Uma empresa de construção não funciona como uma loja nem como uma fábrica. O que lhe interessa é a obra: um contrato de empreitada, com um preço, prazos, trabalhos a mais, trabalhos a menos, subempreiteiros, equipamento deslocado de um estaleiro para outro e faturação feita por autos de medição. Quando a gestão assenta em folhas de cálculo e num programa de contabilidade que não conhece a obra, o resultado é conhecido: só se descobre a margem real depois de a obra fechar.
Um ERP BTP (ou ERP para construção) existe para evitar isso. Esta página explica o que um logiciel de gestão de obras deve cobrir, que soluções do nosso leque se adaptam a cada necessidade e que perguntas colocar ao integrador. A Integrador ERP é um serviço gratuito de mise en relação com um intégrateur certificado: não implementamos nada, ajudamos a encontrar quem o faça.
O que muda num ERP de construção
Um ERP genérico organiza-se por produto, armazém e encomenda. Na construção, o eixo é outro: a obra é o centro de custo, de receita e de risco. Tudo o que entra na empresa (fatura de fornecedor, hora de trabalho, gasóleo, renda de equipamento, subempreitada) deve ser imputado a uma obra e a um artigo do orçamento. Tudo o que sai (auto de medição, fatura, retenção) deve decorrer do que foi realmente executado.
Quatro particularidades pesam na escolha:
- Ciclos longos: uma empreitada atravessa vários exercícios; a margem prevista e a margem real têm de ser acompanhadas ao longo do tempo, e não só no fecho.
- Contratos que mudam: trabalhos a mais, a menos e erros e omissões alteram o valor e o prazo; o ERP deve guardar cada versão.
- Cadeia de subcontratação: parte significativa do trabalho é feita por subempreiteiros, com os seus próprios autos, retenções e obrigações fiscais.
- Ativos móveis: gruas, andaimes, retroescavadoras e viaturas passam de obra em obra e geram custos que têm de ser repartidos.
Orçamentação, preços unitários e mapas de quantidades
Tudo começa no orçamento. O ERP deve permitir construir um orçamento por capítulos e artigos, com decomposição de preços unitários (mão de obra, materiais, equipamento, subempreitada), margens e encargos de estaleiro. O mapa de quantidades de um concurso, público ou privado, importa-se ou recria-se; depois do contrato adjudicado, converte-se em orçamento de obra que servirá de referência ao controlo de custos.
O que verificar:
- Existe uma base de preços própria, atualizável, ou é preciso ligar uma ferramenta externa de orçamentação?
- O orçamento adjudicado fica congelado como referência, mantendo-se separado do orçamento revisto?
- Os artigos do orçamento mantêm-se ligados às requisições, às encomendas e aos autos, de modo a comparar previsto e realizado?
Perguntas ao integrador: a importação do mapa de quantidades é nativa, ou assente em desenvolvimento específico? Quem mantém a base de preços depois do arranque?
Medições, autos e faturação de obra
O coração da faturação em construção são as medições e os autos de medição. Em cada período, mede-se o que foi executado, valoriza-se aos preços do contrato, deduz-se o que já foi faturado e aplicam-se retenções ou garantias contratuais. O ERP deve fazer isto sem recomeçar do zero em cada mês.
Requisitos típicos:
- medições acumuladas e do período, por artigo, com histórico;
- tratamento de trabalhos a mais e a menos com aprovação do dono de obra;
- retenção de garantia e sua libertação no fim da obra;
- adiantamentos, revisão de preços quando o contrato a prevê;
- emissão da fatura em software de faturação certificado, com ATCUD e código QR, e envio dos dados à AT quando aplicável (veja o nosso guia sobre o software de faturação certificado).
Um sinal de alarme: se o integrador propõe fazer os autos numa folha de cálculo «ao lado» do ERP e depois lançar o total à mão, a rastreabilidade perde-se e a obra continua a ser seguida fora do sistema.
Subempreitadas e fornecedores
Na construção portuguesa, a subempreitada é a regra e não a exceção. O ERP deve tratar o subempreiteiro como um contrato com a sua própria medição: valor adjudicado, autos recebidos, retenções, adiantamentos e saldo por pagar. A comparação entre o que se faturou ao cliente e o que se deve ao subempreiteiro, artigo a artigo, é onde a margem se protege.
Pontos a clarificar com o integrador:
- Autoliquidação de IVA em subempreitadas de construção: o ERP deve tratar a operação nos documentos e na declaração, com a aprovação do seu contabilista certificado.
