Auditar o SAP Business One e retomar um projeto em dificuldade

Um projeto SAP Business One que não avança, ou que avançou mas ninguém sabe bem em que estado ficou, é mais frequente do que se admite. Uma auditoria SAP Business One serve para parar de discutir impressões e olhar para factos: o que está configurado, como estão os dados, o que foi desenvolvido à medida, como o sistema se comporta e quem o consegue manter. Só depois disso faz sentido decidir se se faz a reprise do projeto SAP Business One com o mesmo integrador, se se avança para uma correção parcial ou se se opta por mudar de integrador SAP Business One.

Esta página destina-se a administradores, diretores financeiros e responsáveis de sistemas de informação que herdaram uma instalação, ou que desconfiam da que têm.

Sinais de que uma auditoria se impõe

Raramente há um único sintoma. O que alerta é a combinação:

• o fecho do mês exige exportações para Excel e acertos manuais antes de a contabilidade confiar nos números;
• os mapas de stock e os da contabilidade não batem, e ninguém explica a diferença sem recorrer a uma pessoa em concreto;
• cada pequena alteração demora semanas e gera uma nova fatura de serviços;
• os utilizadores deixaram de registar certas operações no sistema porque «é mais rápido fora»;
• o integrador só responde quando há uma urgência, ou a equipa que conhecia o projeto já saiu;
• a faturação, o SAF-T (PT) ou o ATCUD exigem cada vez mais intervenção manual;
• ninguém sabe dizer em que versão o sistema está, nem quando foi a última atualização.

Se reconhece três ou quatro destes pontos, o problema deixou de ser pontual. Convém olhar para o conjunto, e não corrigir um sintoma de cada vez.

O que uma auditoria examina

Uma boa auditoria não é um relatório genérico sobre «boas práticas». É uma leitura sistemática de seis áreas, com constatações verificáveis em cada uma.

Paramétrico e processos

Verifica-se se o sistema reflete a forma como a empresa trabalha hoje, e não a de há alguns anos. Examinam-se o plano de contas, as séries de documentos, os fluxos de aprovação, as condições de pagamento, os grupos de artigos e os centros de custo. Procuram-se parâmetros duplicados, regras que se contradizem e campos criados e nunca utilizados.

Em Portugal, interessa em particular a ligação entre o paramétrico e as obrigações fiscais: séries de faturação com ATCUD, código QR nos documentos, exportação do SAF-T (PT), comunicação à Autoridade Tributária e Aduaneira. Se o seu projeto cobre estes pontos com soluções improvisadas, isso fica registado. Para o enquadramento, consulte o guia sobre o SAF-T (PT) e o ERP e o guia sobre software de faturação certificado.

Qualidade dos dados

É aqui que muitas auditorias encontram a causa real dos problemas. Analisam-se duplicados de clientes e fornecedores, NIF em falta ou inválidos, artigos sem classificação, preços e unidades incoerentes, saldos de abertura migrados sem reconciliação. Uma migração mal feita contamina tudo o que vem depois, e nenhum paramétrico a corrige. Se o historial vem de outro sistema, convém rever a página sobre migração para SAP Business One.

Desenvolvimentos e extensões

Lista-se tudo o que foi feito à medida: campos definidos pelo utilizador, relatórios, alertas, integrações, programas externos, procedimentos na base de dados. Para cada elemento perguntam-se quatro coisas: quem o escreveu, onde está o código, se está documentado e se sobrevive a uma atualização de versão. Um desenvolvimento sem código-fonte acessível é um risco de continuidade, não um ativo. Sobre o tema, veja personalização e desenvolvimento em SAP Business One e as integrações.

Desempenho

Mede-se onde o sistema abranda e em que condições: abertura de documentos, relatórios, lançamento de tarefas em lote, acessos simultâneos. A causa pode estar no servidor, na base de dados, na rede entre sedes e armazéns, em consultas mal escritas ou em extensões pesadas. A auditoria deve distinguir o que é falta de recursos do que é má construção, porque a solução e o custo são muito diferentes. Se o sistema está alojado fora de portas, convém olhar também para as opções de alojamento em cloud.

Segurança e acessos

Verifica-se quem pode fazer o quê. Utilizadores com perfis demasiado largos, contas partilhadas, utilizadores de ex-colaboradores ainda ativos, ausência de separação entre quem cria e quem aprova um pagamento: tudo isto fica à vista. Convém também compreender as contas técnicas. Na versão instalada em servidor próprio, a SAP prevê uma conta de utilizador de suporte para permitir que o pessoal do parceiro se ligue sem consumir licença; está bloqueada por defeito, é registada, e a ligação é recusada se o Remote Support Platform não tiver feito um envio nos últimos sete dias. Também o utilizador «manager» pode abrir duas sessões Windows distintas sem bloquear a primeira, para tarefas agendadas ou para um consultor, mas não para uso produtivo duplicado. Numa auditoria, confirma-se que estas exceções não foram transformadas em práticas quotidianas.

Versão e manutenção

Identifica-se a versão e o nível de correções aplicado. Aqui há factos externos que pesam na decisão. A SAP garante, no mínimo, cinco anos de manutenção standard por família de versões, a contar da disponibilidade geral da versão major. Segundo a página de manutenção, a versão 10.0 está em manutenção standard até 31 de dezembro de 2028 (datas sujeitas a alteração), enquanto as versões 8.8, 8.81, 8.82, 9.0, 9.1, 9.2 e 9.3 já terminaram a sua manutenção standard. A SAP indica ainda que não há manutenção alargada para o SAP Business One, e que a manutenção da família anterior cessa quando surge uma nova.

