ERP para grossistas e empresas de distribuição

Um grossista vive de duas coisas que raramente aparecem juntas numa folha de cálculo: o volume de movimentos e a margem fina em cada um. Comprar bem, vender ao preço certo a cada cliente, ter a mercadoria no armazém certo e faturar sem erros: é este o terreno onde um ERP para distribuição grossista se justifica, ou se revela insuficiente.

Esta página percorre as necessidades típicas de uma empresa de distribuição em Portugal, indica o que o ERP deve cobrir em cada uma, quais das soluções abordadas neste site se prestam ao caso e que perguntas colocar ao integrador. Para uma visão geral do conceito, veja primeiro o que é um ERP.

O que muda num ERP de distribuição face a um ERP genérico

Um ERP de contabilidade e faturação resolve o essencial de uma pequena empresa de serviços. Num grossista, o centro de gravidade desloca-se para o produto: o artigo, as suas variantes, o seu custo, a sua localização e o seu preço em cada contexto de venda.

Há cinco diferenças que contam na avaliação:

• Volume de linhas: muitas encomendas com muitos artigos cada, onde a lentidão de um ecrã se paga em horas perdidas.
• Preço contextual: o mesmo artigo tem preços diferentes consoante o cliente, a quantidade, a campanha ou o canal.
• Stock distribuído: vários armazéns, por vezes viaturas de venda ou consignação, e mercadoria em trânsito.
• Custo de aquisição variável: portes, direitos, descontos de fornecedor e bonificações que alteram o custo real.
• Cadeia documental exigente: guias de transporte, faturas certificadas, notas de crédito e devoluções, tudo coerente com o IVA e o SAF-T (PT).

Quem procura um ERP para negócio de distribuição deve, portanto, avaliar o motor de preços e de stocks antes de olhar para o aspeto das interfaces.

Compras e aprovisionamento

O que o ERP deve cobrir

A função de compras vai muito além de emitir notas de encomenda. Num grossista, deve cobrir:

• propostas de compra geradas a partir de pontos de encomenda, de previsões de venda ou de encomendas de clientes em carteira;
• várias referências de fornecedor por artigo, com prazos e condições próprias;
• encomendas parciais, receção por etapas e conferência entre encomenda, guia e fatura do fornecedor;
• custeio com portes e despesas de importação repartidos pelos artigos, para que a margem calculada seja a real;
• gestão de compras a fornecedores de fora da União Europeia, quando existam, incluindo moeda estrangeira.

Que ERP se presta a quê

O Odoo cobre bem o ciclo de compras e a reposição automática, com regras de reabastecimento configuráveis; a adaptação ao contexto português depende da localização e dos módulos que o integrador instalar. Pode consultar a página dedicada ao Odoo.

O Cegid Primavera tem um longo percurso em empresas portuguesas e conhece de perto a documentação local; veja a página do Primavera.

O Microsoft Dynamics 365 Business Central oferece um circuito de compras estruturado, com encomendas, receções e faturas ligadas, e integra-se com o ecossistema Microsoft. Veja Business Central.

Perguntas a colocar ao integrador

• Como é calculado o ponto de encomenda e quem o pode ajustar?
• Como se repartem portes e despesas pelo custo do artigo?
• O que acontece quando a fatura do fornecedor difere da receção?

Tabelas de preços, descontos e condições comerciais

É aqui que muitos projetos de ERP em distribuição ganham ou perdem o seu valor. Um grossista raramente tem um só preço por artigo: tem tabelas por cliente ou por grupo, escalões por quantidade, preços promocionais com datas, descontos de linha, descontos de rodapé e acordos anuais com prémios de fim de ano.

O que o ERP deve cobrir

• hierarquia de regras de preço, com prioridade explícita quando várias se aplicam;
• preços e descontos por cliente, por família de artigos e por período de validade;
• condições de pagamento e limites de crédito por cliente, com bloqueio ou alerta automático;
• descontos retroativos (rappel) calculados e contabilizados sem trabalho manual;
• histórico do preço praticado, para responder à pergunta «porque é que este cliente pagou isto?».

Que ERP se presta a quê

Todos os ERP abordados neste site têm listas de preços e descontos; a diferença está na profundidade e na facilidade de manutenção. No Odoo, as listas de preços são flexíveis e o integrador pode acrescentar regras específicas. No Business Central, os preços de venda e os descontos de linha são um mecanismo nativo, com regras de prioridade que convém estudar com cuidado. O SAP Business One trabalha com listas de preços e com períodos e descontos especiais por parceiro de negócio; veja SAP Business One. O Oracle NetSuite oferece níveis de preço e preços por quantidade, adequados a estruturas multiempresa; veja Oracle NetSuite.

