Versões e edições do Business Central: o que muda e quando atualizar

Quando uma empresa procura a versão do Business Central mais recente, raramente quer um número: quer saber se o sistema que vai contratar ou já utiliza está atualizado, o que cada edição inclui e que esforço cada atualização exige da equipa. Esta página responde a essas três perguntas, com o enquadramento de uma PME portuguesa que tem de manter a faturação certificada e o SAF-T (PT) em ordem.

Para a visão geral do produto, consulte a página sobre Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Como o Business Central se organiza: edições, licenças e versões

Convém separar três conceitos que se confundem com frequência:

• Edição: o âmbito funcional contratado (Essentials ou Premium).
• Licença de utilizador: o tipo de acesso de cada pessoa (utilizador completo, Team Member, contabilista externo, acesso de leitura).
• Versão: o estado de atualização do software, que evolui duas vezes por ano de forma principal.

A edição decide o que a empresa pode fazer. A licença decide o que cada pessoa pode fazer. A versão decide as novidades e as correções de que beneficia. Misturar os três conduz a orçamentos errados e a expectativas desalinhadas com o integrador.

As edições do Business Central: Essentials e Premium

A Microsoft comercializa duas edições pagas com a mesma base. Ambas incluem utilizadores ilimitados, personalização e extensibilidade, vários ambientes, várias empresas, finanças, vendas e marketing, compras, stocks, planeamento da cadeia logística, gestão de projetos e gestão de armazém.

O que separa as duas é pouco, mas decisivo: apenas a edição Premium acrescenta a gestão de ordens de serviço e a produção.

Os valores são os publicados na página norte-americana da Microsoft, que avisa que o preço final varia conforme a moeda, o país e a variante regional. Não são um orçamento para Portugal. Para uma leitura mais completa dos custos, veja quanto custa o Business Central.

Como escolher entre Essentials e Premium

A decisão é raramente financeira e quase sempre funcional. Faça duas perguntas:

1. A empresa fabrica, transforma ou monta produtos e precisa de gerir ordens de produção? Se sim, a produção só existe na Premium. O módulo é descrito em produção no Business Central.
2. A empresa vende assistência técnica ou manutenção com ordens de serviço? Também é uma funcionalidade exclusiva da Premium.

Uma empresa de distribuição, de comércio ou de serviços profissionais sem fabrico fica, em regra, bem servida pela Essentials. Uma indústria ligeira, uma metalomecânica ou uma empresa de equipamentos com assistência pós-venda tende a justificar a Premium. Em caso de dúvida, um integrador independente deve mapear os seus processos antes de propor uma edição, e não o contrário. Os módulos do Business Central ajudam a fazer esse mapeamento.

Licenças complementares: Team Members, contabilista externo e dispositivos

A documentação de licenciamento da Microsoft recenseia, além da Essentials e da Premium, a licença Team Member e a de contabilista externo, bem como um acesso de leitura através das licenças Microsoft 365, em complemento dos planos Premium ou Essentials.

• Team Member: pensada para quem consulta, aprova ou introduz pouca informação. A página de preços indica 8 USD por utilizador e por mês, com faturação anual. Atenção: uma pessoa com esta licença só acede aos objetos previstos por ela. Mesmo que o administrador lhe atribua permissões SUPER, os direitos da licença prevalecem.
• Contabilista externo: destinada ao contabilista certificado que trabalha na sua contabilidade a partir do seu próprio gabinete. Para empresas portuguesas que partilham o dia a dia com um contabilista certificado, é uma peça útil.
• Dispositivo (Device): permite que vários utilizadores usem, à vez, um posto coberto, como uma caixa, um posto de oficina ou um terminal de armazém. O número de utilizadores do grupo de utilizadores de dispositivo ligados em simultâneo fica limitado ao número de licenças de dispositivo adquiridas.
• Acesso a partir do Microsoft 365: os utilizadores do Microsoft 365 podem consultar dados do Business Central no Microsoft Teams, com a sua licença Microsoft 365, quando lhes são partilhados registos.

Uma estrutura de licenças bem desenhada reduz custos sem retirar capacidade a quem trabalha. É um dos pontos em que a experiência de um bom parceiro mais se nota; a página sobre como escolher um parceiro de Business Central dá critérios de avaliação.

A versão do Business Central: duas principais por ano e atualizações mensais

O Business Central em linha segue a Modern Lifecycle Policy da Microsoft: atualizações contínuas do serviço e uma atualização principal a cada seis meses. Na prática:

• duas versões principais por ano, em abril e em outubro;
• atualizações menores todos os meses em que não há versão principal, com correções críticas e evoluções regulamentares.

Estas últimas contam especialmente para quem opera em Portugal: as alterações de enquadramento fiscal e de comunicação à Autoridade Tributária e Aduaneira chegam, quando aplicável, por este canal e pelas aplicações de localização.

Qual é a última versão do Business Central

A vaga de versões 2026 release wave 2 corresponde à versão 29. É a versão principal de outubro deste ano. Duas notas úteis:

• A versão em linha é aplicada de forma escalonada: o que a sua empresa vê depende do calendário do seu ambiente, não apenas da data de lançamento.
• Ao falar com um integrador, pergunte sempre pela versão do ambiente, pelas versões das extensões instaladas e pela data prevista da próxima atualização. É uma conversa de rotina, que revela rapidamente a disciplina de manutenção do parceiro.

