Microsoft Dynamics 365 Business Central: o ERP da Microsoft para PME portuguesas

O Business Central, nome comercial Microsoft Dynamics 365 Business Central, é o ERP que a Microsoft destina às pequenas e médias organizações. Se procura um intégrateur Business Central ou quer perceber se este produto serve a sua empresa, esta página explica a origem, as licenças, a ligação ao Microsoft 365, a localização em Portugal e o papel do parceiro. O nosso serviço é gratuito e limita-se a pô-lo em contacto com um integrador adequado ao seu projeto: não somos afiliados à Microsoft e não implementamos nada.

O que é o Dynamics 365 Business Central

O Business Central é uma solução de gestão que reúne finanças, vendas, compras, stocks, projetos e armazém numa única base. A versão em linha foi lançada em abril de 2018 e a Microsoft refere mais de 40 000 clientes em serviços profissionais, bens de consumo, produção, comércio, saúde, hotelaria, transporte e logística, e finanças.

Tecnicamente, o serviço em linha é multi-inquilino, composto por microserviços executados no Microsoft Azure, com Azure SQL Database como base de dados dos ambientes. Para o dirigente, isto traduz-se em pouco: não tem servidores para gerir, e as atualizações chegam de forma contínua.

De Navision a Business Central

Muitas empresas portuguesas conhecem esta família como Navision, depois Dynamics NAV. O Business Central é o seu herdeiro. Quem tem uma instalação NAV não migra diretamente para a cloud: a Microsoft indica que é preciso passar primeiro para o Business Central local e só depois mudar para o ambiente em linha. Este ponto pesa no planeamento; trate-o na página dedicada à migração para o Business Central.

Para que empresas faz sentido

O Business Central dirige-se a PME e a empresas de média dimensão que querem um ERP padronizado, com a segurança de um grande editor e um ecossistema de parceiros. Faz particular sentido quando:

• a empresa já trabalha com Outlook, Excel, Teams e o restante Microsoft 365 e quer reduzir a fricção entre ferramentas;
• precisa de um ERP que cresça por extensões, sem alterar o código de base;
• tem uma estrutura com várias sociedades, a contabilidade a consolidar e um contabilista certificado a exigir rastreabilidade;
• procura um produto de fabricante com versões previsíveis, em vez de uma solução muito dependente de desenvolvimentos específicos.

Em contrapartida, uma empresa com processos industriais muito atípicos, ou que prefira código aberto, deve olhar também para Odoo ou para a comparação entre Odoo e Business Central. Quem tem o Primavera instalado e pondera mudar encontrará pontos de comparação na página do Cegid Primavera.

Licenças: Essentials, Premium e Team Members

O modelo de licenciamento é simples na aparência e exige atenção no detalhe. Na página de preços americana, a Microsoft apresenta, com faturação anual:

A Microsoft precisa que estes valores são informativos e podem diferir do preço de catálogo real, consoante a moeda, o país e a variante regional. Não os use como orçamento: sirva-se deles para comparar as edições. Para uma análise do custo total, consulte a página sobre preços do Business Central e o guia sobre o custo de um ERP.

O que as duas edições pagas têm em comum

Tanto a Essentials como a Premium incluem personalização e extensibilidade, vários ambientes, várias sociedades e as áreas financeira, comercial, de compras e de stocks. A diferença está na produção e nas ordens de serviço, exclusivas da Premium. Uma distribuidora ou uma empresa de serviços pode ficar bem na Essentials; uma indústria vai quase sempre precisar da Premium.

Team Members, Device e outras licenças

A documentação da Microsoft refere também as licenças External Accountant, Device e o acesso de leitura através de licenças Microsoft 365. A licença Device permite que vários utilizadores usem, à vez, um equipamento coberto, como um posto de oficina ou um terminal de armazém; o número de utilizadores em simultâneo fica limitado ao número de licenças Device compradas.

Três regras merecem atenção:

1. Um utilizador Team Member só acede aos objetos previstos na sua licença; mesmo com permissões SUPER atribuídas pelo administrador, os direitos da licença prevalecem.
2. Não se pode reatribuir uma licença a curto prazo, em menos de 90 dias após a última atribuição, salvo para cobrir a ausência de um utilizador ou a indisponibilidade de um equipamento.
3. Os utilizadores do Microsoft 365 podem consultar dados do Business Central no Teams com a sua licença Microsoft 365, quando lhes são partilhados registos.