Para acordos complexos, como rappels por objetivos ou preços indexados a matérias-primas, confirme sempre se o cálculo é nativo ou desenvolvido à medida. Um desenvolvimento à medida tem custo de manutenção e de atualização que deve constar da proposta.

Perguntas a colocar ao integrador

• Pode mostrar três dos nossos casos de preço mais complicados a funcionar no sistema?
• Quem altera uma tabela de preços e como fica registado?
• O cálculo do rappel é padrão ou desenvolvido para nós?

Stocks multiarmazém e rastreabilidade

O que o ERP deve cobrir

O stock de um grossista não é um número: é uma distribuição por local, por estado e, em certos setores, por lote e validade. O ERP deve permitir:

• vários armazéns e localizações, com transferências documentadas;
• stock disponível, reservado e em trânsito, visíveis para quem vende;
• inventários rotativos e acertos com justificação contabilística;
• lotes e datas de validade, indispensáveis em produtos alimentares, farmacêuticos ou químicos;
• unidades de medida múltiplas, como unidade, caixa e palete, com conversão automática;
• alternativas de substituição e artigos equivalentes quando há rutura.

Que ERP se presta a quê

O Odoo e o Business Central tratam bem armazéns múltiplos e unidades de medida; o primeiro destaca-se pela flexibilidade das rotas de stock, o segundo pela integração com a contabilidade analítica. O SAP Business One é frequentemente escolhido por empresas que querem uma estrutura mais formal de armazéns e de contabilização de stocks. O NetSuite convém a grupos com várias entidades e armazéns em diferentes países.

Se o setor alimentar for o seu, leia também a página sobre ERP para alimentação e bebidas, onde lotes, validades e rastreabilidade pesam mais.

Perguntas a colocar ao integrador

• Como se comporta o sistema com muitas movimentações simultâneas?
• A gestão por lote e validade é nativa ou um módulo adicional?
• Como se valoriza o stock: custo médio, FIFO ou outro método, e quem o define?

Logística, expedição e transporte

Entre a encomenda e a entrega há tarefas que o ERP deve organizar ou, pelo menos, alimentar: picking, embalagem, guias de transporte, rotas de entrega e devoluções.

O que o ERP deve cobrir

• preparação de encomendas com listas de picking, idealmente com leitura de código de barras;
• emissão de guias de transporte comunicadas à AT nos termos da legislação aplicável;
• gestão de entregas por rota ou por transportador, com custos de transporte imputados;
• tratamento de devoluções e de mercadoria danificada, com reentrada em stock ou abate;
• integração com transportadoras ou plataformas de seguimento, quando necessário.

Para uma exploração mais profunda deste tema, consulte a página sobre ERP para logística. Se a sua operação inclui um armazém com forte automatização, é provável que precise de um sistema de gestão de armazém dedicado ligado ao ERP; peça ao integrador que diga claramente onde termina um e começa o outro.

Perguntas a colocar ao integrador

• A comunicação das guias de transporte à AT é feita pelo ERP? Em que condições?
• Existe leitura de código de barras nativa ou através de aplicação complementar?
• Como se ligam as transportadoras que utilizamos?

EDI e ligação a clientes e fornecedores

Muitos grossistas vendem a cadeias de retalho, a centrais de compras ou a grandes grupos que impõem a troca eletrónica de documentos. É o EDI: encomendas, avisos de expedição e faturas circulam em formato normalizado, sem digitação.

O que o ERP deve cobrir

• receção automática de encomendas de clientes e criação do documento no sistema;
• envio de avisos de expedição e de faturas eletrónicas no formato exigido pelo cliente;
• tratamento de erros: o que acontece quando um artigo não existe ou um preço não coincide;
• registo de tudo o que foi trocado, para resolver disputas.

Na maioria dos casos, o EDI passa por um conector ou por um prestador especializado, e não por uma função isolada do ERP. Pergunte a quem pertence essa ligação, quanto custa mantê-la e o que acontece quando um cliente muda de formato. A faturação eletrónica tem também uma vertente fiscal, que explicamos em ERP e faturação eletrónica.

