Módulos e funcionalidades do NetSuite, área a área

Quem pesquisa os módulos NetSuite quer, regra geral, saber uma coisa simples: o que vem na plataforma e o que fica por pagar ou por construir. A resposta tem nuances. O NetSuite, da Oracle, é um ERP em nuvem com uma base de dados única, e as suas funcionalidades distribuem-se por domínios que a documentação oficial descreve com bastante rigor. Este guia percorre-os um a um, indica o que é nativo, o que depende de uma extensão ou de um parceiro e o que convém verificar antes de assinar, sobretudo numa empresa portuguesa.

Se ainda está a comparar soluções, comece pela visão geral do Oracle NetSuite e pela página sobre como escolher um ERP. Aqui, o foco é a oferta funcional.

Como o NetSuite organiza as suas aplicações

O catálogo de guias da Oracle distingue vários blocos: contabilidade (ERP) e banca, gestão de encomendas, gestão de stocks e expedições, fabrico, fornecedores, compras e receção (SuiteProcurement), Field Service Management, vendas, marketing e CRM, SuiteAnalytics, colaboradores e salários, WMS, NetSuite CPQ, SuiteCommerce, SuiteCommerce InStore, NetSuite Point of Sale e NetSuite para dispositivos móveis.

Na prática, isto significa duas coisas. Primeiro, o coração financeiro e logístico faz parte do ERP e partilha os mesmos dados. Segundo, vários componentes mais especializados (CPQ, ponto de venda, serviço de campo, armazém) são áreas com documentação e, frequentemente, configuração próprias. Ao pedir uma proposta, peça sempre a lista exata do que está incluído e do que é opcional.

Quadro-resumo: domínio → módulo

Finanças e contabilidade

O módulo de contabilidade cobre os períodos contabilísticos, a escrituração, a banca, as moedas, os lançamentos de diário, o plano de contas, as demonstrações financeiras e relatórios, o reconhecimento de rédito, os impostos, os ativos fixos, a contabilidade estatística e a contabilidade multilivro. É o centro da plataforma, e o resto alimenta-o.

Para um grupo com várias entidades, o OneWorld é determinante. Permite gerir no mesmo conta filiais em jurisdições fiscais e moedas diferentes, organizadas em hierarquia, cada uma como entidade jurídica distinta com a sua jurisdição fiscal. Cada filial tem uma moeda de base, as transações podem ser feitas em moeda local e estrangeira, inclusive entre filiais, e os relatórios consolidados fazem a conversão. Encontra também demonstrações financeiras consolidadas, lançamentos intersociedades avançados e eliminação de lucros entre filiais.

O detalhe sobre este domínio está na página de contabilidade e finanças no NetSuite.

O que verificar em Portugal

A tradução do plano de contas, o SAF-T (PT), a faturação com ATCUD e código QR e a comunicação à AT não se resolvem por uma simples escolha de módulo. Em Portugal, o software de faturação tem de ser certificado pela AT, e essa questão deve ser clarificada por escrito com o integrador antes do arranque. Consulte os guias sobre SAF-T (PT) e ERP e software de faturação certificado, e valide o plano com o seu contabilista certificado.

Vendas, encomendas e CRM

A gestão de encomendas de clientes engloba a introdução da encomenda, a sua execução (preparação e expedição) e a faturação. É o circuito que liga a venda ao stock e à contabilidade sem reintrodução de dados.

O guia de vendas, marketing e CRM abrange a automatização de vendas, a automatização de marketing, a gestão do suporte e os parceiros. Para quem vende produtos configuráveis, o NetSuite CPQ (Configure Price Quote) acrescenta configurador, gerador de propostas e venda guiada. Trata-se de um componente com guia próprio, a confirmar no âmbito contratual.

Mais detalhe na página dedicada a vendas e CRM no NetSuite.

Compras e fornecedores

O domínio de compras e receção reúne ordens de compra, fichas de fornecedores, faturas e pagamentos de fornecedores, pedidos de compra, encaminhamento de aprovações e relatórios de despesas. O encaminhamento de aprovações é útil para empresas que querem separar quem pede, quem aprova e quem paga, uma exigência recorrente de auditores e de DAF.

O SuiteProcurement aparece no catálogo como guia próprio. Quando o seu circuito de aprovação for complexo, discuta-o logo na fase de levantamento de requisitos.

Stocks, armazém e expedição

Na documentação, o grupo «Items and Inventory» agrupa a configuração da gestão de stocks, as fichas de artigo, os métodos de expedição, os códigos de barras e o fabrico. Para operações mais exigentes em armazém existe o WMS, um componente separado.

O planeamento da procura é um caso à parte. O NetSuite Demand Planning, que exige a ativação da gestão avançada de stocks (Advanced Inventory Management), calcula planos de procura por regressão linear, média móvel, média sazonal, previsão de vendas ou procura em curso proveniente de oportunidades, orçamentos e encomendas. Depois gera planos de abastecimento que têm em conta prazos e stocks de segurança. Há um limite a conhecer: estas funções tratam no máximo 10 000 artigos de cada vez. Para as montagens, o plano de abastecimento cobre todos os componentes e matérias-primas ao longo de vários níveis de fabrico.

Veja a página sobre stocks e compras no NetSuite e o guia sectorial de ERP para distribuição e grossistas.