- Documentos de conformidade do subempreiteiro (declarações de situação regularizada, seguros, alvarás): o ERP controla a validade e bloqueia o pagamento se estiverem em falta?
- Fluxo de aprovação: quem valida um auto de subempreiteiro antes do pagamento?
- Fornecimentos diretos: materiais comprados pela empresa e aplicados pelo subempreiteiro devem ser descontados no auto.
Quanto a compras, o essencial é o circuito requisição de obra, encomenda, receção e fatura, com imputação à obra em cada passo. Nas obras com muitos materiais a granel, vale a pena perceber como o ERP trata o stock em estaleiro; se a empresa tem armazéns grandes e transportes próprios, consulte também a página de ERP para logística.
Estaleiro: custos reais, mão de obra e equipamento
O controlo de custos só é credível se os dados chegarem do estaleiro com rapidez. O ERP deve permitir o registo de horas e presenças por obra, de consumos de materiais, de gasóleo e de aluguer de equipamento, de preferência por telemóvel ou tablet. Um registo em papel digitado no escritório semanas depois impede qualquer decisão a tempo.
Para o parque de equipamento, o ERP deve:
- manter uma ficha por máquina ou viatura, com custo horário ou diário de imputação às obras;
- planear manutenções e inspeções;
- registar as deslocações entre estaleiros;
- distinguir equipamento próprio de equipamento alugado.
Pergunte ao integrador se existe uma aplicação móvel, se funciona sem rede, e como se resolvem conflitos entre dados registados no estaleiro e dados alterados no escritório.
Controlo de gestão, tesouraria e fecho de obra
Um dirigente de uma empresa de construção quer saber, em qualquer momento: quanto custou a obra até agora, quanto falta gastar, qual a margem final prevista e que dinheiro vai entrar ou sair nos próximos meses. O ERP deve oferecer:
- custo à data e custo a terminar por obra e por artigo;
- desvios em relação ao orçamento de obra;
- previsão de tesouraria com autos a faturar, prazos de pagamento a clientes e a subempreiteiros;
- consolidação por centros de custo e por região, útil se a empresa opera em várias zonas do país, do Norte ao Algarve.
Ao fecho, a empresa deve conseguir dar a obra por encerrada: liquidar retenções, apurar o resultado final e arquivar documentação, incluindo a que pode vir a ser pedida em caso de garantia.
Obrigações legais que o ERP deve cumprir
O ERP não pode ser só um bom instrumento de gestão de obra; tem de cumprir as regras que se aplicam a qualquer empresa em Portugal. Três pontos não se negociam:
- Faturação com software certificado, com ATCUD e código QR nos documentos.
- SAF-T (PT) exportável, para contabilidade e fiscalização; veja o guia dedicado ao SAF-T (PT) e ao ERP.
- Compatibilidade com o seu contabilista certificado, que tem de poder trabalhar com os dados sem retrabalho.
Se a empresa participa em contratação pública, convém ainda verificar se o ERP guarda a informação necessária para responder a concursos e para justificar prazos e preços de contrato.
Que ERP para o setor da construção?
O leque do nosso site cobre cinco soluções. Nenhuma é «a» solução para a construção; cada uma serve certos perfis, sempre com o trabalho de um integrador experiente no setor.
| Solução | Perfil adequado | Condições a verificar |
|---|---|---|
| Odoo | Empresas que querem uma plataforma modular e adaptável, com gosto por personalização | Qualidade dos módulos de obra, medições e autos; quem os mantém; peso do desenvolvimento específico |
| Cegid Primavera | Empresas com forte tradição em contabilidade e gestão em Portugal, habituadas ao ecossistema local | Existência de vertical de obra e a sua cobertura de medições, autos e subempreitadas |
| Microsoft Dynamics 365 Business Central | PME e ETI que procuram um ERP em nuvem integrado no universo Microsoft | Módulo de projetos suficiente para autos e retenções, ou extensão setorial; adaptação à realidade fiscal portuguesa |
| SAP Business One | Empresas de média dimensão com processos estruturados e necessidade de rigor | Solução setorial para obra, custo do desenvolvimento e competência do integrador em construção |
| Oracle NetSuite | Grupos com várias entidades e necessidade de consolidação | Cobertura de autos de medição e subempreitadas, localização portuguesa |
Neutros entre os editores, lembramos que o essencial não é o nome do produto, mas a combinação produto + integrador + vertical de construção. Duas empresas com o mesmo ERP podem ter resultados opostos consoante a qualidade da implementação. Para decidir com método, veja o guia como escolher um ERP.
