Obrigações legais de um ERP em Portugal: lista de verificação para a sua empresa

As obrigações legais de um ERP em Portugal não se resumem a «emitir faturas». Um software de gestão que serve uma empresa portuguesa tem de produzir documentos com identificação própria, exportar ficheiros normalizados para a Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), conservar dados durante anos e proteger os dados pessoais de clientes e trabalhadores. Este guia percorre cada obrigação, diz o que o ERP deve fazer e indica o que perguntar ao editor e ao integrador antes de assinar.

Serve de lista de verificação para o dirigente, o diretor financeiro e o responsável de sistemas de informação. Não substitui o parecer do seu contabilista certificado: é a ponte entre o que a lei exige e o que o software tem de provar.

Porque é que a conformidade deve entrar na escolha do ERP

Numa seleção de software, a conversa tende a centrar-se em funcionalidades e licenças. A conformidade fica para o fim, e é aí que surgem as surpresas: um módulo que não gera o ATCUD, um ficheiro SAF-T (PT) rejeitado pelo validador, uma versão do programa que já não consta da lista da AT.

Tratar a conformidade do ERP como critério de arranque tem três vantagens. Elimina cedo as soluções que exigiriam desenvolvimentos à medida. Permite repartir responsabilidades entre editor, integrador e contabilista. E evita que a primeira auditoria ou o primeiro fecho de IVA sirva de teste ao sistema novo.

Se ainda está a definir o projeto, combine esta leitura com o guia para escolher um ERP e com o modelo de requisitos de um ERP, onde cada obrigação abaixo pode tornar-se uma linha do caderno de encargos.

Faturação: software certificado, séries, ATCUD e código QR

Quando o software tem de estar certificado

O artigo 4.º do Decreto-Lei 28/2019 impõe o uso exclusivo de um programa de faturação certificado pela AT quando três condições se verificam em simultâneo: o sujeito passivo de IVA estabelecido em Portugal teve volume de negócios superior a 50 000 € no ano civil anterior, utiliza um programa de faturação e está obrigado a contabilidade organizada ou optou por ela. Quem começa a atividade a meio do ano vê o limite apreciado sobre o volume de negócios anualizado do período.

Os requisitos técnicos do software e o procedimento de certificação não constam do decreto-lei: são fixados por portaria do membro do Governo responsável pelas finanças. Na prática, isto significa que o requisito é do editor (que certifica o produto), mas a utilização correta é sua.

O que o ERP deve fazer: emitir todos os documentos fiscalmente relevantes a partir de um módulo certificado, registar na base de dados todas as faturas, incluindo os documentos anulados, que o programa tem de fazer aparecer, e assinalar de forma expressa os documentos emitidos em modo de formação, mantendo-os armazenados e identificados.

O que verificar: o número de certificação, a versão exata e a presença na lista de programas certificados que a AT publica no seu sítio. Pergunte também como o editor trata as atualizações, porque uma alteração não certificada pode pôr em causa o estatuto do programa.

Séries, numeração e comunicação à AT

As faturas e demais documentos relevantes são emitidos em uma ou mais séries identificadas, datados e numerados de forma progressiva e contínua dentro de cada série, por um período não inferior a um exercício. Antes de usar uma série, o sujeito passivo comunica-a por via eletrónica à AT, que atribui um código de validação.

Para obter esse código, comunica-se o identificador da série, o tipo de documento, o início da numeração sequencial e a data prevista de início de utilização. Um bom ERP permite criar séries por tipo de documento e por estabelecimento sem saltos de numeração, e guarda o código de validação ao lado da série. Verifique se a comunicação pode ser feita a partir do próprio ERP ou se exige uma passagem manual pelo Portal das Finanças.

ATCUD e código QR

O ATCUD resulta da concatenação, separada por hífen, do código de validação da série e do número sequencial do documento na série. Deve constar de todas as faturas e documentos fiscalmente relevantes, seja qual for o meio de processamento, com o formato «ATCUD:CódigoDeValidação-NúmeroSequencial». Nos documentos com várias páginas, aparece em todas elas e, quando há código QR, imediatamente acima deste.