Há outro ponto prático: as atualizações diretas só são suportadas entre versões consecutivas, por exemplo da 9.3 para a 10.0. Uma instalação muito atrasada exige várias etapas. E a SAP não fornece correções nem correções de segurança para feature packages, support packages, patches ou hotfixes antigos. Desde a versão 10.0, de abril de 2020, as novidades chegam em feature packages cumulativos, que incluem correções, correções de segurança e atualizações legais. Para o enquadramento por edição, consulte versões e edições do SAP Business One.

Resumo: área, pergunta-chave e resultado esperado

Mudar de integrador sem recomeçar tudo

Mudar de integrador não equivale a refazer o projeto. A licença e os dados pertencem à empresa; o que o integrador atual detém é, sobretudo, conhecimento e, por vezes, acessos. A questão é, portanto, quanto desse conhecimento está escrito e quanto continua só na cabeça de alguém.

Na prática, existem três trajetórias:

1. Retoma com o mesmo integrador, com um plano de redressamento acordado por escrito, marcos verificáveis e responsáveis identificados. Faz sentido quando os problemas são de organização e de comunicação, e a base técnica é sólida.
2. Retoma parcial com um segundo integrador: um novo parceiro assume uma parte (finanças, produção, integrações), enquanto a restante continua com o atual. Exige fronteiras muito claras e é frequentemente a mais difícil de gerir.
3. Mudança completa: o novo integrador assume o sistema existente depois de o auditar, sem reimplementar. É a trajetória que se segue quando a confiança desapareceu mas a base técnica é aproveitável.

A reimplementação a partir do zero só se justifica quando a auditoria mostra que o paramétrico está desalinhado, os dados são inutilizáveis e os desenvolvimentos não são recuperáveis. Mesmo então, o que foi aprendido em requisitos e processos aproveita-se. Para escolher o novo interlocutor, veja como escolher um parceiro SAP Business One e o guia geral para escolher um integrador ERP.

Um aviso a ter presente: o estatuto de parceiro varia. Para revender o SAP Business One em subscrição alojada, o parceiro precisa de uma «Run Authorization», o que implica requisitos de formação e qualificação, taxas de programa e um volume de negócios anual mínimo, segundo as condições PartnerEdge de 2017 que lemos. Pergunte a qualquer candidato, sem rodeios, o que o habilita a prestar o serviço que lhe propõe.

Documentos e acessos a recuperar

Antes de qualquer rutura, ou logo no início da retoma, reúna este conjunto. Peça-o por escrito e confirme a receção.

• Acessos de administração ao servidor, à base de dados e ao SAP Business One, em nome da empresa e não de uma pessoa do integrador.
• Código-fonte e documentação de todos os desenvolvimentos, relatórios e integrações.
• Especificações funcionais e atas: o que foi pedido, o que foi aprovado, o que ficou pendente.
• Lista de utilizadores, perfis e autorizações, incluindo contas técnicas e de suporte.
• Procedimentos de cópia de segurança e a prova de que uma restauração foi testada.
• Inventário de licenças e dos contratos de manutenção em vigor.
• Documentação de configuração fiscal: séries, ATCUD, exportação do SAF-T (PT), ligação à AT.
• Plano de migração e relatórios de reconciliação, se houve migração de dados.

Se parte destes elementos não existe, a auditoria regista-o como risco. Será um dos primeiros pontos a tratar no plano.

Plano de redressamento: da auditoria à retoma

Um plano de redressamento sensato segue uma ordem simples.

Primeiro, estabilizar. Corrigir o que bloqueia a faturação, o fecho contabilístico ou a expedição. Garantir cópias de segurança testadas e acessos sob controlo. Esta fase não resolve tudo, mas impede que a situação se degrade.

Segundo, decidir com factos. O relatório de auditoria classifica cada constatação por impacto e esforço. A direção escolhe o que corrigir já, o que programar e o que aceitar. O contabilista certificado, o responsável de operações e o responsável de sistemas devem participar nesta decisão.

Terceiro, reordenar o projeto. Redefinir o âmbito em lotes curtos, cada um com critérios de aceitação mensuráveis. Os módulos críticos primeiro: contabilidade e finanças, stocks e compras, vendas e, se aplicável, produção. Para repensar a implementação, a página sobre implementação do SAP Business One descreve as fases habituais.

Quarto, preparar a equipa. Muitos projetos falham por falta de formação e de apropriação interna, não por defeito técnico. Consulte a formação em SAP Business One e defina quem, na empresa, é responsável pelo sistema.

Quinto, organizar o apoio contínuo. Um contrato de suporte e manutenção com responsabilidades claras evita voltar ao ponto de partida. A página de manutenção da SAP menciona suporte 24 horas por dia, sete dias por semana, para incidentes de paragem do sistema, mas isso não substitui o apoio do integrador no dia a dia.

Como a Integrador ERP o pode ajudar

Não fazemos auditorias nem projetos: somos um serviço gratuito de mapeamento. Descreve-nos a situação, a versão instalada, o que não funciona e o que pretende, e apresentamos integradores SAP Business One adequados ao seu perfil e à sua região, no Norte, em Lisboa ou noutra zona do país. O âmbito, o calendário e as condições da auditoria discutem-se diretamente com o integrador. Para saber como decorre o contacto, veja como funciona.

Se, depois da auditoria, a conclusão for que o SAP Business One já não é a solução certa, as alternativas ao SAP Business One ajudam a comparar sem recomeçar às cegas.

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