Alojamento do Business Central: SaaS, cloud de parceiro ou servidor próprio

Quem procura Business Central cloud quer, em geral, saber uma coisa simples: onde vai correr o sistema que concentra a contabilidade, as compras, o stock e a faturação da empresa, e quem responde quando algo falha. A resposta tem três variantes: o Business Central SaaS operado pela Microsoft, o alojamento do Business Central numa cloud de parceiro e o Business Central on-premises, num servidor da própria empresa ou de um prestador.

Esta página explica o que distingue cada modelo, o que muda em funcionalidades, atualizações, personalização e custos, e que perguntas deve fazer ao integrador antes de decidir. Para o quadro geral do produto, comece pela página do Microsoft Dynamics 365 Business Central.

O que é o Business Central em cloud

O Business Central em linha é uma solução ERP cloud pensada para pequenas e médias organizações, lançada em abril de 2018. A Microsoft refere mais de 40 000 clientes em sectores como serviços profissionais, bens de consumo, produção, comércio, saúde, hotelaria, transporte e logística e finanças.

Tecnicamente, o serviço é multi-inquilino e assenta em microserviços executados no Microsoft Azure, com o Azure SQL Database como base de dados dos ambientes. Para a empresa, isto significa que não compra servidores nem licenças de base de dados: subscreve um serviço e cria ambientes dentro dele.

Um ponto prático para quem vem de um ERP instalado localmente: o termo «cloud» designa aqui um serviço gerido, e não apenas uma máquina virtual alugada. A diferença pesa na hora de ver quem faz as atualizações e quem garante a disponibilidade.

As três formas de alojar o Business Central

SaaS da Microsoft

É a modalidade descrita acima. A Microsoft opera a plataforma e a empresa gere utilizadores, permissões, empresas e extensões. É a modalidade em que se aplicam as garantias do serviço, a que voltamos mais abaixo.

Cloud de parceiro

Alguns integradores e prestadores oferecem alojamento próprio do Business Central, com operação, monitorização e, por vezes, serviços de suporte no mesmo contrato. A vantagem é um interlocutor único; o risco é que as garantias, as cópias de segurança e o plano de atualização dependem do contrato e não do serviço da Microsoft. Nada disto se presume: tem de estar escrito na proposta.

On-premises

Neste modelo a empresa (ou o seu prestador) instala e opera o sistema. Controla a infraestrutura, mas assume a operação, as cópias de segurança, a segurança física e lógica e o calendário de atualizações. Há também uma limitação funcional documentada: num ambiente local, não se carregam extensões por inquilino nem se instalam aplicações do Marketplace pela página Extension Management, incluindo em implementações Docker.

Comparação: o que muda de um modelo para outro

A tabela não elege um vencedor. Mostra onde estão as responsabilidades, e é aí que se decide o custo real.

Disponibilidade, resiliência e cópias de segurança

Para os ambientes de produção pagos do Business Central em linha, a Microsoft garante financeiramente uma disponibilidade de 99,9 %, com compensação se o compromisso não for cumprido. As zonas de disponibilidade do Azure estão ativas em todos os ambientes de produção com subscrição paga, e cada ambiente tem cópias geo-redundantes automáticas dentro da mesma geografia Azure.

Quanto a cópias de segurança, os ambientes de produção e de teste têm cópias automáticas conservadas durante 28 dias. Um administrador pode restaurar qualquer instante dos últimos 28 dias e recuperar um ambiente eliminado no prazo de 14 dias.

Três cuidados continuam a ser da empresa, seja qual for o modelo:

• Política de retenção própria. As obrigações de conservação de documentos fiscais e contabilísticos não se esgotam numa janela de restauro técnica. Combine com o seu contabilista certificado o que deve ser exportado e arquivado.
• Teste de restauro. Uma cópia só vale se alguém já a restaurou num ambiente de teste.
• Responsabilidade humana. Eliminar um ambiente por engano é um incidente de administração, não de plataforma.

Onde ficam os dados e o que isso significa para Portugal

O país escolhido na criação de um ambiente determina a localização aplicativa e a região Azure onde o ambiente é criado e armazenado. A Microsoft indica ainda que a localização do ambiente determina a geografia Azure em que a respetiva base de dados é implementada.

Para quem opera em Portugal, a lista oficial da Microsoft indica que um ambiente criado com a localização portuguesa (PT) é implementado na geografia Azure «Europe». Convém ler isto com rigor: é a informação oficial sobre o ambiente, não uma promessa sobre cada cópia, cada serviço ligado ou cada extensão de terceiros.

Pela mesma lista, a França tem localização fornecida pela Microsoft, com base aplicativa FR e geografia Azure «France», e a Suíça uma base CH na geografia «Switzerland». Para os outros países, a Microsoft explica que a localização pode vir de aplicações desenvolvidas por parceiros, disponíveis no Marketplace. Por isso, a pergunta certa ao integrador é: como é fornecida e mantida a localização portuguesa na versão que me propõe?

Do ponto de vista da proteção de dados, o responsável pelo tratamento continua a ser a empresa. Antes de assinar, peça ao integrador que documente:

1. a geografia Azure do ambiente de produção e dos ambientes de teste;
2. quem tem acesso administrativo e em que condições;
3. que extensões ou integrações enviam dados para fora do ambiente;
4. o que acontece aos dados no fim do contrato.

