

Como confirmar que um programa está certificado

A AT mantém no seu sítio uma lista atualizada dos programas certificados, com as respetivas versões e a identificação dos produtores (artigo 4.º, n.º 3). Duas consequências práticas:

1. a certificação refere-se a um programa e a uma versão, e não a uma marca em abstrato;
2. antes de assinar, peça ao integrador que lhe mostre a entrada correspondente à versão que vai instalar, e não uma declaração genérica.

Se o ERP for Odoo, Cegid Primavera, Microsoft Dynamics 365 Business Central, SAP Business One ou Oracle NetSuite, a pergunta é a mesma: a faturação portuguesa é coberta pelo produto base, por uma localização portuguesa, por um módulo complementar ou por um programa certificado separado ligado ao ERP? A resposta muda o custo, o calendário de atualizações e quem responde perante a AT.

O que o ERP tem de garantir na emissão de documentos

O artigo 7.º do Decreto-Lei 28/2019 fixa regras que se traduzem diretamente em funcionalidades.

Há ainda um ponto que a legislação portuguesa não deixa à discrição do software: embora a norma europeia admita valores negativos numa fatura, a lei portuguesa não os permite (ponto 2.2.6 do Despacho 8632/2014, citado na FAQ da eSPap). Um ERP que gere linhas negativas para descontos ou correções precisa, por isso, de uma lógica adaptada, sobretudo quando as faturas seguem para entidades públicas.

Prazos de emissão

Segundo o Portal das Finanças, a fatura deve ser emitida até ao 5.º dia útil seguinte à prestação do serviço ou à disponibilização dos bens, e na data do adiantamento se o pagamento o preceder. O ERP deve permitir fluxos de trabalho em que a faturação dispara de forma automática a partir da encomenda, da expedição ou do fim de uma prestação, para que o prazo não dependa da memória de uma pessoa.

ATCUD: a série, o código de validação e a numeração

O ATCUD é, de longe, o ponto onde os projetos tropeçam, porque exige uma ação junto da AT antes de usar uma série.

O artigo 35.º do Decreto-Lei 28/2019 obriga a comunicar eletronicamente à AT, antes da sua utilização, a identificação de cada série de documentos. A Portaria 195/2020 especifica o que se comunica: o identificador da série, o tipo de documento, o início da numeração sequencial e a data prevista para o início de utilização. Em troca, a AT atribui um código de validação da série, uma cadeia com pelo menos oito carateres.

O ATCUD resulta da junção, separada por hífen, desse código de validação e do número sequencial do documento na série. Para os programas de faturação, o número sequencial é a sequência de algarismos que surge imediatamente a seguir à barra (/) no identificador único do documento definido pela estrutura do SAF-T (PT).

O formato impresso é «ATCUD:CódigoDeValidação-NúmeroSequencial». Deve constar de todas as faturas e documentos fiscalmente relevantes, seja qual for o meio de processamento. Os produtores e utilizadores de programas, tal como as tipografias autorizadas, têm de garantir que está perfeitamente legível em qualquer suporte apresentado ao cliente. Num documento com várias páginas, aparece em todas e, quando existe código QR, imediatamente acima dele.

Perguntas a fazer ao integrador sobre séries

• Como se cria uma série nova, e quem a comunica à AT: o utilizador, o contabilista ou um serviço automático?
• Onde fica guardado o código de validação, e o que acontece se uma série for criada sem ele?
• Como se organizam as séries por tipo de documento, por estabelecimento ou por exercício?
• O que ocorre na passagem de ano: as séries são renovadas por rotina ou à mão?

Código QR: o que o ERP deve imprimir e como

O código QR e o código único de documento, em vigor desde 1 de janeiro de 2020 (artigo 45.º do Decreto-Lei 28/2019), têm uma finalidade dupla indicada no preâmbulo da Portaria 195/2020: facilitar a comunicação de faturas por pessoas singulares para dedução de despesas em IRS e reforçar o combate à economia informal e à fraude fiscal.

Para o ERP, isto significa três coisas:

1. o código QR é obrigatório nas faturas e outros documentos fiscalmente relevantes emitidos por programas certificados, e os produtores têm de garantir a sua geração correta (artigo 6.º);
2. a construção segue as especificações técnicas publicadas pela AT no Portal das Finanças (artigo 5.º), pelo que uma atualização das especificações exige uma atualização do programa;
3. o código deve estar no corpo do documento e ser perfeitamente legível, qualquer que seja o suporte: PDF enviado por email, impressão em papel térmico ou ecrã.

