SAF-T (PT) e e-fatura: o que o seu ERP tem de cumprir

Quando uma empresa portuguesa escolhe ou substitui o ERP, o SAF-T (PT) deixa rapidamente de ser um detalhe técnico: é a forma como o software fala com a Autoridade Tributária. Este guia explica o que o ERP tem de fazer com o ficheiro SAF-T, como se articula com a e-fatura, o que se resolve com uma configuração, o que exige um módulo ou um prestador e o que deve ser testado com o integrador antes do arranque.

SAF-T (PT) e e-fatura: duas obrigações que se confundem

Os dois termos aparecem juntos, mas não são a mesma coisa.

• O SAF-T (PT) é o ficheiro normalizado, em formato XML, que contém os dados de contabilidade ou de faturação. É conforme com o esquema de validação (xsd) disponibilizado no portal das finanças e com o conteúdo definido na Portaria n.º 302/2016.
• A e-fatura é o nome corrente da comunicação dos elementos das faturas à AT. O sujeito passivo pode fazê-la por transmissão em tempo real, por envio do ficheiro SAF-T (PT) ou por introdução direta no Portal das Finanças.

Na prática, o seu ERP SAF-T tem de dominar as duas vias: produzir um ficheiro válido e, se a empresa optar pelo tempo real, transmitir os dados à medida que os documentos são emitidos.

O que o ERP tem de produzir: o ficheiro SAF-T (PT)

Exportação nativa, sem mexer na base de dados

As regras são claras: os programas de contabilidade e de faturação, incluindo os que emitem guias de transporte e recibos, devem exportar eles próprios os dados em SAF-T (PT), sem alterar a estrutura interna da base de dados. Para um decisor, isto traduz-se numa pergunta simples ao fornecedor: a exportação é uma função do produto, ou depende de um programa auxiliar?

Períodos e estabelecimentos

O ficheiro refere-se sempre a um período de tributação anual, total ou parcial, desde o início do período até ao seu termo ou até à data de geração, se esta for anterior. Duas regras merecem atenção em empresas com várias lojas ou filiais:

• o ficheiro de contabilidade é único para o período em causa;
• o ficheiro de faturação pode ser gerado por estabelecimento, se a faturação aí for independente do sistema central.

Se a sua empresa tem lojas com faturação própria, teste este cenário com dados reais e não apenas com a empresa de demonstração.

Documentos anulados, formação e séries

O ERP deve gravar na base de dados todas as faturas processadas, incluindo os documentos anulados, que o programa tem de fazer constar. Os documentos emitidos em modo de formação devem ter menção expressa desse facto, e os respetivos registos permanecem armazenados e identificados. As faturas e restantes documentos são emitidos em séries referenciadas, datados e numerados de forma progressiva e contínua dentro de cada série.

Um erro frequente em migrações é recriar séries à pressa e quebrar a sequência. Quem prepara uma migração de ERP deve tratar este ponto como requisito, não como pormenor.

ATCUD e código QR: o que muda na configuração

Comunicar a série antes de a usar

Antes de utilizar uma série, o sujeito passivo comunica-a por via eletrónica à AT. Para obter o código de validação, indica o identificador da série, o tipo de documento, o início da numeração sequencial e a data prevista de início de utilização. A AT devolve um código de validação, que o ERP tem de guardar na série.

O formato do ATCUD

O ATCUD resulta da concatenação, separada por hífen, do código de validação da série e do número sequencial do documento. Deve constar de todas as faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, qualquer que seja o meio de processamento, no formato «ATCUD:CódigoDeValidação-NúmeroSequencial». O código de validação é uma cadeia com um mínimo de oito caracteres. Nos programas de faturação, o número sequencial é a sequência de dígitos que se segue imediatamente à barra (/) no identificador único do documento definido pela estrutura do SAF-T (PT).

Legibilidade e documentos de várias páginas

Fornecedores e utilizadores têm de garantir a perfeita legibilidade do ATCUD, seja qual for o suporte apresentado ao cliente. Num documento com várias páginas, o ATCUD figura em cada uma delas e, quando há código QR, imediatamente acima dele. É um bom teste de aceitação: peça ao integrador uma fatura longa, em PDF e em papel, e verifique página a página.

