Formar a sua equipa para trabalhar com o Odoo

Procura uma formação Odoo para a sua empresa? O essencial é perceber que um ERP raramente falha por falta de funcionalidades: falha porque as pessoas não sabem usá-lo, não confiam nos dados ou voltam às folhas de cálculo. Esta página explica como aprender Odoo, o que significa a certificação Odoo, quem deve ser formado e quando, e como ligar a formação à gestão da mudança num projeto em Portugal.

O que a Odoo oferece para aprender o produto

A Odoo é um software amplo: anuncia cinquenta aplicações principais e uma comunidade que contribuiu com mais de cinquenta mil aplicações adicionais. Essa amplitude é uma força, mas obriga a escolher bem o que se ensina a cada pessoa. Ninguém precisa de dominar tudo.

Os recursos públicos mais úteis para uma equipa são os seguintes:

• A documentação oficial por versão, incluindo a da versão 19, onde se descrevem as aplicações, as definições e as condições de licenciamento. É a referência para esclarecer dúvidas sobre o comportamento de um módulo.
• Uma base de testes. A fórmula «One App Free», a 0 EUR, limitada a uma aplicação (mais as suas dependências) e com utilizadores ilimitados, serve para explorar um fluxo isolado, como o CRM ou a faturação, antes de decidir.
• Os parceiros da Odoo. A Odoo reivindica mais de vinte e um mil parceiros e é a este canal que cabe, em grande parte, a formação dos clientes.

Atenção a um ponto de licenciamento que se descobre muitas vezes tarde: a versão 19 Community está sob licença LGPLv3, enquanto a Enterprise exige uma subscrição válida para o número correto de utilizadores. Se a formação decorrer sobre uma base de testes, confirme com o integrador a edição usada, para que os participantes treinem nas funcionalidades que terão realmente em produção.

Certificação Odoo: o que é e a quem se destina

Quando se pesquisa odoo certification, convém distinguir dois mundos.

Do lado do parceiro, a certificação é uma exigência do programa. Segundo a página de inscrição de parceiros, quem integra o programa deve obter a certificação Odoo, formar o seu pessoal e assegurar o suporte de primeiro nível. Os níveis Ready, Silver e Gold impõem um número mínimo de recursos certificados: um para Ready, três para Silver e seis para Gold. Existe ainda um estatuto de aprendizagem (Learning) antes dos níveis oficiais.

Do lado do cliente, não há obrigação de certificação. Os seus colaboradores não precisam de um diploma para usar o sistema. O que lhes é pedido é competência sobre os seus processos: a sua tabela de preços, o seu circuito de compras, a sua forma de fechar o mês.

Para si, a certificação do parceiro é sobretudo um critério de seleção: pergunte ao candidato quantos consultores certificados terá afetos ao seu projeto e quem será o formador. O guia sobre como escolher um parceiro Odoo desenvolve este ponto, e o guia geral sobre como escolher um integrador de ERP dá uma grelha de perguntas independente do editor.

Um aviso de neutralidade: a Integrador ERP não é parceira nem está afiliada à Odoo. Pomos o leitor em contacto com integradores; é o integrador que conduz o projeto e a formação.

Utilizadores-chave e utilizadores finais: dois públicos, duas formações

Uma formação única, igual para todos, é o erro mais comum. Há dois públicos com necessidades muito diferentes.

Os utilizadores-chave

São as pessoas de cada área (compras, vendas, armazém, contabilidade, produção) que conhecem o processo e têm autoridade para o decidir. Participam desde as primeiras reuniões, validam a parametrização, testam e, no final, tornam-se a primeira linha de ajuda interna.

A sua formação é mais profunda e começa mais cedo: lógica de cada aplicação, definições possíveis, impacto de uma opção sobre as outras áreas, rastreabilidade de uma operação do pedido à fatura. Precisam de compreender o porquê de cada escolha, não apenas o clique.

Os utilizadores finais

São quem vai registar encomendas, receber mercadoria, lançar despesas. A formação é curta, concreta e feita nos seus casos reais: «como crio uma cotação para o meu cliente», «como dou entrada de uma encomenda de fornecedor». Deve acontecer perto do arranque, sobre a base já configurada, nunca em abstrato.

Uma nota de custo útil: na Odoo, os utilizadores pagos são os que têm acesso ao backend; os utilizadores de portal, como clientes e fornecedores, não são contados como pagos. Para a formação, isto significa que os parceiros externos que só consultam documentos no portal precisam de um simples guia, não de uma ação de formação.

