Contabilidade e finanças no Cegid Primavera: o que o módulo cobre

A contabilidade Primavera é, para muitas empresas portuguesas, a razão pela qual o Cegid Primavera entra na shortlist: é o terreno onde o produto é mais conhecido e onde a ligação ao Fisco, ao contabilista certificado e à faturação certificada pesa mais na decisão. Esta página explica o que o ERP Evolution cobre na vertente financeira, o que depende da parametrização e o que deve perguntar a um integrador antes de avançar.

Para a visão geral da gama, consulte as funcionalidades e módulos do Primavera. Aqui o foco é a Primavera finance: a contabilidade, a tesouraria, os ativos e o fecho de contas.

O que cobre a contabilidade e finanças no ERP Evolution

Segundo o editor, o ERP Evolution cobre a gestão contabilística e financeira: tratamento da informação contabilística, gestão de ativos e controlo financeiro. Cobre ainda a faturação e a gestão de clientes, os stocks, os recursos humanos e a informação de gestão em tempo real, com painéis de controlo. A vantagem de um ERP, face a um programa de contabilidade isolado, é precisamente essa continuidade: o que se vende, compra e paga chega à contabilidade sem digitação dupla.

Na prática, a vertente financeira de uma implementação divide-se em blocos que convém tratar separadamente:

Contabilidade geral e plano de contas em Portugal

Em Portugal, o plano de contas assenta no Sistema de Normalização Contabilística (SNC). Um bom projeto não se limita a carregar uma lista de contas: define o nível de detalhe necessário para a gestão, as contas de ligação com as compras e as vendas e as regras de contabilização automática.

Três perguntas ajudam a testar a maturidade do desenho:

• O plano de contas permite produzir, sem folhas de cálculo paralelas, os mapas que a direção pede todos os meses?
• As contas de clientes e fornecedores estão ligadas aos documentos comerciais de forma a que a conferência de saldos seja imediata?
• Os lançamentos manuais, necessários em qualquer empresa, têm regras claras de validação e de aprovação?

Se a resposta a alguma for hesitante, o problema não está no software: está no desenho. É aí que o acompanhamento de um integrador faz diferença.

Contabilidade analítica: ver além do balancete

A contabilidade geral responde à obrigação legal; a analítica responde à pergunta do gestor: onde ganhamos e onde perdemos dinheiro? Num grupo com várias linhas de negócio, obras, projetos ou lojas, vale a pena decidir cedo as dimensões analíticas (centro de custo, projeto, departamento) e quem é responsável por cada uma.

Erro frequente: criar demasiadas dimensões no arranque e depois ninguém as preenche. Comece pelas poucas que a direção realmente consulta e acrescente quando houver necessidade comprovada.

IVA, SAF-T (PT) e e-fatura: a realidade portuguesa

É no cumprimento fiscal que um ERP usado em Portugal é verdadeiramente testado. O editor refere que o ERP Evolution tem atualizações automáticas contínuas para que a empresa se mantenha em conformidade com a legislação em vigor, e mecanismos de comunicação e reporte automáticos às entidades oficiais.

Para o dia a dia financeiro, isto toca em vários pontos:

• IVA: enquadramento correto dos artigos e dos clientes, taxas e isenções, apuramento periódico e conferência com a contabilidade.
• SAF-T (PT): o ficheiro normalizado de auditoria tributária deve refletir a faturação e a contabilidade de forma coerente. Ver o nosso guia do SAF-T (PT) nos ERP.
• Faturação certificada: a emissão de documentos com ATCUD e código QR exige software certificado pela AT. Veja o guia sobre software de faturação certificado.
• e-fatura: a comunicação das faturas à Autoridade Tributária e a sua utilização no registo contabilístico. Mais contexto em faturação eletrónica e ERP.

Quanto ao enquadramento geral, o guia sobre requisitos legais de um ERP em Portugal resume o que deve verificar antes de assinar.

Do registo manual à contabilização automatizada

Uma das evoluções mais úteis dos últimos anos é a redução da digitação. O ERP Evolution for Accountants, orientado para gabinetes, automatiza o registo contabilístico ao integrar dados do SAF-T (PT), do e-fatura e da importação de documentos. Para uma empresa com contabilidade interna, a lógica é parecida: quanto mais documentos entram já estruturados, menos tempo se perde a lançar e mais tempo sobra para analisar.

Isto não dispensa controlo. Convém definir:

1. de onde vêm os documentos de compra (e-fatura, digitalização, portal de fornecedores);
2. quem valida a contabilização proposta antes de ser definitiva;
3. como se tratam as exceções (documentos sem NIF, faturas em moeda estrangeira, notas de crédito).