Produção e fabrico

O fabrico nativo inclui fichas de artigo de montagem, ordens de fabrico de montagem, lista de materiais (BOM) avançada, acompanhamento de produção em curso (WIP) desde a recolha das matérias até ao armazenamento dos produtos acabados, e roteiros de fabrico para planear e registar operações em vários turnos ou centros de trabalho.

Quem precisa de mais profundidade recorre ao SuiteApp Advanced Manufacturing, que alarga o roteiro com instruções de trabalho, acompanhamento do consumo de materiais, planeamento de recursos e datas de início e de fim planeadas. A documentação refere ainda o Manufacturing Mobile, que permite a recolha por leitores móveis, a subcontratação, as ordens de alteração de engenharia (ECO) e um livro de trabalho SuiteAnalytics Manufacturing.

Esta é uma zona onde a fronteira entre «nativo» e «extensão» pesa na proposta. A página de produção no NetSuite e o guia de ERP para a indústria ajudam a avaliar o seu caso.

Projetos e serviços

A gestão de projetos do ERP permite gerir as tarefas de projeto e os recursos. É um ponto de partida sólido para faturar por projeto ou acompanhar a ocupação de uma equipa, mas não se deve esperar o nível de uma ferramenta especializada de planeamento. Para empresas de serviços, o ERP para serviços profissionais detalha os circuitos habituais.

Para equipas de intervenção no terreno, o Field Service Management surge como domínio autónomo no catálogo. Confirme com o integrador se a sua operação o justifica.

Recursos humanos e salários

O domínio de colaboradores e salários compreende a gestão de colaboradores, o processamento de salários, o SuitePeople (solução integrada de gestão do capital humano), o registo de tempos, as despesas e os pedidos de compra.

O SuitePeople divide-se em três partes:

• SuitePeople HR: portal de autosserviço para colaboradores e chefias, com objetivos e avaliações, gestão de férias e ausências, fichas com data de efeito, pedidos de alteração com aprovação, acompanhamento da remuneração, diretório e organigrama, análise de RH (efetivos, rotação) e planos de entrada e saída;
• SuitePeople Workforce Management: horários, tempo e presença, cálculo de salários;
• SuitePeople U.S. Payroll: processamento de salários integrado, para os Estados Unidos.

E os salários em Portugal?

Aqui está a limitação mais importante para uma empresa portuguesa. A paia nativa da SuitePeople visa os Estados Unidos. Para os restantes países, a Oracle disponibiliza a função Paycheck Journal, que permite seguir os salários integrando uma solução externa por serviços web SOAP ou construindo uma solução à medida com SuiteScript. Esta função destina-se a parceiros, e não a uso direto pelos clientes sem uma solução de salários de parceiro. Num conta OneWorld, as duas funções podem coexistir: uma para as filiais americanas, outra para as restantes.

Em termos práticos, para uma PME em Portugal, o processamento de salários, a Segurança Social e as obrigações declarativas exigem, quase sempre, um programa especializado ligado ao NetSuite. Veja a página sobre salários e recursos humanos no NetSuite e a de integrações.

Comércio eletrónico e ponto de venda

A documentação de Commerce distingue quatro tipos de sites: SuiteCommerce MyAccount (gestão da conta do cliente), SuiteCommerce (solução completa de comércio eletrónico), SuiteCommerce Advanced (acesso ao código-fonte completo) e Site Builder (solução anterior, pronta a usar). Todos servem B2B e B2C, suportam várias marcas, idiomas e moedas, e as ferramentas de gestão de site (SMT). O SuiteCommerce e o SuiteCommerce Advanced juntam pesquisa por facetas, temas, adaptação a telemóvel e CDN, e o Advanced recebe automaticamente as novas versões.

Fora da loja online, existem o SuiteCommerce InStore, aplicação web de ponto de venda para o mercado norte-americano com interface tátil em tablet, e o NetSuite Point of Sale (NSPOS), a caixa em loja. Para um retalhista português, o InStore não é a escolha de partida; o NSPOS deve ser analisado quanto à conformidade fiscal local. Sobre o tema, leia o guia de ERP para comércio eletrónico.

Relatórios, análise e mobilidade

O SuiteAnalytics é o domínio de análise e relatórios, a que se junta o NetSuite para dispositivos móveis, que dá acesso à informação fora do escritório. Os painéis e indicadores do OneWorld permitem ainda comparar filiais lado a lado.

Nativo, extensão ou parceiro: como separar

Um bom critério é classificar cada necessidade em três níveis:

1. Nativo: faz parte do ERP e basta configurar (contabilidade, encomendas, compras, stocks, fabrico base);
2. Extensão ou componente à parte: SuiteApp ou guia próprio (Advanced Manufacturing, CPQ, WMS, Field Service Management, SuiteCommerce);
3. Parceiro ou desenvolvimento: o que não existe para o seu país, como o processamento de salários e certas obrigações fiscais locais.

Esta classificação evita surpresas de orçamento. Para a fase seguinte, consulte a página de personalização do NetSuite, a de implementação e a de preços. Se quiser perceber como o produto se comporta no seu contexto, a página NetSuite em Portugal reúne os pontos locais, e o guia como funciona a ligação a um integrador explica o nosso papel: pomos em contacto, o integrador conduz o projeto.

Como preparar o pedido

Antes de falar com um integrador, liste os seus processos críticos, as entidades jurídicas, as moedas e os fluxos que hoje passam por folhas de cálculo. Quanto mais claro for o âmbito, mais fiável será a proposta. Um modelo de requisitos de ERP pode servir de base.

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