Alojamento do SAP Business One: cloud de parceiro, servidor próprio ou híbrido

Quem procura SAP Business One cloud raramente quer uma definição técnica. Quer saber se deve manter o servidor na sala ao lado do escritório, entregar tudo a um prestador ou ficar num meio-termo. A resposta muda a forma como a empresa atualiza o sistema, personaliza processos, protege os dados e orça o projeto. Esta página explica as opções de alojamento do SAP Business One, o que cada uma implica e como decidir com critério.

As opções de alojamento do SAP Business One

Na prática, o alojamento do SAP Business One resume-se a três modelos, com variantes:

• On premise: a aplicação e a base de dados correm em servidores da sua empresa, geridos pela sua equipa ou pelo integrador.
• Cloud de um parceiro: um integrador ou prestador aloja o sistema no seu centro de dados e vende o acesso como serviço de subscrição.
• Infraestrutura própria em cloud pública: a sua empresa contrata uma infraestrutura num fornecedor de cloud e instala lá o sistema, com apoio do integrador.

Convém separar este assunto do conceito de SAP Business One SaaS tal como o mercado o usa. Em muitas conversas, «SaaS» quer dizer «não tenho de gerir nada». No caso do SAP Business One, quem opera a cloud é, regra geral, o parceiro, e não a SAP. Antes de comparar propostas, peça sempre a descrição por escrito de quem opera a plataforma, de quem responde por um incidente e de onde estão os dados.

Para uma visão geral do tema fora do universo SAP, veja o guia ERP cloud versus instalação local.

Como funciona a cloud de parceiro

O modelo «Run Business One Cloud» da SAP PartnerEdge é o enquadramento contratual mais claro disponível nas fontes consultadas. O parceiro encomenda à SAP subscrições do SAP Business One Cloud por utilizador final, aloja-as num centro de dados e oferece o serviço de subscrição em nome próprio, por sua conta e risco e aos seus próprios preços.

Isto tem consequências práticas para quem compra:

• O contrato de serviço é com o integrador ou prestador, não com a SAP. As garantias, os prazos de resposta e a responsabilidade em caso de falha são os que estiverem nesse contrato.
• O preço não é tabelado: varia de prestador para prestador. Compare propostas pelo que incluem, não só pela mensalidade.
• As condições consultadas exigem que o SAP Business One Cloud seja armazenado fisicamente e utilizado num único centro de dados, e que esse centro de dados não seja propriedade nem seja operado pelo utilizador final.

Uma ressalva de rigor: o documento que serve de base a estes pontos é uma versão de 2017 das condições para a região MENA. Serve para compreender a lógica do modelo, não como contrato aplicável em Portugal. As condições em vigor para o seu caso confirmam-se com o integrador.

SAP Business One on premise: o que continua a fazer sentido

Instalar no seu próprio servidor mantém-se válido em alguns cenários. Quando a empresa já tem uma equipa de sistemas, uma sala técnica adequada e requisitos de integração muito próximos da produção (balanças, linhas de embalagem, equipamentos de armazém), o controlo local é uma vantagem.

Em contrapartida, assume-se tudo o que a cloud de parceiro absorve:

• compra e renovação de hardware;
• sistema operativo, base de dados e respetivos patches;
• cópias de segurança e testes de restauro;
• energia, ligação à internet redundante e segurança física;
• planeamento das janelas de atualização.

Uma empresa que escolhe on premise deve decidir quem faz cada uma destas tarefas e deixá-lo escrito, em vez de presumir que o integrador as cobre. Veja também o que normalmente se contrata em suporte e manutenção do SAP Business One.

Cloud versus on premise: comparação lado a lado

A tabela não elege um vencedor. Mostra apenas onde o equilíbrio de responsabilidades se desloca.

Atualizações e versões

Em cloud de parceiro, as atualizações seguem um calendário negociado. A vantagem é não ter de planear a intervenção técnica; o risco é a versão ficar atrás do que a sua equipa precisa, ou avançar numa altura inconveniente, por exemplo perto do fecho do ano ou de uma entrega de ficheiro SAF-T (PT). Peça no contrato o aviso prévio de cada atualização e a possibilidade de a testar numa cópia.