O código QR é obrigatório nos documentos emitidos por programas certificados e tem de respeitar as especificações técnicas publicadas pela AT. Os editores devem garantir a sua geração correta, e editor e utilizador devem assegurar a perfeita legibilidade, no corpo do documento, em qualquer suporte apresentado ao cliente. Ambos visam simplificar a comunicação de faturas por pessoas singulares para dedução de despesas em IRS e reforçar o combate à economia informal e à fraude fiscal.

O que verificar: peça uma fatura de teste em PDF, impressa e enviada por correio eletrónico, e confira a leitura do código QR e a posição do ATCUD. Teste também os modelos personalizados de layout: é aí que o ATCUD costuma desaparecer.

Comunicação das faturas à AT

Os sujeitos passivos sujeitos às regras de faturação comunicam os elementos das faturas à AT por transmissão em tempo real, por envio do ficheiro SAF-T (PT) ou por introdução direta no Portal das Finanças, o mais tardar no dia 5 do mês seguinte ao da emissão. Quem está obrigado a produzir o SAF-T (PT) escolhe entre a transmissão em tempo real e o envio do ficheiro. Quem utiliza a funcionalidade «Faturas e Recibos» do Portal das Finanças ou a aplicação ATGO fica dispensado desta comunicação.

Pergunte ao integrador qual modo está previsto, quem agenda o envio, o que acontece quando a AT rejeita uma fatura e como se vê o histórico das comunicações.

Documentos de transporte, avarias e outros casos

Os documentos de transporte processados por via eletrónica têm de ser comunicados à AT, com o respetivo código único, antes do início do transporte. Esta obrigação não se aplica a quem teve, no período de tributação anterior, volume de negócios igual ou inferior a 100 000 €. Para uma empresa de distribuição ou de logística, o ERP deve integrar essa comunicação no circuito de expedição; veja o que isso implica em ERP para logística e ERP para distribuição grossista.

Em caso de avaria do programa de faturação, quem está obrigado ao software certificado emite faturas pré-impressas numa tipografia autorizada e regista-as depois no programa. Convém ter este plano de contingência por escrito.

Uma nota sobre o calendário: desde 1 de julho de 2025, as aplicações de faturação da AT podem ser utilizadas e são obrigatórias para quem realiza uma única operação tributável. Para uma empresa com ERP, isso raramente se aplica, mas mostra que o regime muda e que o editor tem de acompanhar as alterações.

Para aprofundar, consulte o guia sobre software de faturação certificado.

SAF-T (PT): o ficheiro que o ERP tem de saber exportar

O SAF-T (PT) é o ficheiro normalizado em XML, conforme o esquema de validação xsd disponível no portal das finanças e o conteúdo fixado pela Portaria 302/2016. Algumas regras com impacto direto na escolha do ERP:

• o ficheiro refere-se sempre a um período anual de tributação, total ou parcial, do início do período até ao fim ou até à data de geração, se anterior;
• o ficheiro de contabilidade é único para o período; o de faturação pode ser gerado por estabelecimento quando a faturação é independente do sistema central;
• os programas de contabilidade e de faturação, incluindo os que emitem documentos de transporte e recibos, têm de exportar eles próprios os dados em SAF-T (PT), sem alterar a estrutura interna da base de dados.

Em consequência, um ERP que dependa de um conversor externo ou de uma folha de cálculo para produzir o ficheiro está mal posicionado. Peça uma exportação real, feita com dados de teste, e valide-a no validador oficial. O guia sobre SAF-T (PT) no ERP detalha o conteúdo e os erros mais frequentes.

IVA: taxas, apuramento e declaração periódica

O ERP tem de aplicar a taxa correta a cada artigo e a cada operação. Em 2025, no continente, as taxas do artigo 18.º do CIVA são a reduzida (6 %), a intermédia (13 %) e a normal (23 %). As regiões autónomas têm regime próprio: confirme com o contabilista certificado e com o integrador se o ERP gere as taxas de cada território onde a empresa opera.