Além disso, os créditos Copilot vendem-se separadamente, em pré-pagamento ou por consumo mensal, e exigem uma subscrição Azure ativa para as funções de agentes. A Microsoft oferece ainda um período de experiência gratuito de 30 dias com acesso a todas as funcionalidades, útil para testar a navegação antes de falar com um parceiro.

Integração com o Microsoft 365 e a Power Platform

O argumento mais forte do Business Central é a continuidade com o que os seus colaboradores já usam. A partir do Teams, os utilizadores veem dados partilhados do ERP. Um ambiente pode ainda ser ligado a um ambiente Power Platform do mesmo tipo (produção ou sandbox); esta ligação é exclusiva e serve de destino por omissão para integrações com a Power Platform e outros produtos Dynamics 365.

Para ligar sistemas externos, o Business Central expõe uma API REST (v2.0), ativa por omissão em linha. Há limites a conhecer: não se acrescentam campos a uma API standard, é necessário copiar o código AL e criar uma API própria; e os pedidos OData são limitados por utilizador, com resposta HTTP 429 quando se excedem. A Microsoft recomenda a API ou o OData em vez do SOAP, que será descontinuado. Os detalhes práticos estão na página sobre integrações do Business Central.

Um exemplo concreto para o comércio eletrónico: o conector Shopify sincroniza produtos, stocks, clientes, encomendas, expedições e pagamentos, suporta várias lojas e pode ser automatizado em segundo plano através da fila de tarefas. É relevante para uma loja portuguesa que venda em vários canais; veja também o setor ERP para comércio eletrónico.

Extensões e AppSource

Em linha, o Business Central estende-se com aplicações instaladas a partir do Microsoft Marketplace, onde estão também as aplicações de ligação a serviços externos e de importação de movimentos bancários. Esta lógica de extensões é o que distingue o produto de um ERP tradicional: a personalização faz-se por extensões em linguagem AL, escritas no Visual Studio Code, que acrescentam ou alteram tabelas, páginas, codeunits e relatórios sem tocar no código de base. O Designer, integrado no cliente, permite desenhar páginas por arrastar e largar.

Duas consequências práticas:

• Mais fácil de atualizar. Como o código de base fica intacto, as atualizações têm menos conflitos do que numa personalização clássica. Aprofunde em personalização do Business Central.
• Dependência do parceiro. Uma extensão mal documentada ou abandonada pelo seu autor pode tornar-se um risco. Pergunte quem mantém cada extensão.

Localização em Portugal: o ponto decisivo

Esta é a secção que mais interessa a um diretor financeiro português. Na lista oficial da Microsoft, a localização do Business Central para Portugal é assegurada por um parceiro e não pela Microsoft. A base aplicacional indicada é a versão internacional (W1), com a abreviatura de ambiente PT, e um ambiente criado com a localização portuguesa fica implantado na geografia Azure «Europe».

Na prática, isto significa que as obrigações fiscais portuguesas (SAF-T (PT), software de faturação certificado pela AT, ATCUD e código QR, ligação ao e-fatura) dependem da aplicação de localização do parceiro, publicada no Marketplace. Portugal também não consta da lista de países cujas funções locais a Microsoft documenta. Quanto ao idioma, o português de Portugal tem tradução da plataforma fornecida pela Microsoft, enquanto a tradução da aplicação é fornecida por um parceiro; a Microsoft avisa que as funções locais nem sempre estão traduzidas, pelo que o ecrã pode misturar línguas.

O que deve exigir ao parceiro, por escrito:

• qual a aplicação de localização usada e quem a mantém e atualiza quando a lei muda;
• como a solução trata a certificação da faturação junto da AT e a numeração por série com ATCUD;
• como se gera o SAF-T (PT) e quem o valida com o contabilista certificado;
• o que acontece quando a Microsoft publica uma atualização principal.

Para o enquadramento legal, leia os guias sobre SAF-T (PT) e ERP e sobre software de faturação certificado. A página Business Central em Portugal aprofunda o contexto local.

Cloud, atualizações e continuidade

O Business Central em linha segue a Modern Lifecycle Policy da Microsoft. Publica duas atualizações principais por ano, em abril e em outubro, e atualizações menores todos os meses, que incluem correções críticas e evoluções regulamentares. O período de atualização de uma versão principal dura cinco meses, seguido de um período de tolerância. Cada ambiente tem, por omissão, uma janela de atualização entre as 20 h e as 6 h, hora local, que o administrador pode alterar.