Em on premise, a decisão é sua, mas a responsabilidade pela compatibilidade também: extensões, relatórios e integrações têm de ser validados antes de cada salto. A página sobre versões e edições do SAP Business One ajuda a perceber o que acompanha cada versão.

Personalização, extensões e integrações

Este é o ponto que mais surpreende quem avança só pelo preço. As condições do modelo «Run Business One Cloud» consultadas indicam que o parceiro não concede aos utilizadores finais direitos de configuração ou de desenvolvimento. Na prática, a empresa não mexe sozinha no sistema; qualquer alteração passa pelo prestador.

Se o seu projeto depende de campos, relatórios ou fluxos à medida, ou de ligações a uma loja online, a uma plataforma de transportes ou a um sistema de produção, clarifique antes de assinar:

• que tipos de alteração o prestador aceita fazer em ambiente de produção;
• quem escreve e mantém o código;
• como se testa antes de pôr em produção;
• que acesso existe para ligar sistemas externos.

Os temas personalização do SAP Business One e integrações detalham o que costuma ser feito e como se mantém.

Localização dos dados e proteção de dados em Portugal

Uma empresa portuguesa que trata dados de clientes, colaboradores e fornecedores está sujeita ao RGPD, com a CNPD como autoridade de controlo nacional. Num ERP, esses dados estão em todo o lado: fichas de clientes, moradas, dados de salários, contactos de fornecedores, histórico comercial.

Ao escolher cloud, a pergunta não é só «onde ficam os dados?», mas também:

1. Em que país está o centro de dados de produção e o de cópias de segurança?
2. Que subcontratantes o prestador usa para a infraestrutura e para o suporte?
3. Quem pode aceder aos dados em suporte, e a partir de onde?
4. Existe contrato de subcontratação de dados pessoais, com as cláusulas exigidas?
5. O que acontece no fim do contrato: exportação, prazo de conservação e eliminação.

Um dado concreto para não confundir: as regiões que a SAP lista para a solução na Cloud Appliance Library incluem Paris (Google Cloud), Zurique (Google Cloud) e Frankfurt (AWS). Essa solução destina-se a testes, avaliações, desenvolvimento e demonstrações, e não é uma garantia de localização para o seu ambiente produtivo. A localização de produção é a que o contrato do prestador indicar.

Se a sua empresa trabalha com dados sensíveis, ou com clientes que lhe impõem requisitos de localização, ponha essa exigência na consulta aos integradores desde o início.

Faturação certificada, SAF-T (PT) e continuidade

O alojamento tem também um efeito fiscal que se esquece com facilidade. Um programa de faturação em Portugal deve estar certificado pela AT, produzir ATCUD e código QR nos documentos e permitir exportar o ficheiro SAF-T (PT). Estas obrigações aplicam-se independentemente de onde o sistema corre, mas a escolha do modelo influencia a facilidade de cumpri-las:

• numa cloud de parceiro, o acesso ao sistema depende da ligação e da disponibilidade do prestador; uma falha perto de um prazo declarativo pesa;
• em on premise, uma avaria de servidor pode parar a emissão de faturas e a comunicação à AT, se não houver plano de recuperação.

Pergunte ao integrador como o modelo escolhido garante a emissão de documentos certificados, a localização portuguesa e a exportação de ficheiros. Os guias sobre SAF-T (PT) e ERP e sobre software de faturação certificado explicam o que o seu contabilista certificado vai exigir.

Cópias de segurança e recuperação

Uma cópia de segurança só vale pelo restauro que alguém já testou. Seja qual for o modelo, defina por escrito:

• o que se copia: base de dados, anexos, relatórios, extensões e configurações;
• com que frequência e durante quanto tempo se conservam as cópias;
• onde ficam as cópias, separadas do ambiente produtivo;
• quem testa o restauro e com que periodicidade;
• em quanto tempo o sistema deve voltar a funcionar após uma falha, e com que perda máxima de dados aceitável.