A declaração periódica de IVA é entregue por via eletrónica. Para o sujeito passivo com volume de negócios do ano anterior de, pelo menos, 650 000 €, o regime é mensal, com entrega até ao dia 20 do segundo mês seguinte ao das operações. Abaixo desse valor, o regime é trimestral, com entrega até ao dia 20 do segundo mês seguinte ao trimestre. Quem está em regime trimestral pode optar pelo mensal: se já estiver registado, fá-lo por declaração de alterações entregue em janeiro, com efeitos a 1 de janeiro.

O que o ERP deve fazer: associar um código de IVA a cada linha, tratar isenções com o motivo exigido, separar o IVA dedutível do não dedutível e produzir um mapa de apuramento reconciliável com a contabilidade. O que verificar: se o mapa de apoio à declaração pode ser reconstituído por período e se uma correção de fatura reflete corretamente o IVA. A fatura deve ser emitida, segundo o Portal das Finanças, o mais tardar no quinto dia útil a seguir à prestação do serviço ou à colocação dos bens à disposição, e na data do adiantamento quando o pagamento o antecede; o ERP deve alertar para prazos ultrapassados.

Contabilidade, arquivo e conservação dos dados

Os sujeitos passivos devem arquivar em boa ordem todos os livros, registos e documentos de suporte durante 10 anos, salvo prazo especial, e até ao termo do prazo de caducidade quando um direito se exerça para além desse período. A obrigação estende-se à documentação de análise, programação e execução dos tratamentos informáticos e às cópias de segurança dos dados dos programas de faturação e de contabilidade.

Regras de localização a ter presentes:

• os documentos em papel são conservados num estabelecimento situado em Portugal;
• os arquivos eletrónicos e as respetivas cópias de segurança podem estar em qualquer Estado-Membro da UE e, fora da UE, só com autorização prévia da AT.

Esta segunda regra pesa na escolha entre ERP em nuvem e instalação local. Pergunte ao editor em que países estão alojados os dados e as cópias de segurança, e peça-o por escrito. O guia ERP na nuvem vs. local aprofunda a decisão.

Os documentos em papel podem ser digitalizados e arquivados eletronicamente. Os originais só podem ser destruídos depois dos controlos de integridade e, para as faturas de compra, depois do exercício do direito à dedução. As reproduções em papel integrais obtidas a partir do arquivo eletrónico têm, para efeitos fiscais, o valor probatório dos originais. A digitalização e o arquivo podem ser confiados a um terceiro em nome do contribuinte, com aposição de soma de controlo nos registos.

O que o ERP deve fazer: gestão documental ligada aos lançamentos, impossibilidade de apagar um documento validado, trilho de auditoria e cópias de segurança com restauro testado. O que verificar: durante quantos anos o editor garante a leitura dos dados antigos, o que acontece se o contrato terminar e em que formato se recuperam os dados. Esta última questão é decisiva numa migração de ERP.

Faturação eletrónica nos contratos públicos

Se vende ao Estado ou a outras entidades públicas, o ERP deve falar a linguagem da administração. A eSPap coordena a implementação da faturação eletrónica na contratação pública, ao abrigo do Decreto-Lei 123/2018, e a plataforma FE-AP conserva os documentos, valida-os segundo as regras da norma CIUS-PT e transmite-os às entidades públicas adjudicantes.

O calendário relevante:

• as entidades públicas recebem e tratam faturas eletrónicas desde 18 de abril de 2019 (Estado e institutos públicos) e desde 18 de abril de 2020 (restantes contraentes públicos);
• as grandes empresas (mais de 250 trabalhadores, ou mais de 50 milhões de euros de volume de negócios, ou 43 milhões de balanço) emitem faturas eletrónicas aos contraentes públicos desde 1 de janeiro de 2021;
• as PME e microempresas passam a estar obrigadas a partir de 1 de janeiro de 2027, nos termos do artigo 9.º do Decreto-Lei 111-B/2017 na redação da Lei 73-A/2025;
• segundo o artigo 95.º, n.º 3, da Lei 73-A/2025, as faturas em PDF continuam aceites até 31 de dezembro de 2026 e são consideradas faturas eletrónicas para todos os efeitos fiscais.