Do ponto de vista da continuidade, a Microsoft garante financeiramente uma disponibilidade de 99,9 % nos ambientes de produção pagos. As cópias de segurança automáticas são conservadas durante 28 dias, e um administrador pode restaurar o ambiente a qualquer momento desse período, com um limite mensal de restauros. As subscrições Essentials e Premium incluem um ambiente de produção e três sandboxes sem custo adicional.

A Microsoft recomenda copiar a produção para uma sandbox antes de cada atualização principal e testar aí os cenários críticos. Se a sua equipa financeira não tem tempo para isso, inclua-o no contrato de manutenção. Veja alojamento cloud e versões e edições. Para a decisão geral, o guia ERP cloud ou local ajuda a ponderar. Note que, em instalação local, não se carregam extensões por inquilino nem se instalam aplicações do Marketplace pela página Extension Management.

Forças e limites

A escolha entre produtos deve ser feita com critérios claros. Para comparar com outras soluções, veja SAP Business One vs Business Central, NetSuite vs Business Central e as alternativas ao Business Central.

O que o Business Central cobre por área

O consultor funcional certificado trabalha, segundo o guia do exame MB-800, os módulos de gestão financeira, vendas, compras, stocks e imobilizado, com dimensões, circuitos de aprovação, bancos e amortizações. Em Portugal, estas áreas cruzam-se com a contabilidade organizada, a retenção na fonte, o IVA e os mapas legais; é aí que a qualidade da localização se vê.

• Finanças: contabilidade e finanças, com dimensões analíticas e encerramentos.
• Vendas: vendas e CRM para propostas, encomendas e faturação.
• Armazém e compras: stocks e compras, incluindo planeamento e gestão de armazém.
• Produção: estruturas de produto, rotas, centros de trabalho e de máquinas, ordens de fabrico, ligadas ao planeamento, ao custeio e à subcontratação; detalhes em produção.

Para uma visão completa, a página de módulos do Business Central reúne as áreas funcionais.

O papel do parceiro Microsoft

Num projeto Business Central, o parceiro faz muito mais do que instalar. Vende a licença, parametriza, migra os dados, traduz e localiza quando necessário, forma os utilizadores e fica responsável pelo suporte de primeira linha, como administrador delegado do inquilino. Só depois escala para a Microsoft, e apenas parceiros com um plano de suporte Advanced ou Premier podem submeter pedidos em nome do cliente. O suporte da Microsoft cobre incidentes; as dúvidas de utilização pertencem à formação, e a Microsoft não corrige dados corrompidos.

Como ler a designação «Solutions Partner»

A Microsoft atribui a designação Solutions Partner for Business Applications a quem atinge pelo menos 70 pontos em 100, repartidos entre desempenho, competências e sucesso do cliente. Para as competências, contam certificações como a MB-800 (consultor funcional) e a MB-820 (programador). É um indício útil, mas não substitui referências de projetos semelhantes ao seu, nem a verificação da equipa que o vai realmente acompanhar. As certificações de nível associado expiram anualmente e renovam-se com uma avaliação gratuita; pergunte se as pessoas propostas estão em dia.

Existe ainda o programa FastTrack for Dynamics 365, animado pela equipa de engenharia do produto: os seus arquitetos não desenham nem desenvolvem a solução, mas orientam workshops nas fases-chave para detetar riscos. É um complemento ao parceiro, nunca um substituto.

Para escolher bem, consulte a página sobre como escolher um parceiro Business Central e o guia geral para escolher um integrador ERP. O funcionamento do nosso serviço está em como funciona.

Como preparar o seu projeto

Antes de falar com um parceiro, reúna o essencial: processos atuais, utilizadores por perfil, integrações obrigatórias (banco, e-commerce, faturação), obrigações fiscais portuguesas e o que quer manter do sistema atual. O modelo de requisitos de ERP ajuda a estruturar este trabalho. Depois, a implementação do Business Central descreve as fases habituais.

Para dados vindos de um sistema anterior, a Microsoft disponibiliza uma ferramenta de migração para a cloud a partir do Business Central local, de Dynamics GP e SL, ou de outra fonte SQL através de migrações personalizadas. Se a origem não for SQL, usam-se pacotes e modelos de configuração para carregar os dados antes da migração. Em qualquer caso, o parceiro deve propor um ensaio de migração antes da data de arranque.

Quando estiver pronto, pode pedir ao nosso serviço a ligação a um integrador com experiência em Business Central; indicamos-lhe interlocutores adequados ao seu setor e ao seu tamanho, sem custo e sem compromisso.

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