Margens, custos e análise comercial

Uma margem que só se conhece no fim do mês, e em folha de cálculo, chega tarde. O ERP deve devolver a margem por artigo, por cliente, por comercial e por família, com o custo real e não um custo teórico.

O que o ERP deve cobrir

• cálculo da margem na própria linha de venda, antes de confirmar a encomenda;
• custo de reposição, custo médio e último custo, consultáveis em simultâneo;
• relatórios de rentabilidade por cliente, incluindo descontos e portes suportados;
• alertas para vendas abaixo de um limiar de margem definido pela direção;
• comissões de comerciais calculadas a partir de regras claras.

Que ERP se presta a quê

Todos os produtos abordados fornecem relatórios; a diferença está na facilidade de os construir sem recorrer a programação. O Odoo e o Business Central oferecem análise integrada e ligação a ferramentas de reporting. O NetSuite e o SAP Business One têm capacidades analíticas avançadas, adequadas a quem precisa de consolidar várias empresas. Se a análise for crítica para a sua decisão, peça ao integrador que construa um relatório de margem real durante a fase de demonstração, com os seus dados.

Faturação certificada e obrigações em Portugal

Um grossista português emite grande volume de documentos fiscais. O programa tem de estar certificado pela AT, os documentos têm de incluir o ATCUD e o código QR, e o ficheiro SAF-T (PT) deve ser exportado de forma correta para o contabilista certificado.

Na prática, isto significa três verificações antes de assinar:

1. O programa de faturação está certificado ou, se o ERP não for certificado de origem, qual é o módulo certificado utilizado?
2. As séries documentais e o ATCUD estão tratados nativamente, incluindo para guias de transporte e notas de crédito?
3. O SAF-T (PT) gerado é aceite sem correções manuais pelo vosso contabilista certificado?

Aprofunde estes pontos em SAF-T (PT) e ERP e em software de faturação certificado.

Quadro comparativo das necessidades de distribuição

O quadro abaixo resume, de forma qualitativa, onde cada solução costuma ser mais indicada. Não substitui uma demonstração com os seus dados.

Para aprofundar as escolhas lado a lado, veja Odoo vs Business Central e SAP Business One vs Business Central.

Como conduzir o projeto sem surpresas

Num grossista, o maior risco não é técnico: é a migração dos dados. Artigos duplicados, preços desatualizados, clientes sem NIF válido e saldos de stock que não batem com o inventário físico transformam o arranque num pesadelo.

Alguns cuidados que fazem a diferença:

• limpar o ficheiro de artigos e de clientes antes de migrar, não depois;
• fazer um inventário físico próximo da data de arranque;
• testar com os seus documentos reais, não com exemplos do fornecedor;
• planear o corte contabilístico com o seu contabilista certificado;
• formar os utilizadores de armazém e de vendas separadamente, porque as suas tarefas são diferentes.

Leia também a implementação de um ERP e os erros mais comuns em projetos de ERP.

Como escolher: três passos práticos

1. Escreva o que o ERP tem de fazer, a começar pelos seus três casos de preço mais complicados e pelos seus fluxos de armazém. O modelo de requisitos ajuda a estruturar este trabalho.
2. Peça demonstrações com os seus casos, não apresentações genéricas. Um bom integrador aceita construir um cenário com os seus artigos e clientes.
3. Compare propostas pelo mesmo perímetro: licenças, implementação, migração, formação, desenvolvimentos específicos e manutenção. Veja o custo de um ERP para saber o que deve constar de uma proposta.

O nosso papel é facilitar o primeiro contacto: explicamos como funciona a ligação a um integrador, sem custo para si. O projeto, a proposta e a execução são da responsabilidade do integrador escolhido.

Em resumo

Um ERP para distribuição grossista deve ser avaliado pela robustez do seu motor de preços, pela qualidade da gestão de stocks, pela capacidade de comunicar com clientes e fornecedores e pela clareza com que mostra a margem real. Em Portugal, tudo isto assenta numa base fiscal que não admite improviso: faturação certificada, ATCUD, código QR e SAF-T (PT).

Nenhuma solução é a melhor em abstrato. Odoo, Cegid Primavera, Business Central, SAP Business One e NetSuite têm todos casos de sucesso em distribuição, e todos têm limites. O que decide é o ajuste ao seu modelo de negócio, e é isso que um bom integrador deve demonstrar antes de lhe pedir uma assinatura.

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