Calendário de uma versão principal

A Microsoft publica um calendário previsível, que ajuda a planear.

Suporte das versões: o que significa na prática

No modelo em linha, não há uma versão antiga "mantida durante anos" como no software instalado nos servidores da empresa. A Microsoft não publica um prazo de suporte por versão para o serviço em linha: o compromisso é a atualização contínua. A consequência prática é que a empresa tem de atualizar dentro dos prazos, e as extensões têm de acompanhar.

Isto desloca a pergunta de "quanto tempo tem suporte esta versão" para "a minha empresa está preparada para acompanhar o ritmo". Para a maioria das PME, a resposta passa por um contrato de suporte e manutenção do Business Central que inclua testes de cada versão principal.

Quando e como subir de versão

O melhor momento

Evite o fecho do ano, o fecho do IVA e os períodos de inventário. Uma boa regra é usar a pré-visualização de março ou de setembro para testar, e fazer a passagem em produção a meio do período de atualização, com tempo de reserva se algo correr mal.

A janela de atualização

Por omissão, cada ambiente tem uma janela de atualização entre as 20 h e as 6 h, hora local do país. O administrador pode alterá-la, com uma duração mínima de seis horas. Se a atualização não terminar dentro da janela, é cancelada e reprogramada para sete dias depois. Convém, por isso, não colocar a janela num horário em que se corre o processamento noturno de faturas, de encerramentos ou de integrações.

Um roteiro em seis passos

1. Inventariar as extensões instaladas e confirmar com cada fornecedor a compatibilidade com a nova versão.
2. Abrir um ambiente de testes a partir de uma cópia da produção, de preferência com a pré-visualização.
3. Testar os circuitos críticos: faturação certificada e ATCUD, exportação SAF-T (PT), fecho do IVA, integrações bancárias e comerciais, relatórios personalizados.
4. Formar os utilizadores nas mudanças de interface ou de processo. A formação em Business Central pode ser curta e dirigida.
5. Escolher a janela e comunicá-la às equipas.
6. Validar depois da atualização e guardar a evidência para a auditoria interna.

O papel da cópia de segurança

Um ambiente pode ser restaurado até 10 vezes por mês de calendário e a qualquer momento dos últimos 28 dias, na mesma região Azure e na mesma localização. A restauração só é possível com uma subscrição paga. Antes de uma atualização importante, este mecanismo dá segurança: se algo correr mal, volta-se a um estado conhecido. Para entender o enquadramento do alojamento, veja Business Central em cloud.

Localização e versão: o ponto de atenção em Portugal

A Microsoft fornece diretamente a localização do Business Central em 21 países, entre os quais a Alemanha, a Áustria, a Bélgica, a Espanha, a França, a Itália, o México, os Países Baixos, a Suíça e o Reino Unido. Para os outros países, a localização é feita por aplicações desenvolvidas por parceiros e disponíveis no Marketplace. Portugal não consta da lista citada pela Microsoft como exemplo de localização direta, pelo que o enquadramento português deve ser confirmado caso a caso.

Isto tem uma implicação direta para quem se pergunta qual é a melhor versão: a versão da base e a versão da aplicação de localização têm de ser compatíveis. Uma atualização principal só é segura quando o fornecedor da localização confirma o suporte da nova versão. Para saber como o produto se posiciona no mercado nacional, consulte Business Central em Portugal.

Há ainda um sinal de tendência a seguir. Na vaga 2026 release wave 2 (versão 29), a versão francesa do Business Central passa a ser um conjunto de extensões sobre a base aplicacional internacional (W1). É uma indicação de que a Microsoft favorece uma arquitetura em que as particularidades de cada país vivem em extensões sobre uma base comum, o que facilita a atualização, mas exige coordenação entre a base e as extensões locais.

Do lado fiscal, as obrigações portuguesas, como o SAF-T (PT) e o software de faturação certificado, são o principal teste a cada atualização. O resumo geral das exigências está em requisitos legais de um ERP.

Versões e personalizações: cuidado com o código à medida

Quanto mais personalizado o sistema, mais trabalho dá cada versão principal. As extensões bem construídas, que não alteram o núcleo, acompanham as atualizações com poucos ajustes; o código mal estruturado obriga a retrabalhar. Antes de aprovar um desenvolvimento, pergunte ao integrador como será mantido nas próximas versões. O tema é aprofundado em personalização do Business Central.

Se o sistema atual está desatualizado, a extensões estão em conflito ou a equipa perdeu o controlo, uma auditoria do projeto Business Central permite repor ordem antes de uma nova atualização.

Como o Integrador ERP o pode ajudar

O Integrador ERP é um serviço gratuito de mise en relation: descreve o seu projeto e é posto em contacto com um integrador adequado ao seu perfil. Não somos afiliados a nenhum editor nem realizamos o projeto; quem o executa é o integrador. Veja como funciona e, se precisar de comparar opções, o comparativo entre Odoo e Business Central.

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