Plano de formação por fase do projeto

Uma boa formação acompanha o projeto em vez de ser concentrada no fim. O desenho abaixo é um ponto de partida; o integrador deve adaptá-lo ao seu âmbito, e as durações dependem do número de utilizadores e dos módulos em causa. Para o enquadramento global, consulte o guia sobre a implementação do Odoo.

Formar por módulo, não por produto

Em vez de uma sessão genérica sobre «o Odoo», organize os módulos por função. Quem trata de vendas aprende o circuito descrito em CRM e vendas no Odoo. O armazém e as compras seguem stocks e compras. A equipa financeira vê a contabilidade e finanças. Cada grupo vê apenas o que usa, com os seus documentos e os seus dados de exemplo. Para uma visão completa das aplicações, a página sobre os módulos do Odoo ajuda a decidir quem precisa de quê.

O que a formação deve cobrir em Portugal

O contexto português acrescenta temas que uma formação genérica ignora e que têm consequências fiscais.

• Faturação certificada. Quem emite faturas deve saber que o programa tem de estar certificado pela Autoridade Tributária, o que está tratado no guia sobre software de faturação certificado. Exemplos práticos: o ATCUD e o código QR em cada documento, a série de numeração e a forma de anular em vez de apagar.
• SAF-T (PT). A equipa financeira e o contabilista certificado devem saber como se gera o ficheiro e como se confere antes da entrega. O guia sobre o SAF-T (PT) no ERP detalha o processo.
• IVA e e-fatura. Os utilizadores devem perceber o enquadramento fiscal de cada operação (taxa aplicável, isenção, autoliquidação) para não dependerem de correções no fim do mês.
• Especificidades locais. A configuração portuguesa do Odoo é tratada na página dedicada ao Odoo em Portugal; convém que a formação a use como base.

Se o seu projeto inclui recursos humanos e processamento salarial, não presuma que a formação genérica chega: veja o que se aplica na página sobre salários e recursos humanos.

Gestão da mudança: formar não basta

Formar sem preparar a mudança dá resultados fracos. Algumas práticas que funcionam em projetos de ERP, qualquer que seja o editor:

1. Patrocínio visível da direção. Se o gerente continua a pedir mapas em folhas de cálculo, a equipa conclui que o ERP é opcional.
2. Explicar o porquê. Cada pessoa deve saber o que muda no seu trabalho e o que ganha, por exemplo menos reintrodução de dados ou informação de stock fiável.
3. Utilizadores-chave com tempo reservado. Se continuam a ter a carga habitual, a formação e os testes ficam sempre para depois.
4. Dados limpos antes da formação. Treinar com dados inventados é útil, mas treinar com os dados reais já migrados dá confiança. Veja a página sobre a migração para o Odoo.
5. Apoio após o arranque. Os primeiros tempos geram muitas dúvidas pequenas; um canal de apoio claro evita que se transformem em desmotivação. O suporte e manutenção deve estar definido antes do arranque.

Os erros típicos de projetos de ERP, entre eles a formação tardia ou insuficiente, estão reunidos no guia sobre os erros de um projeto ERP.

Como pedir formação ao integrador

Na consulta ao mercado, inclua a formação como linha própria da proposta, e não como um extra vago. Peça:

• o número de sessões previstas e o público de cada uma;
• quem dá a formação e se é a mesma equipa que parametrizou o sistema;
• o material entregue: guias adaptados aos seus processos, não apenas manuais genéricos;
• a existência de uma base de formação separada da produção;
• o tratamento das novas entradas na empresa depois do arranque.

Compare propostas com a mesma lista; o custo global do projeto, e a parte que a formação ocupa, vê-se no guia sobre o custo de um ERP e na página sobre os preços do Odoo. Quanto a financiamento, não temos um facto verificado que permita apontar um regime concreto; o mais prudente é pedir ao integrador e ao contabilista certificado que confirmem, por escrito, se algum enquadramento de formação profissional se aplica ao seu caso.

Em resumo

Uma boa formação Odoo é planeada desde o início, separa utilizadores-chave de utilizadores finais, usa os seus processos e dados e inclui a vertente fiscal portuguesa. A certificação conta sobretudo para avaliar o parceiro, não para os seus colaboradores. Se quer ser posto em contacto com integradores que incluam a formação na proposta, veja como funciona a ligação a integradores e descreva o seu projeto: o serviço é gratuito.

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