Comunicação à AT, SAF-T (PT) e conservação

Emitir bem não basta: os dados têm de chegar à AT e de ficar arquivados.

Comunicação das faturas

Segundo o Decreto-Lei 198/2012, os sujeitos passivos comunicam os elementos das faturas por transmissão em tempo real, por envio de um ficheiro SAF-T (PT) ou por registo direto no Portal das Finanças. A comunicação faz-se até ao dia 5 do mês seguinte ao da emissão. Quem está obrigado a produzir o SAF-T (PT) escolhe entre a transmissão em tempo real e o envio do ficheiro normalizado. Quem usa a funcionalidade «Faturas e Recibos» do Portal das Finanças ou a aplicação ATGO fica dispensado desta comunicação mensal.

Para o ERP, a escolha entre tempo real e ficheiro tem impacto no processo de fecho do mês e nas responsabilidades internas. Veja o nosso guia sobre o SAF-T (PT) no ERP para o detalhe do ficheiro.

Exigências do ficheiro SAF-T (PT)

A Portaria 302/2016 fixa o formato XML conforme o esquema de validação publicado pela AT. Os programas de contabilidade e de faturação, incluindo os que emitem guias de transporte e recibos, devem exportar eles próprios os dados em SAF-T (PT), sem alterar a estrutura interna da sua base de dados. O ficheiro de contabilidade é único para o período; o de faturação pode ser gerado por estabelecimento, se a faturação aí for independente do sistema central. Se o ERP não exporta um ficheiro válido pelo esquema da AT, o problema é do produto e da configuração, não do utilizador.

Guias de transporte

Os documentos de transporte processados eletronicamente, por programa certificado ou diretamente no Portal das Finanças, devem ser comunicados à AT, com o respetivo código único, antes do início do transporte. A obrigação não se aplica a sujeitos passivos cujo volume de negócios do período anterior seja igual ou inferior a 100 000 €. Para quem trabalha em distribuição e grosso ou em logística, a ligação entre a expedição do ERP e a comunicação prévia é um teste obrigatório.

Conservação e cópias de segurança

O artigo 19.º impõe o arquivo em boa ordem durante 10 anos, salvo prazo especial, e o n.º 4 estende essa obrigação à documentação de análise, programação e execução dos tratamentos informáticos e às cópias de segurança dos dados dos programas de faturação e de contabilidade. Quanto ao local, os documentos em papel ficam num estabelecimento em Portugal; os arquivos eletrónicos e as respetivas cópias podem estar em qualquer Estado-Membro da UE, e fora da UE apenas com autorização prévia da AT (artigo 20.º). Num ERP em nuvem, esta regra obriga a perguntar em que país estão os servidores e as cópias.

A digitalização de documentos em papel é permitida, e os originais só podem ser destruídos após controlos de integridade e, nas faturas de compra, depois de exercido o direito à dedução (artigo 23.º). As reproduções em papel obtidas a partir de arquivos eletrónicos têm valor probatório equivalente ao dos originais, e o serviço pode ser entregue a um terceiro em nome do contribuinte, com soma de controlo nos registos (artigo 24.º).

Aplicações da AT: uma alternativa limitada

Nem todos os documentos passam por um ERP. O artigo 3.º do Decreto-Lei 28/2019 admite o processamento por programa de faturação (incluindo as aplicações da própria AT), por outros meios eletrónicos, como caixas registadoras, terminais e balanças eletrónicas, ou por documentos pré-impressos em tipografia autorizada.

Desde 1 de julho de 2025 (Decreto-Lei 49/2025), o artigo 4.º-A permite usar as aplicações de faturação da AT e impõe-nas ao sujeito passivo que realize uma única operação tributável. As faturas emitidas por essas aplicações permanecem consultáveis durante o prazo de conservação, com acesso imediato aos dois últimos anos e, para além disso, a pedido pelo Portal das Finanças. É uma solução para casos pontuais, não para uma empresa que quer integrar vendas, stocks e contabilidade.

Fatura eletrónica à Administração Pública

A faturação eletrónica nos contratos públicos é um tema distinto da certificação, mas cruza-se com ela no ERP. A eSPap (Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública) coordena a implementação, ao abrigo do Decreto-Lei 123/2018, que transpõe a lógica da diretiva europeia 2014/55/UE.