Código QR

A construção do código QR respeita as especificações técnicas da AT, publicadas no Portal das Finanças. Nos programas certificados, o código QR é obrigatório e os produtores devem assegurar a sua geração correta, de forma legível no corpo do documento. A finalidade original foi simplificar a comunicação de faturas pelos particulares para a dedução de despesas em IRS e reforçar o controlo da economia informal e da fraude fiscal.

Programa de faturação certificado: quando é obrigatório

O regime do Decreto-Lei n.º 28/2019 exige o uso exclusivo de um programa certificado pela AT quando se verificam três condições cumulativas: o sujeito passivo, com sede em Portugal, teve mais de 50 000 € de volume de negócios no ano civil anterior, usa um programa de faturação e está sujeito a contabilidade organizada ou optou por ela. Para quem inicia atividade a meio do ano, o limiar aprecia-se sobre o volume de negócios anualizado do período.

Três pontos práticos:

1. Os requisitos e o procedimento de certificação fixam-se por portaria, não pelo próprio decreto-lei.
2. A AT mantém no seu site uma lista atualizada dos programas certificados, com as versões e a identificação dos produtores. É aí que se confirma a versão exata proposta pelo integrador.
3. Em caso de avaria, quem está obrigado a usar programa certificado emite faturas pré-impressas numa tipografia autorizada e recupera-as depois no programa.

Para aprofundar este ponto, leia o guia sobre software de faturação certificado.

Há ainda alternativas legais para volumes muito pequenos: desde 1 de julho de 2025, as aplicações de faturação da AT podem ser usadas e são obrigatórias para o sujeito passivo que realize uma única operação tributável. Num ERP de empresa em crescimento, esta via raramente é a adequada.

Comunicação à AT: prazos e modalidades

A comunicação dos elementos das faturas faz-se até ao dia 5 do mês seguinte ao da emissão. Quem utiliza a funcionalidade «Faturas e Recibos» do Portal das Finanças ou a aplicação ATGO fica dispensado dessa comunicação. O modelo de dados é disponibilizado pela AT no Portal das Finanças e inclui, nomeadamente, o NIF do emitente, o número e a data da fatura.

Quem tem de produzir o SAF-T (PT) escolhe entre a transmissão em tempo real e o envio do ficheiro normalizado. A escolha tem consequências concretas:

A transmissão em tempo real traz uma vantagem prática: o emitente pode ficar dispensado de imprimir ou enviar a fatura a um cliente não sujeito passivo, salvo pedido deste, desde que a fatura contenha o NIF do adquirente e seja processada por programa certificado. Quanto ao momento da emissão, a fatura deve ser emitida até ao 5.º dia útil seguinte à prestação do serviço ou à disponibilização dos bens, ou na data do adiantamento, se o pagamento o preceder.

Guias de transporte e integração com a logística

Os documentos de transporte processados por via eletrónica, por programa certificado ou diretamente no Portal das Finanças, devem ser comunicados à AT, com o respetivo código único, antes do início do transporte. A obrigação não se aplica a quem teve, no período anterior, um volume de negócios igual ou inferior a 100 000 €.

Se a sua operação envolve armazém, camiões ou entregas ao cliente, esta comunicação tem de estar integrada no fluxo de expedição do ERP. Veja como isto se articula em ERP para logística e em ERP para distribuição e grossistas.

Arquivo e conservação: o que o ERP deve garantir

A conservação dos livros, registos e documentos de suporte é de 10 anos, salvo prazo especial. Estende-se à documentação de análise, programação e execução dos tratamentos informáticos e às cópias de segurança dos dados dos programas de faturação e contabilidade. Isto vale tanto para o ERP como para o plano de backups do seu prestador.

Quanto à localização:

• os documentos em papel conservam-se num estabelecimento em Portugal;
• os arquivos eletrónicos e respetivas cópias de segurança podem ficar em qualquer Estado-Membro da UE, e fora da UE apenas com autorização prévia da AT.