Tesouraria, bancos e reconciliação

A tesouraria é onde o ERP se paga ou se desperdiça. Um bom desenho liga o plano de pagamentos e cobranças aos documentos e às contas bancárias, e permite reconciliar extratos com os movimentos registados sem cálculos paralelos.

Pontos a clarificar com o integrador:

• formato dos extratos bancários e forma de importação;
• tratamento de adiantamentos, descontos e acertos;
• circuito de aprovação de pagamentos a fornecedores;
• ligação a ficheiros de transferências em lote, quando aplicável.

Desde que os dados estejam completos, o editor indica que o Cegid Pulse, o conjunto de agentes de IA generativa integrado no Cegid Primavera, pode responder em linguagem natural a perguntas como a situação atual de tesouraria ou a previsão a seis meses. É uma ajuda de consulta, não um substituto do controlo da tesouraria.

Ativos fixos, multi-sociedades e multimoeda

A gestão de ativos faz parte do âmbito financeiro do ERP Evolution. Em contexto PME, o essencial é a ficha de cada bem, o método de amortização aceite pelo contabilista certificado e o tratamento de abates e reavaliações.

Para grupos com várias sociedades ou operações fora da zona euro, as questões mudam:

A resposta correta depende do desenho e da edição escolhidas. Confirme sempre por escrito o que está incluído no âmbito e o que exige um desenvolvimento específico; veja também as versões e edições do Primavera.

Fecho de contas e reporting de gestão

O fecho mensal é o melhor indicador de qualidade do projeto. Se, depois da implementação, o fecho demora mais ou exige mais correções manuais do que antes, algo ficou mal desenhado.

Uma boa prática é preparar, com o contabilista certificado, uma lista de fecho com datas e responsáveis: conferência de saldos de clientes e fornecedores, acréscimos e diferimentos, amortizações, reconciliações bancárias, IVA, e só depois a validação dos balancetes.

O ERP Evolution fornece relatórios de gestão e informação analítica em tempo real, bem como painéis de controlo. O valor surge quando os indicadores são poucos, definidos pela direção e alimentados por dados fiáveis, e não quando se multiplicam gráficos que ninguém consulta.

O papel do contabilista certificado e do integrador

Em Portugal, o contabilista certificado assina e responde pelas contas. Isso condiciona o projeto de três maneiras:

• participa na definição do plano de contas e das regras de contabilização;
• valida os testes de fecho antes da entrada em produção;
• precisa de acesso adequado aos dados, em modo de consulta ou de lançamento.

O integrador, por seu lado, parametriza, forma e acompanha. Ninguém deve assumir que o outro tratou de um ponto que nunca foi falado. A ligação a integradores que propomos serve para encontrar um integrador com experiência no tipo de empresa e de projeto que tem, mas a decisão e o contrato são seus.

Integrações e migração de dados financeiros

Raramente a contabilidade vive sozinha. Há ligações com a faturação, com o processamento salarial, com a banca, com plataformas de comércio eletrónico ou com sistemas de ponto de venda. A gama Cegid inclui, em Portugal, soluções de faturação eletrónica, EDI e desmaterialização de documentos, e uma plataforma cloud de processamento salarial; veja a página sobre integrações do Primavera e a de processamento salarial e recursos humanos.

Se vem de outro programa, a migração para o Primavera deve responder a perguntas simples:

1. Que histórico é indispensável no novo sistema e qual pode ficar arquivado?
2. Como se garantem saldos de abertura coerentes?
3. Quando se faz a primeira simulação de fecho em paralelo?

Quanto custa e como planear

O custo depende do número de utilizadores, das edições, do alojamento e do esforço de parametrização, por isso não o indicamos aqui sem uma análise. Para enquadrar o orçamento, consulte a página sobre preços do Primavera e a de implementação; para o contexto de mercado, a nossa página sobre o Primavera em Portugal.

Antes de decidir: perguntas úteis

• A solução cobre o IVA, o SAF-T (PT) e a faturação certificada que a minha atividade exige?
• O meu contabilista certificado participa no desenho e testa o fecho?
• Que partes do âmbito financeiro estão incluídas e quais exigem desenvolvimento?
• Como se faz a reconciliação bancária no dia a dia?
• Como serão tratadas as exceções fiscais da minha atividade?

Com estas respostas por escrito, a comparação entre integradores torna-se objetiva, e o projeto arranca com menos surpresas.

Os nomes de software mencionados são marcas dos respetivos editores, citadas a título meramente informativo. Este site é independente e não é afiliado a nenhum editor.