A plataforma FE-AP conserva os documentos, valida-os segundo a norma CIUS-PT e transmite-os, por canal de integração, às entidades públicas clientes. A eSPap publica casos de utilização da CIUS-PT com exemplos de preenchimento em sintaxe UBL 2.1.

Calendário das obrigações

Por força do artigo 95.º, n.º 3, da Lei 73-A/2025 (Orçamento do Estado para 2026), as faturas em PDF continuam a ser aceites até 31 de dezembro de 2026 e consideram-se faturas eletrónicas para todos os efeitos fiscais. A fatura eletrónica não é exigida nos contratos públicos celebrados por ajuste direto simplificado (artigo 128.º, n.º 3, do CCP), nem nos contratos declarados secretos ou acompanhados de medidas especiais de segurança.

Três caminhos para uma PME

• Integração direta do ERP com a FE-AP: o ERP gera o ficheiro estruturado e acompanha o estado dos documentos.
• Prestador de serviços que recebe as faturas do ERP, converte-as e as transmite: adequado quando o volume é regular mas o produto não fala CIUS-PT.
• Microportal FE-AP, reservado aos pequenos fornecedores que emitem poucos documentos por ano (menos de 250), para enviar às entidades públicas aderentes.

O fornecedor acompanha o envio e a evolução do estado dos seus documentos no portal B2AP. Para uma empresa de serviços profissionais ou de construção que trabalha para o Estado ou para municípios, o prazo de janeiro de 2027 é um critério de escolha do ERP, não um pormenor técnico para depois.

O que um módulo ou um prestador pode resolver

Nem tudo tem de estar no núcleo do ERP. Em termos de partilha de responsabilidades, o quadro habitual é este:

Cada linha tem um custo e um responsável. Peça ao integrador que diga, por escrito, quem assegura a atualização quando a AT altera uma especificação: o editor, o integrador ou a sua equipa. A distinção entre editor e integrador é explicada em como escolher um integrador ERP.

Lista de testes antes da entrada em produção

Em vez de aceitar uma demonstração, exija um ensaio com os seus casos reais.

1. Séries: criar, comunicar e usar uma série; confirmar o ATCUD no documento impresso e no PDF.
2. Código QR: ler o código com a aplicação e comparar os campos com a fatura.
3. Anulação e nota de crédito: verificar que o documento anulado permanece na base e no SAF-T (PT).
4. Modo de formação: confirmar a menção expressa e a identificação dos registos.
5. SAF-T (PT): gerar o ficheiro de um período e validá-lo contra o esquema da AT.
6. Comunicação mensal: simular o fecho e a transmissão, em tempo real ou por ficheiro.
7. Guias de transporte: emitir uma guia e comunicá-la antes da saída da mercadoria.
8. Avaria: ensaiar o procedimento de contingência e a recuperação dos documentos pré-impressos.
9. Fatura eletrónica pública: submeter um documento de teste e confirmar que não há linhas negativas.
10. IVA: confirmar taxas e períodos de declaração do continente e das regiões autónomas.

Quanto a este último ponto, em 2025 as taxas de IVA no continente eram de 6 % (reduzida), 13 % (intermédia) e 23 % (normal), e a declaração periódica é trimestral para quem teve um volume de negócios inferior a 650 000 € no ano anterior, e mensal acima disso, com entrega até ao dia 20 do segundo mês seguinte (artigo 41.º do CIVA). Quem opta pelo regime mensal fá-lo por declaração de alterações em janeiro. O ERP deve acompanhar estas mudanças sem intervenção manual.

O papel do contabilista certificado e do integrador

O contabilista certificado valida os critérios fiscais: classificação do IVA, séries, SAF-T (PT). O integrador converte esses critérios em configuração e testes. A empresa decide quem assina o quê. Num projeto bem conduzido, as três partes reúnem-se antes da parametrização, e não depois do primeiro erro de comunicação. Para o enquadramento global, consulte também as obrigações legais do ERP em Portugal e o guia sobre a faturação eletrónica no ERP.

Como avançar

Se está a escolher ou a substituir um ERP, comece por levar esta lista ao primeiro contacto: obrigue cada proposta a responder, ponto por ponto, sobre certificação, ATCUD, código QR, SAF-T (PT) e fatura eletrónica. Os dois guias sobre requisitos do ERP e escolha do ERP ajudam a transformar estas respostas num caderno de encargos. Para descrever o seu projeto e ser posto em contacto com um integrador adequado, veja como funciona a ligação; o serviço é gratuito e o projeto continua a ser feito pelo integrador.

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