Business Central finanças: contabilidade para empresas portuguesas

A contabilidade no Business Central é o núcleo do produto. Antes de vendas, stocks ou produção, o Microsoft Dynamics 365 Business Central nasceu como um ERP financeiro para PME: razão geral, contas a pagar e a receber, bancos, imobilizado e reporting. Quem procura Business Central finanças quer normalmente saber duas coisas: o que o sistema faz bem, e o que falta fazer para que cumpra as regras portuguesas.

A segunda pergunta pesa mais em Portugal do que em países onde a Microsoft entrega uma localização própria. Esta página percorre as funções financeiras e indica, em cada uma, o que convém validar com o seu contabilista certificado e com o integrador.

O que cobre a gestão financeira do Business Central

O guia do exame MB-800, que descreve o trabalho de um consultor funcional, cita a gestão financeira, as vendas, as compras, os stocks e os imobilizados como módulos a configurar, com dimensões, circuitos de aprovação, bancos e amortizações. É uma boa lista de verificação para um projeto de finanças: se um destes temas não aparece na proposta do integrador, pergunte porquê.

Localização portuguesa: a questão a resolver primeiro

A Microsoft fornece diretamente a localização do Business Central em 21 países, entre os quais a Alemanha, a Espanha, a França ou a Itália. Para os restantes, o produto chega através de aplicações de localização desenvolvidas por parceiros, que se encontram no Marketplace.

Portugal está nesse segundo grupo. A lista oficial indica a versão internacional (W1) como aplicação de base, com a abreviatura de ambiente PT e disponibilidade confirmada. Na prática, isto significa três coisas:

• a base é o produto internacional, e o que é especificamente português vem de uma aplicação complementar;
• a qualidade e o calendário de atualização dessa aplicação dependem de quem a publica, não da Microsoft;
• a pergunta certa a fazer a um integrador não é «o Business Central faz SAF-T?», mas «que aplicação de localização propõe, que versão, e quem garante a sua atualização?».

Cada ambiente online está ligado a um país e a uma localização precisos. A escolha é, portanto, tomada na criação do ambiente e não se corrige com um simples parâmetro. Detalhes do enquadramento no nosso país na página Business Central em Portugal.

SAF-T (PT), ATCUD e certificação da AT

Estes temas não constam dos factos que a Microsoft publica para o Business Central e não vamos afirmar o que o produto «já faz». O que recomendamos é colocar por escrito, no caderno de encargos, cada obrigação portuguesa e pedir ao integrador que indique, para cada uma, como é satisfeita:

• exportação do ficheiro SAF-T (PT) de contabilidade e de faturação;
• ATCUD e código QR nos documentos;
• programa de faturação certificado pela AT, com a respetiva numeração e assinatura dos documentos;
• comunicação de faturas através do e-fatura.

Para compreender cada obrigação, leia o guia sobre SAF-T (PT) e ERP e o guia sobre software de faturação certificado. Se a resposta do integrador for vaga, é um sinal a ter em conta.

Contabilidade geral e analítica

Plano de contas e diários

O razão geral organiza-se em contas, diários e lançamentos. O plano de contas é parametrizável: a empresa pode carregar o seu, em vez de adotar um modelo genérico. Em Portugal, a decisão de estrutura (níveis, contas de terceiros, contas de regularização) deve ser tomada com o contabilista certificado, que conhece o historial da empresa e as exigências do encerramento.

Dimensões e análise por centro de custo

A contabilidade analítica do Business Central assenta em dimensões. Em vez de criar uma conta por centro de custo, atribui-se a cada lançamento valores de dimensão, por exemplo a unidade de negócio, o projeto ou a região, e analisa-se depois por qualquer combinação.

Uma empresa com operações no continente e nas ilhas pode, por exemplo, acompanhar resultados por região sem multiplicar contas. O risco é o contrário: dimensões demais, ou mal definidas, tornam o reporting ilegível. Desenhe poucas dimensões, com responsáveis claros, e introduza as restantes mais tarde.

IVA: parametrização e apuramento

O IVA do Business Central funciona com grupos de contabilização de produto e de negócio, que determinam o código aplicado a cada linha de venda ou de compra. A lógica é flexível, mas a exatidão depende da parametrização inicial.

Para uma empresa portuguesa, vale a pena rever com o contabilista:

• as taxas aplicáveis no continente e nas regiões autónomas;
• as isenções, as autoliquidações e as operações intracomunitárias;
• a forma como o apuramento periódico é preparado e conferido antes da declaração;
• o tratamento do IVA nas faturas de fornecedores recebidas em formato eletrónico.

Para o enquadramento legal geral, consulte o guia sobre requisitos legais de um ERP.

Bancos e tesouraria

O Business Central permite registar contas bancárias, importar extratos e reconciliá-los com os lançamentos do razão. É uma das funções onde o ganho de tempo é mais visível: o rapprochement manual desaparece em grande parte, e as diferenças ficam isoladas para tratamento.

