Odoo em Portugal: o que a localização cobre e o que confirmar antes de assinar

Quem procura Odoo Portugal quer, no fundo, saber uma coisa: este ERP aguenta as obrigações fiscais de uma empresa portuguesa sem improvisos? A resposta honesta é que o Odoo é um ERP internacional, com uma localização contabilística prevista para o país, mas que a conformidade com a faturação certificada, o SAF-T (PT) e o ATCUD se valida caso a caso, na versão e na configuração que vai ser instalada. Esta página explica o que se sabe, o que depende de módulo adicional ou de parceiro e o que pedir por escrito ao integrador.

Odoo em Portugal: o que é o ERP e quem o implementa

O Odoo é um ERP modular, vendido em subscrição por utilizador. A própria empresa revindica mais de 28 milhões de utilizadores no mundo, 50 aplicações principais e uma comunidade que contribuiu com mais de 50 000 aplicações adicionais. Anuncia também uma rede de mais de 21 000 parceiros e 17 escritórios.

Esses números são globais. Não dispomos de um número fiável de parceiros ativos em Portugal, e não o inventamos. O que importa a uma PME portuguesa não é a dimensão da rede mundial, mas a existência de um integrador que conheça a fiscalidade nacional e tenha já posto em produção a localização portuguesa.

O programa de parceiros ajuda a perceber como a rede funciona. Existem um estatuto de aprendizagem (Learning) e três níveis oficiais: Ready, Silver e Gold. Os parceiros têm de obter a certificação Odoo, formar o seu pessoal e assegurar o suporte de primeiro nível. Um nível mais alto exige mais utilizadores Enterprise vendidos, mais pessoas certificadas e uma taxa de retenção mínima. Isto diz-lhe algo sobre a experiência do parceiro, mas não diz nada sobre a sua competência em fiscalidade portuguesa: essa pergunta faz-se separadamente. Veja a página sobre como escolher um parceiro Odoo.

Convém ainda distinguir as duas edições. A versão 19 Community está sob licença LGPLv3; a Enterprise segue a licença Odoo Enterprise Edition v1.0 e só pode ser usada com uma subscrição Enterprise válida para o número correto de utilizadores. Quando um módulo de localização é fornecido por um terceiro, verifique em que edição funciona. Mais detalhe em versões e edições do Odoo.

A localização portuguesa: o que está documentado

A documentação oficial da versão 17 lista o Portugal entre as localizações fiscais, com o pacote «Portugal - Accounting», que se seleciona em Contabilidade > Configuração > Definições. É o ponto de partida: um plano de contas e uma configuração de impostos adaptados ao país, em vez de uma base vazia.

Na versão 19, o Portugal continua na lista de localizações fiscais, mas sem página de documentação própria, o que não acontece com países como a França ou a Alemanha. Não tiramos daí nenhuma conclusão sobre a qualidade do módulo; mas é um sinal de que não deve confiar apenas na documentação pública para validar o seu caso. O integrador deve demonstrar o que a sua versão faz.

Na prática, a localização responde a quatro perguntas básicas:

• Plano de contas: o plano que o seu contabilista certificado vai usar está carregado? É o que o contabilista espera?
• IVA: as taxas e os códigos de imposto estão configurados? Em 2025, no continente, as taxas são de 6 % (reduzida), 13 % (intermédia) e 23 % (normal). As regiões autónomas têm regras próprias, a validar também, e o mesmo vale para as isenções específicas da sua atividade.
• Idioma e moeda: interface em português, documentos em português, euro como moeda da empresa. É a parte menos problemática.
• Documentos legais: o aspeto das faturas e dos documentos de transporte, tema que o resto desta página desenvolve.

Obrigação por obrigação: o que o Odoo cobre

O quadro seguinte resume cada obrigação portuguesa, o que a lei exige e a forma como deve tratar a questão do lado do Odoo. Quando não temos um facto verificado sobre a cobertura, dizemo-lo: é um ponto a confirmar com o integrador, não uma falha presumida.