A faturação eletrónica não é exigida nos contratos por ajuste direto simplificado nem nos contratos declarados secretos ou rodeados de medidas especiais de segurança. Os pequenos fornecedores que emitem poucos documentos por ano podem usar o Microportal FE-AP, e todos os fornecedores acompanham o estado dos documentos no portal B2AP.

Um pormenor técnico que o integrador deve conhecer: a norma europeia admite valores negativos numa fatura, mas a legislação portuguesa não. O ERP deve, por isso, tratar notas de crédito como documentos próprios e não como linhas negativas. Veja o guia de ERP e faturação eletrónica para o plano de preparação.

Salários e declarações à Segurança Social

Se o ERP inclui um módulo de recursos humanos ou de processamento salarial, ou exporta os dados para uma aplicação especializada, deve alimentar as obrigações declarativas com os empregadores.

Segundo o guia da Segurança Social para entidades empregadoras:

• a declaração de remunerações entrega-se no portal da Segurança Social até ao dia 10 do mês seguinte àquele a que respeita;
• entregue fora de prazo, constitui contraordenação leve se for regularizada nos 30 dias seguintes ao fim do prazo, e grave nos restantes casos;
• se a declaração não for entregue ou estiver mal preenchida, a Segurança Social pode elaborá-la oficiosamente a partir dos seus dados, dos dados fiscais ou de ações de fiscalização;
• as contribuições pagam-se todos os meses entre os dias 10 e 20 do mês seguinte; depois disso, há juros de mora e contraordenação;
• a obrigação de pagamento das contribuições prescreve no prazo de 5 anos, interrompido por qualquer diligência administrativa de liquidação ou cobrança;
• a taxa contributiva global de referência é de 34,75 %, com taxas inferiores para certas entidades ou situações. Para a contratação de trabalhadores com capacidade de trabalho inferior a 80 %, a taxa é de 22,9 %, dos quais 11,9 % a cargo da entidade empregadora e 11 % a cargo do trabalhador.

O que o ERP deve fazer: guardar a taxa aplicável a cada trabalhador (e o seu histórico), calcular a base de incidência, gerar o ficheiro de remunerações e conciliar as contribuições com a contabilidade. As retenções na fonte de IRS devem seguir o mesmo circuito. O que verificar: se o cálculo cobre as situações da sua empresa (regimes especiais, trabalho por turnos, subsídios) e quem atualiza as tabelas quando a lei muda, o editor ou o integrador, e a que custo.

Proteção de dados: RGPD e CNPD

Um ERP concentra dados pessoais de clientes, fornecedores e trabalhadores. A CNPD refere como textos aplicáveis o RGPD, a Lei 58/2019, que assegura a execução nacional, e a Lei 59/2019. O que isso significa para o projeto:

• violações de dados: salvo se for improvável que resultem num risco para os direitos e liberdades das pessoas, o responsável pelo tratamento notifica a CNPD no prazo de 72 horas após ter conhecimento. A CNPD disponibiliza um formulário próprio. Mesmo quando não há notificação, a violação deve ser documentada e, se as condições do artigo 34.º se verificarem, as pessoas visadas são informadas. A CNPD espera uma política interna de deteção e gestão de incidentes e controlos eficazes sobre os subcontratantes, e o editor do ERP é, frequentemente, um deles;
• encarregado de proteção de dados: só é obrigatório em tratamento em grande escala de dados sensíveis ou de acompanhamento sistemático, e nas entidades públicas. Os contactos são publicados, comunicados aos titulares e notificados à CNPD por formulário próprio; num grupo, cada empresa com estabelecimento em Portugal e obrigada a nomear notifica individualmente, mesmo que o encarregado seja comum;
• registo das atividades de tratamento: aplica-se também a organizações com menos de 250 trabalhadores, sendo a derrogação absolutamente excecional segundo a CNPD, que fornece modelos para responsáveis e subcontratantes.