Estes dois últimos pontos têm de ser números do seu negócio, acordados com o integrador, e não promessas genéricas de «alta disponibilidade». Uma distribuidora que fatura ao longo do dia suporta mal uma paragem; uma empresa de serviços com faturação mensal tem outra tolerância.

SQL Server ou HANA: o que muda no alojamento

O SAP Business One existe em duas versões consoante a base de dados: Microsoft SQL Server e SAP HANA. Os materiais de demonstração localizados são publicados para as duas plataformas. Para o alojamento, a diferença traduz-se em requisitos de infraestrutura, competências da equipa que opera o sistema e custos de licenciamento e de recursos. Não existe uma escolha universal: depende do volume de dados, das necessidades de análise e do que o integrador sabe operar com segurança. Peça-lhe que justifique a recomendação em função do seu caso.

Testar antes de decidir

Há duas formas legítimas de ver o sistema antes de assinar. A primeira é a empresa de teste: desde a versão 8.8 é possível criá-la sem instalar um ficheiro de licença, mas só é utilizável durante 31 dias consecutivos. A segunda é a implantação via SAP Cloud Appliance Library, que permite colocar o SAP Business One 10.0 nas contas AWS, Azure ou Google Cloud de um parceiro, cliente ou programador, sem necessidade de uma subscrição SAP CAL adquirida na SAP Store. Ambas servem para avaliar, não para operar.

Use o período de teste para validar processos reais: uma encomenda de venda completa, uma compra com receção, um fecho contabilístico simulado. O integrador deve preparar um guião com a sua equipa.

Quanto custa cada modelo

Não há um preço único. Na cloud de parceiro o custo é uma subscrição fixada pelo prestador, normalmente ligada ao número de utilizadores; em on premise somam-se licenças, hardware, sistema operativo, cópias de segurança e tempo da equipa. Para comparar com honestidade, peça propostas com o mesmo perímetro e some ao longo do período em que pretende usar o sistema, incluindo as atualizações, o suporte e as saídas do contrato. Veja preços do SAP Business One para perceber os componentes de uma proposta.

Como escolher: um percurso em cinco perguntas

1. Tem equipa de sistemas capaz de operar servidores e cópias de segurança? Se não, a cloud de parceiro tende a ser mais realista.
2. Precisa de alterações profundas ao sistema, geridas por si? Se sim, valide o que a cloud permite ou considere uma infraestrutura própria.
3. Há exigência de localização dos dados por clientes, setor ou política interna? Ponha-a no contrato.
4. Quantas pessoas trabalham fora do escritório, em armazém, obra ou loja? O acesso remoto favorece a cloud.
5. Quanto custa uma paragem de um dia? Isto define o nível de recuperação a exigir.

Uma empresa industrial com ligações a máquinas e várias integrações pode inclinar-se para on premise ou para infraestrutura própria; uma PME de serviços com equipas móveis e sem departamento técnico encontra normalmente na cloud de parceiro uma resposta mais direta.

O que perguntar aos integradores

Ao pedir propostas, leve esta lista:

• Quem opera a plataforma e em que país está o centro de dados?
• O contrato prevê um acordo de subcontratação para dados pessoais?
• Como são geridas as atualizações e quanto aviso prévio é dado?
• Que alterações e extensões são permitidas em produção?
• Como se testa o restauro e com que frequência?
• Como se exportam os dados no fim do contrato?
• Como se garante a faturação certificada, o ATCUD e o SAF-T (PT)?

Para escolher o interlocutor, consulte o guia como escolher um integrador ERP e a página escolher parceiro SAP Business One. O alojamento também interfere com o plano de arranque: veja a implementação do SAP Business One e o enquadramento local em SAP Business One em Portugal.

Como podemos ajudar

O serviço Integrador ERP é gratuito e não implementa o sistema: apresenta o seu projeto a integradores adequados, para que cada um responda com uma proposta de alojamento clara. Veja como funciona a mise en relation e deixe o seu pedido no formulário acima. Descreva o número aproximado de utilizadores, os sistemas a ligar, as exigências de dados e o que espera do alojamento.

Os nomes de software mencionados são marcas dos respetivos editores, citadas a título meramente informativo. Este site é independente e não é afiliado a nenhum editor.