Em nenhuma linha afirmamos «sim, nativo». Não é pessimismo, é rigor: uma resposta categórica só vale se o integrador a puder provar na versão que vai instalar.

Faturação certificada, SAF-T (PT), ATCUD e QR

Faturação certificada

O Decreto-Lei 28/2019 obriga os sujeitos passivos de IVA estabelecidos em Portugal a usar exclusivamente um programa de faturação certificado se tiverem tido mais de 50 000 € de volume de negócios no ano civil anterior, usarem um programa de faturação e estiverem sujeitos a contabilidade organizada, ou a tiverem escolhido. As três condições são cumulativas. Quem inicia atividade a meio do ano vê o limiar apreciado sobre o volume de negócios anualizado.

Os requisitos técnicos e o procedimento de certificação são fixados por portaria, e não pelo próprio decreto-lei. A AT mantém no seu site a lista atualizada dos programas certificados, com as versões e os produtores. É essa lista que serve de prova, e não uma brochura comercial. Mais detalhe em software de faturação certificado.

Duas situações práticas merecem atenção. Em caso de avaria do programa, quem está obrigado a usar um programa certificado tem de emitir faturas pré-impressas em tipografia autorizada e depois recuperá-las no programa. E os documentos emitidos em modo de formação devem trazer essa menção expressa e continuar identificados na base de dados. Se o Odoo é usado para formar utilizadores, pergunte como esse modo é tratado.

Há ainda as séries: os documentos são emitidos em séries referenciadas, datados e numerados de forma progressiva e contínua dentro de cada série, e os documentos anulados têm de constar da base de dados. Isto condiciona a forma como o integrador configura as sequências do Odoo, e os atalhos habituais de numeração não servem aqui.

SAF-T (PT)

O ficheiro SAF-T (PT) é um XML conforme o esquema publicado no Portal das Finanças, com o conteúdo fixado pela Portaria 302/2016. O programa de contabilidade e de faturação tem de exportar ele próprio os dados neste formato, sem alterar a estrutura interna da sua base de dados. O ficheiro de contabilidade é único para o período; o de faturação pode ser gerado por estabelecimento quando a faturação for independente do sistema central.

Para si, a pergunta concreta é: o Odoo na minha versão exporta um SAF-T (PT) de contabilidade e de faturação aceite pelo validador da AT? Peça uma exportação de teste sobre dados reais antes de assinar. O guia sobre o SAF-T (PT) e o ERP lista os pontos a controlar.

ATCUD e código QR

O ATCUD junta, separados por um hífen, o código de validação da série atribuído pela AT e o número sequencial do documento. Deve constar de todas as faturas e documentos fiscalmente relevantes, no formato «ATCUD:CódigoDeValidação-NúmeroSequencial». Num documento com várias páginas, aparece em todas elas e, quando há código QR, imediatamente acima deste.

Antes de usar uma série, o sujeito passivo comunica-a à AT por via eletrónica, indicando o identificador, o tipo de documento, o início da numeração e a data prevista de utilização. O processo de comunicação das séries é, por isso, parte da configuração do Odoo, e não um pormenor de impressão.

O código QR é obrigatório nos documentos emitidos por programas certificados e é construído segundo as especificações técnicas da AT. A legibilidade tem de ser garantida seja qual for o suporte apresentado ao cliente. Teste, portanto, o PDF enviado por email e a impressão em papel.

O que é nativo, o que passa por extensão ou por parceiro

Num ERP internacional, a divisão costuma ser a seguinte:

1. O núcleo do Odoo: contabilidade, faturação, stocks, compras, vendas, que existem em qualquer país.
2. A localização: o pacote portuguesa de contabilidade, que prepara plano de contas e impostos.
3. O que é específico do país: certificação, ATCUD, QR, SAF-T (PT), por vezes entregue por módulos adicionais da comunidade, de um parceiro ou do integrador.

O ponto 3 é onde a prudência se impõe. Um módulo adicional tem um responsável, uma versão compatível e um ciclo de manutenção. Quando a AT ou o Odoo evoluem, alguém tem de atualizar o módulo, e esse alguém deve estar identificado no contrato. A certificação, sobretudo, aplica-se a uma versão de um programa e não a uma intenção.