Perguntas a fazer ao integrador
Antes de assinar uma proposta, leve a seguinte lista para a reunião:
- Quantas empresas de construção já acompanharam, de dimensão e atividade semelhantes às nossas? Pode apresentar uma referência que aceite falar connosco?
- A gestão de medições, autos, trabalhos a mais e retenções é nativa, é uma extensão de terceiro ou um desenvolvimento específico? Quem a mantém em cada nova versão do ERP?
- Como se trata a autoliquidação de IVA nas subempreitadas e que testes fazem com o nosso contabilista certificado?
- Como se recolhem os dados do estaleiro, com e sem rede?
- Como se migram as obras em curso: recomeçam-se do zero ou importa-se o histórico de medições?
- Que formação está prevista para encarregados, técnicos de obra e administrativos?
- Como se organiza o apoio depois do arranque e quem responde quando um auto não fecha?
Estas perguntas permitem comparar propostas com o mesmo critério. Se quiser aprofundar a seleção do parceiro, leia como escolher um integrador de ERP e o guia da implementação de um ERP.
Erros frequentes em projetos de ERP na construção
Alguns erros repetem-se e são evitáveis:
- Querer replicar o Excel: o ERP deve melhorar o processo, não copiar a folha de cálculo que o antecedeu.
- Esquecer o estaleiro: se os encarregados não registam dados, o controlo de custos é ficção.
- Subestimar a migração das obras em curso: é a fase que mais surpreende, porque as empreitadas abertas têm medições, retenções e adiantamentos a transportar.
- Parametrizar sem o contabilista: a fiscalidade da construção tem especificidades; o parecer do contabilista certificado deve vir antes do arranque.
- Não definir quem é dono dos dados de obra: sem responsável, os registos degradam-se depressa.
Como pedir ajuda
Se tem um projeto de ERP para uma empresa de construção, descreva-nos a dimensão, a atividade (obra pública ou privada, edificação, obras de arte, reabilitação) e as necessidades de obra. Colocamo-lo em contacto com um integrador adequado ao seu perfil, sem custos e sem compromisso. O serviço é neutro: não somos afiliados a nenhum editor e a decisão final é sempre sua.
Perguntas frequentes
O que é um ERP BTP e em que difere de um ERP genérico?
Um ERP BTP gere a empresa de construção em torno da obra: orçamento, medições, autos, custos reais por artigo, subempreitadas e equipamento. Um ERP genérico foi pensado para vender e produzir bens; na construção, o centro é a empreitada, que dura meses e muda com os trabalhos a mais e a menos. Por isso, a maior parte dos projetos precisa de configuração setorial ou de um módulo especializado.
Que ERP escolher para uma empresa de construção em Portugal?
Não existe uma resposta única. Depende de a empresa ser pequena ou de ter várias frentes de obra, de trabalhar com obras públicas ou privadas, de subcontratar muito e de já ter ou não um contabilista certificado habituado a determinado software. O mais seguro é redigir os requisitos de obra, pedir a cada intégrador uma demonstração com um caso real da empresa e comparar a cobertura de medições, autos e subempreitadas.
O ERP trata a autoliquidação de IVA e a faturação certificada?
Um ERP utilizado em Portugal tem de emitir documentos de faturação com software certificado pela AT, com ATCUD e código QR, e de exportar o SAF-T (PT). A autoliquidação de IVA nas subempreitadas de construção deve ser parametrizada e testada com o contabilista certificado antes do arranque. Peça ao integrador para demonstrar estes casos no seu ambiente, e não apenas nos slides.
Quanto custa um ERP para construção?
O valor depende do número de utilizadores, dos módulos de obra, do volume de dados a migrar, das integrações e do modelo de licenciamento, em subscrição ou de outra forma. Por isso não se pode dar um preço fiável sem o seu caderno de requisitos. O pedido de proposta a vários intégradores, com o mesmo perímetro, é a forma correta de comparar.
Como ligar o estaleiro ao ERP, com pouca cobertura de rede?
Os encarregados e chefes de obra precisam de registar presenças, consumos, requisições e fotografias a partir do telemóvel ou tablet. Pergunte ao integrador como funciona a recolha sem rede, a sincronização posterior e quem valida os dados no escritório. Uma boa solução reduz a dupla digitação e acelera a faturação dos autos.
Os nomes de software mencionados são marcas dos respetivos editores, citadas a título meramente informativo. Este site é independente e não é afiliado a nenhum editor.