Para a parte jurídica, a sua política de privacidade e o apoio de um jurista contam mais do que qualquer folha técnica. Para a ligação com outros sistemas, consulte a página sobre integrações do Business Central.

Funcionalidades e licenças: o que o alojamento não altera

Escolher SaaS ou outro modelo não muda o que as licenças dão. As edições pagas Essentials e Premium incluem ambas utilizadores ilimitados, personalização e extensibilidade, vários ambientes, várias empresas, finanças, vendas e marketing, compras, stock, planeamento da cadeia de abastecimento, gestão de projetos e gestão de armazém. Só a edição Premium acrescenta ordens de serviço e produção.

Para a indústria, isso significa que o módulo de produção depende da edição, não do alojamento. Veja a página sobre produção no Business Central e as versões e edições.

Nos preços indicados na página americana da Microsoft, o Essentials custa 80 USD por utilizador e por mês, o Premium 110 USD, e o Team Members 8 USD, todos faturados anualmente. A Microsoft avisa que os valores podem diferir do preço de catálogo conforme a moeda, o país e a variante regional. Para um orçamento em euros, peça uma proposta ao integrador; a página sobre preços do Business Central detalha a lógica de licenças.

Um detalhe útil para quem tem utilizadores ocasionais: a licença Team Member só dá acesso aos objetos nela previstos, mesmo que o administrador atribua permissões SUPER. Há ainda a licença Device, que permite a vários utilizadores partilhar um equipamento (caixa, posto de oficina, terminal de armazém), com o limite de utilizadores simultâneos igual ao número de licenças Device adquiridas.

Ambientes, empresas e limites do serviço em linha

Pode ser surpreendente para uma PME, mas o dimensionamento do ambiente também faz parte da escolha de alojamento:

• as subscrições Premium e Essentials dão a cada cliente um ambiente de produção e três ambientes de teste sem custo adicional;
• cada ambiente de produção adicional compra-se através do parceiro CSP e traz três ambientes de teste e 4 GB de capacidade de base de dados a mais;
• um ambiente em linha está limitado a 300 empresas, e a dimensão total dos dados (comprimidos) a 3 TB.

Para um grupo português com várias entidades, estes limites raramente são o obstáculo, mas convém confirmá-los se planeia consolidar muitas sociedades ou migrar um histórico muito volumoso. A página sobre migração para o Business Central cobre o que levar do sistema antigo.

Personalização e atualizações em cada modelo

A personalização é onde o modelo de alojamento mais condiciona o projeto. No SaaS, a lógica de extensões e de aplicações do Marketplace é o caminho normal. No on-premises, a impossibilidade de carregar extensões por inquilino e de instalar aplicações do Marketplace pela página Extension Management obriga a repensar como se entregam as adaptações. Se o seu projeto depende de uma aplicação de localização, de um conector ou de uma extensão setorial, valide isto na fase de desenho. Veja também a página sobre personalização do Business Central.

Quanto às atualizações, a diferença é de governação: no serviço em linha, o calendário é gerido no serviço; num servidor próprio, a empresa decide quando atualizar e responde por testar as suas extensões. Uma atualização adiada não é uma poupança: acumula trabalho e afasta a empresa de correções, incluindo as que dizem respeito a obrigações fiscais portuguesas. Para a rotina pós-arranque, consulte suporte e manutenção.

Como escolher: um roteiro em cinco perguntas

1. Tem equipa para operar um servidor? Sem equipa de infraestrutura, o on-premises tende a transferir risco para uma pessoa só.
2. Precisa de extensões e de aplicações do Marketplace? Se sim, o ambiente local limita-o.
3. Quem responde por uma falha às nove da manhã de segunda-feira? Exija um nome e um prazo no contrato, qualquer que seja o modelo.
4. Onde devem ficar os dados? Peça por escrito a geografia Azure e as condições de acesso.
5. Quanto custa o conjunto? Some licenças, alojamento, operação, cópias de segurança, formação e suporte, não apenas a subscrição.

Se vem de um ERP instalado e hesita entre modelos, compare também o enquadramento mais geral no guia ERP em cloud ou local. E, se pondera outras soluções, a página de alternativas ao Business Central ajuda a fazer a comparação com critérios iguais.

Conformidade fiscal portuguesa: independente do alojamento

Uma empresa portuguesa não se livra das suas obrigações por mudar de servidor. O software de faturação tem de estar certificado pela AT, os documentos devem incluir o ATCUD e o código QR, e a contabilidade tem de permitir exportar o SAF-T (PT). Estes requisitos são do produto e da versão, e valem no SaaS como num servidor local. O que o alojamento muda é a facilidade de aplicar atualizações que mantêm essa conformidade.

Para aprofundar, leia os guias sobre SAF-T (PT) e ERP e sobre software de faturação certificado, e peça ao integrador a confirmação por escrito da versão e da localização propostas.

Próximo passo

A escolha do alojamento é uma decisão de projeto, não um pormenor técnico a resolver no fim. O ideal é fixá-la na fase de desenho, em conjunto com o âmbito, as extensões e o plano de formação. Para escolher quem conduz o projeto, veja como escolher um parceiro para o Business Central. Se quiser receber propostas comparáveis, o pedido de contacto é gratuito e leva em conta o seu modelo de alojamento preferido.

Os nomes de software mencionados são marcas dos respetivos editores, citadas a título meramente informativo. Este site é independente e não é afiliado a nenhum editor.