Pergunte sempre quem é o produtor do programa certificado e quem responde perante a AT. A implementação do Odoo deve prever estes pontos desde o início, e o suporte e manutenção deve cobrir as atualizações legislativas.

Contabilidade, salários e outros módulos

A contabilidade do Odoo é o módulo mais diretamente ligado à localização. Para a periodicidade do IVA, a declaração é mensal para quem teve um volume de negócios de pelo menos 650 000 € no ano anterior e trimestral abaixo desse valor, com entrega até ao dia 20 do segundo mês seguinte. Um sujeito passivo em regime trimestral pode optar pelo regime mensal, mediante declaração de alterações em janeiro. Pergunte ao integrador como o Odoo prepara os dados da declaração, e o que continua a fazer-se no Portal das Finanças.

Os salários e recursos humanos pedem ainda mais cautela. A documentação do módulo de salários da versão 19 diz que é preciso instalar a localização do país e cita treze localizações, entre as quais o Portugal não consta na lista que lemos. As exigências portuguesas, como a declaração de remunerações até ao dia 10 do mês seguinte ou o pagamento das contribuições entre os dias 10 e 20, tornam esta uma questão de demonstração, não de suposição. Muitas empresas mantêm o processamento salarial num programa dedicado e ligam-no ao Odoo; veja as integrações.

Faturação eletrónica e contratação pública

Se vende ao Estado, a faturação eletrónica já não é opcional. A eSPap coordena a implementação na contratação pública e a plataforma FE-AP valida os documentos segundo a norma CIUS-PT. As grandes empresas estão obrigadas desde 1 de janeiro de 2021. As PME e microempresas ficam obrigadas a partir de 1 de janeiro de 2027, segundo a redação do artigo 9.º do Decreto-Lei 111-B/2017 dada pela Lei 73-A/2025; até 31 de dezembro de 2026, as faturas em PDF continuam aceites. Uma nota técnica: a norma europeia admite valores negativos numa fatura, mas a lei portuguesa não.

Pergunte ao integrador se o Odoo gera o formato exigido e se o envia pela via de integração da FE-AP. O guia sobre faturação eletrónica e ERP detalha o enquadramento.

Proteção de dados e arquivo

Um ERP concentra dados pessoais de clientes, fornecedores e trabalhadores. Em caso de violação, o responsável pelo tratamento notifica a CNPD no prazo de 72 horas, salvo se for improvável que resulte um risco. Quando o Odoo é alojado por um terceiro, o contrato deve prever como o subcontratante o avisa. O arquivo fiscal também tem regras: os documentos em papel ficam num estabelecimento em Portugal, e os arquivos eletrónicos e as suas cópias de segurança podem estar em qualquer Estado-Membro da UE, e fora da UE apenas com autorização prévia da AT. Isto pesa na escolha entre alojamento cloud e instalação local.

Para uma visão de conjunto, consulte os requisitos legais de um ERP em Portugal.

O que verificar antes de assinar

Antes de fechar um contrato, peça ao integrador, por escrito:

• a referência de certificação da versão do programa de faturação, verificável na lista da AT;
• uma exportação de teste do SAF-T (PT) com os seus dados, validada;
• a demonstração do ATCUD e do código QR num PDF e numa impressão, com as suas séries;
• o procedimento de comunicação das séries e das faturas à AT;
• o tratamento de avarias, anulações e modo de formação;
• quem mantém os módulos específicos de Portugal e como se atualizam;
• o local de alojamento e a política de cópias de segurança;
• o custo total: subscrição por utilizador (por exemplo, 24,90 EUR por mês no plano Standard e 44,90 EUR no Custom, segundo a página oficial) mais o trabalho de integração, tratado em preços do Odoo.

Se o seu caso é complexo, o contabilista certificado deve participar nestas validações desde o início. E se quer ser posto em contacto com integradores que conhecem o terreno, veja como funciona a nossa ligação: é gratuita e não implica nenhuma afiliação ao Odoo.

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