Dois pontos a verificar no projeto:

1. Formato dos ficheiros: cada banco entrega os movimentos à sua maneira. Confirme com o integrador como serão importados os ficheiros dos bancos que a empresa realmente utiliza.
2. Pagamentos a fornecedores: se pretende gerar ficheiros de pagamentos em lote, a validação do formato com o banco deve fazer parte dos testes, não da fase de arranque.

Quando o circuito de compras e de fornecedores estiver ligado, a página sobre stocks e compras no Business Central mostra como as faturas chegam à contabilidade.

Imobilizado e amortizações

O módulo de imobilizado gere as fichas de ativos, as aquisições, as amortizações e os abates. A parametrização dos métodos e das contas associadas deve refletir a política contabilística e as regras fiscais aplicáveis à empresa. Também aqui, o contabilista certificado valida os métodos antes da carga dos dados históricos.

Se vem de outro sistema, a recuperação do imobilizado existente é um dos trabalhos mais delicados de uma migração para o Business Central: é preciso reconciliar valores de aquisição, amortizações acumuladas e datas.

Multi-sociedades, consolidação e multi-moeda

Para grupos, o Business Central permite manter várias empresas e preparar a consolidação das contas. Para operações em moeda estrangeira, gere taxas de câmbio e reavaliações.

Há, contudo, uma consequência do modelo de ambientes: como cada ambiente online fica ligado a um país e a uma localização, um grupo português com filiais noutros países deve discutir cedo se as entidades partilham o mesmo ambiente ou se a consolidação se faz entre ambientes. Esta decisão afeta o plano de contas, as moedas e o custo de manutenção. A página sobre alojamento e cloud explica as implicações dos ambientes.

Fecho do exercício e reporting

O fecho mensal e anual apoia-se em diários de encerramento, reavaliações, regularizações e conferência de balancetes. O que distingue um bom projeto é a preparação do calendário de fecho: quem lança o quê, em que dia, e que controlos precedem a validação final.

Quanto ao reporting, o Business Central permite construir demonstrações financeiras a partir do razão e das dimensões, e exportar dados para ferramentas de análise. Para mapas e relatórios específicos do contexto português, planeie desde o início quais os que são necessários e quem os mantém. Ligações com ferramentas externas de BI, bancos ou plataformas de faturação tratam-se na página de integrações.

Faturação eletrónica e documentos

A Microsoft disponibiliza a aplicação E-Document Core, que fornece a base de gestão de documentos eletrónicos, faturas e recibos. As localizações que a Microsoft lista para esta base incluem, entre outras, a Austrália, a Dinamarca, a Alemanha, a Noruega e a Espanha; Portugal não figura nessa lista. Quem precisa de circuitos de faturação eletrónica portugueses deve, por isso, perguntar ao integrador como serão cobertos, com que aplicação e com que manutenção. O guia sobre faturação eletrónica e ERP enquadra a questão.

Língua da interface

A plataforma dispõe de tradução em português de Portugal fornecida pela Microsoft; a tradução da aplicação é fornecida por um parceiro e encontra-se no Marketplace. Como as traduções fornecidas pela Microsoft cobrem as funções da versão internacional, as funções locais podem aparecer noutra língua. Para uma equipa de contabilidade, isto conta: peça uma demonstração dos ecrãs que os seus colaboradores vão usar todos os dias e não apenas dos menus de apresentação.

O papel do contabilista certificado e do integrador

Há uma divisão de trabalho saudável num projeto financeiro:

• o contabilista certificado valida o plano de contas, o IVA, o encerramento e o SAF-T (PT); continua responsável perante a empresa e a AT;
• o integrador configura o sistema, carrega os dados, forma os utilizadores e trata a localização;
• a direção financeira decide as dimensões de análise, os mapas de gestão e o calendário de fecho.

Nós não somos integrador nem estamos ligados a nenhum editor: pomos em contacto a sua empresa com um integrador adequado ao projeto. Para avaliar propostas, use o guia de como escolher um parceiro do Business Central e a página sobre a mise en place do projeto.

Custos: o que a conta financeira deve incluir

O preço de licenças por utilizador está publicado pela Microsoft, mas os valores variam consoante a moeda, o país e a variante regional, e o preço final só aparece no momento do pagamento. Num projeto financeiro em Portugal, a conta deve também prever a aplicação de localização, a parametrização, a migração de dados e a formação. Veja a página sobre preços do Business Central e, para uma visão geral do orçamento, o guia de custo de um ERP.

Antes de decidir: perguntas a fazer

1. Que aplicação de localização portuguesa será usada, e quem a atualiza?
2. Como é produzido o SAF-T (PT), e quem o valida antes do envio?
3. Como são tratados o ATCUD, o código QR e a certificação dos documentos?
4. Que estrutura de dimensões foi proposta, e por quem foi aprovada?
5. Como se fará a reconciliação dos saldos iniciais, incluindo o imobilizado?
6. Que mapas de gestão serão entregues no arranque?

Se tiver dúvidas sobre o enquadramento geral, o guia sobre como escolher um ERP ajuda a comparar o Business Central com outras opções antes de avançar.

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