O que o ERP deve fazer: gerir perfis de acesso por função, registar quem consulta e altera dados, permitir exportar ou eliminar dados de uma pessoa quando a lei o autorize e conservar os dados apenas pelo tempo necessário, sem contrariar os prazos fiscais acima. O que verificar: o contrato de subcontratação com o editor e com o integrador, o local de alojamento, a política de incidentes e o processo de avisar a sua empresa se houver uma violação.

Caixas registadoras, balanças e terminais

O artigo 3.º do Decreto-Lei 28/2019 prevê que as faturas sejam processadas por programa de faturação (incluindo as aplicações da AT), por outros meios eletrónicos, como caixas registadoras, terminais e balanças eletrónicas, ou por documentos pré-impressos em tipografia autorizada. Se a sua empresa vende ao balcão ou em loja, o ERP deve ligar-se a esses equipamentos, ou ser ele próprio o programa de faturação, de modo a que o ATCUD e o código QR apareçam também nos talões. Verifique com o integrador quem é o responsável pela conformidade do equipamento e quem corrige uma divergência entre a caixa e o ERP. Quem vende online encontra os pontos específicos em ERP para comércio eletrónico.

Quadro-resumo: obrigação, exigência para o ERP, organismo

Como o integrador e o editor repartem a responsabilidade

Uma regra prática ajuda a evitar mal-entendidos. O editor responde pela certificação do produto e pela correção do ATCUD, do código QR e do SAF-T (PT) na versão que entrega. O integrador responde pela parametrização: séries, códigos de IVA, plano de contas, circuitos de comunicação, migração dos dados e formação. O contabilista certificado valida o enquadramento fiscal. E a empresa responde pelo que decide e pelo que não declara.

Antes de assinar, peça por escrito:

1. o número de certificação e a versão do programa de faturação;
2. a demonstração de um SAF-T (PT) validado com os seus dados de teste;
3. o plano de atualização quando a legislação muda e quem suporta o custo;
4. o local de alojamento dos dados e das cópias de segurança;
5. o contrato de subcontratação para efeitos do RGPD;
6. o plano de reversão: como obter todos os dados em formato aberto no fim do contrato.

A escolha do integrador deve ter estas respostas como critério eliminatório.

Conformidade por ERP: o que perguntar

O site cobre o Odoo, o Cegid Primavera, o Microsoft Dynamics 365 Business Central, o SAP Business One e o Oracle NetSuite. Sem tomar partido, as perguntas são as mesmas para todos: existe uma localização portuguesa mantida, qual é a versão certificada do módulo de faturação, quem a atualiza quando a lei muda, e como se exporta o SAF-T (PT)?

No caso de soluções de código aberto como o Odoo, a localização portuguesa e a certificação dependem de como o módulo é fornecido e mantido, pelo que convém esclarecer quem o garante; o guia sobre ERP de código aberto desenvolve este ponto. Para um panorama das soluções, veja a página do Odoo, do Cegid Primavera e do Business Central. Para os requisitos mais gerais, o guia sobre requisitos de projeto e implementação mostra onde a conformidade se encaixa no calendário.

Erros frequentes a evitar

• Confiar numa «certificação» sem verificar a versão na lista da AT.
• Personalizar um modelo de fatura e perder o ATCUD ou o código QR.
• Criar séries no ERP sem as comunicar previamente à AT.
• Esquecer as cópias de segurança no perímetro da conservação de dados.
• Alojar dados fora da UE sem autorização prévia da AT.
• Tratar o editor como simples fornecedor e não como subcontratante para efeitos de RGPD.
• Deixar a conformidade para a fase de testes finais, quando alterar custa mais.

Muitos destes erros reaparecem nos erros mais comuns em projetos de ERP. Se quer que um integrador avalie o seu caso à luz destas obrigações, o funcionamento da ligação com um integrador é gratuito e sem compromisso.

Os nomes de software mencionados são marcas dos respetivos editores, citadas a título meramente informativo. Este site é independente e não é afiliado a nenhum editor.