Se a solução for em nuvem, pergunte ao prestador onde estão os servidores e as cópias. Ajuda a decidir entre ERP na nuvem ou instalado localmente.

A digitalização de papel é admitida: os originais só podem ser destruídos após controlos de integridade e, nas faturas de compra, depois de exercido o direito à dedução. As reproduções integrais em papel obtidas a partir do arquivo eletrónico têm o valor probatório dos originais, e a digitalização pode ser confiada a um terceiro com aposição de uma soma de controlo.

Fatura eletrónica nos contratos públicos: outra saída

Se vende a entidades públicas, existe um segundo circuito, independente da e-fatura. A eSPap coordena a faturação eletrónica na contratação pública, e a plataforma FE-AP valida os documentos segundo a norma CIUS-PT e transmite-os às entidades adquirentes. As PME e microempresas ficam obrigadas a partir de 1 de janeiro de 2027, e as faturas em PDF continuam aceites até 31 de dezembro de 2026. Há dispensas, como o ajuste direto simplificado. Os pequenos fornecedores podem usar o Microportal FE-AP, e o acompanhamento do estado dos documentos faz-se no portal B2AP.

Um detalhe técnico que o integrador deve conhecer: a legislação portuguesa não admite valores negativos numa fatura, embora a norma europeia o permita. Para mais contexto, consulte o guia sobre ERP e faturação eletrónica.

O que se resolve no ERP, no módulo ou no prestador

Esta divisão varia entre produtos. Em Odoo e em Microsoft Dynamics 365 Business Central, peça ao integrador que demonstre a localização portuguesa e a versão certificada em uso. Em Cegid Primavera, pensado para o contexto português, confirme igualmente o âmbito exato do que está certificado. Para SAP Business One e Oracle NetSuite, verifique se a conformidade portuguesa vem do editor ou de um parceiro de localização, e quem responde pelas atualizações quando a AT altera as especificações.

Pontos a testar com o integrador

Antes de assinar, peça uma demonstração em dados próprios, não numa empresa fictícia. Uma lista de verificação útil:

1. Gerar o SAF-T (PT) de faturação e de contabilidade e validá-lo no esquema xsd.
2. Emitir cada tipo de documento (fatura, nota de crédito, guia de transporte, recibo) e confirmar o ATCUD e o código QR.
3. Anular um documento e confirmar que permanece na base de dados e no ficheiro.
4. Emitir um documento em modo de formação e confirmar a menção e a identificação.
5. Simular uma falha de ligação, se escolheu o tempo real, e observar o reenvio.
6. Criar uma série nova e confirmar o circuito de comunicação e o registo do código de validação.
7. Testar o caso de várias lojas ou filiais, se aplicável.
8. Perguntar quem atualiza o ERP quando a AT altera as especificações, e em que prazo.

Convém que o contabilista certificado participe nesta sessão: é quem submete o ficheiro e responde perante a AT. Para estruturar os pedidos, use o modelo de requisitos de ERP e inclua estes testes como critérios de aceitação. Se ainda não tem integrador, veja como escolher um integrador de ERP e como funciona a ligação connosco, um serviço gratuito de contacto com integradores que se adequem ao seu projeto.

Integrar o SAF-T (PT) no contexto mais largo das obrigações

O SAF-T (PT) é apenas uma das obrigações a que um ERP deve responder. As declarações periódicas de IVA, por exemplo, são trimestrais para quem teve menos de 650 000 € de volume de negócios no ano anterior, e mensais a partir desse valor, sempre até ao dia 20 do 2.º mês seguinte; quem está no regime trimestral pode optar pelo mensal durante o mês de janeiro. A declaração de remunerações à Segurança Social faz-se até ao dia 10 do mês seguinte. Um bom ERP, ou os módulos ao seu redor, facilita estes fechamentos. Veja o conjunto em requisitos legais do ERP e no guia sobre implementação de um ERP.

Por fim, não esqueça a proteção de dados: um ERP concentra dados pessoais de clientes, fornecedores e trabalhadores, e o RGPD aplica-se a quem os trata, incluindo o registo das atividades de tratamento, que a CNPD considera exigível também a organizações pequenas.

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