A gestão de stock Primavera é, para muitas empresas portuguesas, o módulo que decide se o ERP ajuda ou atrapalha o dia a dia: um artigo mal codificado, um armazém sem regras ou uma receção registada tarde demais distorcem a faturação, as compras e a contabilidade. Segundo a Cegid, o ERP Evolution cobre o inventário, a receção e a expedição de mercadorias e o controlo de stocks. O que conta, na prática, é como esse alcance é configurado para a sua operação.
Esta página explica o que deve ser decidido em stocks, compras e logística antes de começar. Para o enquadramento geral do produto, consulte a página sobre os módulos do Primavera.
O que a gestão de stocks cobre no ERP Evolution
A Cegid descreve a gestão de stocks do ERP Evolution em três blocos: inventário, receção e expedição de mercadorias, e controlo de stocks. Na prática, isto traduz-se em quatro perguntas a que o sistema deve responder a qualquer momento:
- o que temos, e onde;
- o que está a chegar e o que está comprometido com clientes;
- quanto vale o que está em armazém;
- o que é preciso comprar, e quando.
Tudo o que não esteja nesta lista de factos (por exemplo, funcionalidades avançadas de armazém) deve ser verificado com o integrador, para a edição concreta que vai contratar. Não parta do princípio de que uma funcionalidade existe só porque é habitual noutros ERP.
Artigos, famílias e variantes
A qualidade do stock começa na ficha de artigo. Antes de migrar dados, defina:
- a estrutura de códigos: significativa ou sequencial, e quem pode criar novos artigos;
- as famílias e subfamílias, que alimentam relatórios de margem e de rotação;
- as unidades de medida de compra, de stock e de venda, e as conversões entre elas;
- as variantes (tamanho, cor, configuração), se vende produtos que as têm: como artigos distintos ou como atributos de um artigo base.
Esta última decisão pesa muito em comércio e distribuição. Um catálogo com variantes tratadas como artigos independentes cresce depressa e torna a manutenção cansativa. Peça ao integrador para demonstrar o modelo que propõe, com os seus produtos reais.
Armazéns, localizações e movimentos
Uma empresa com um único armazém e uma empresa com vários armazéns, lojas e viaturas de venda não têm o mesmo problema. Defina o mapa físico antes de parametrizar:
| Situação | Questão a decidir |
|---|---|
| Um armazém, sem localizações | Basta o controlo por artigo; atenção à disciplina de registo |
| Vários armazéns | Regras de transferência, stock mínimo por armazém, responsáveis |
| Armazém com corredores e prateleiras | Se as localizações são geridas no ERP ou numa solução de armazém ligada |
| Stock em consignação ou em terceiros | Como separar o stock próprio do stock fora de portas |
| Regiões autónomas | Fluxos para os Açores e a Madeira, prazos e transportadores |
Se o seu armazém exige gestão fina de localizações, pergunte explicitamente ao integrador se isso é nativo na versão proposta ou se passa por uma integração; o tema das integrações do Primavera é o seguinte a ler.
Lotes, validades e números de série
Em empresas alimentares, de saúde ou de equipamentos, a rastreabilidade é uma obrigação do negócio, não um luxo. Estabeleça com precisão:
- quais os artigos que exigem lote, validade ou número de série;
- em que momento o lote é atribuído (receção, produção, expedição);
- a regra de saída: primeiro a expirar, primeiro a entrar, ou escolha manual;
- o que se faz numa retirada do mercado: que relatório responde «a que clientes enviámos este lote?».
Este último teste é o melhor critério de aceitação. Se, numa demonstração, o integrador não consegue percorrer o caminho do fornecedor ao cliente e vice-versa com dados do seu setor, a rastreabilidade ainda não está resolvida. Os setores mais expostos são tratados em ERP para alimentação e bebidas e ERP para saúde.
Compras e fornecedores
As compras no ERP vão muito além de registar a fatura. Um circuito saudável liga pedido, encomenda, receção e fatura do fornecedor:
- pedidos internos e aprovações, com alçadas por valor ou por centro de custo;
- encomendas a fornecedor, com condições de pagamento e prazos de entrega;
- receção de mercadoria, conferida com a encomenda;
- conferência da fatura, para detetar diferenças de preço ou de quantidade antes do pagamento.
Reaprovisionamento
O reaprovisionamento transforma o stock num sinal de compra. As perguntas a fechar são: o ponto de encomenda é por artigo ou por família? Depende da sazonalidade? Há um fornecedor preferencial por artigo? E quem valida a proposta de compra: o armazém, as compras ou a direção?
Muitas empresas portuguesas começam com stocks mínimos simples e só depois, com dados fiáveis de consumo, refinam. É uma boa abordagem: um reaprovisionamento sofisticado alimentado por stock incorreto produz compras erradas com mais rapidez.
Receções, expedições e documentos de transporte
Em Portugal, a movimentação de mercadorias está ligada a obrigações fiscais. O software de faturação tem de estar certificado pela AT, os documentos devem incluir o ATCUD e o código QR quando aplicável, e os documentos de transporte são comunicados à Autoridade Tributária. Confirme com o integrador e com o seu contabilista certificado que o circuito de expedição cumpre estas exigências na sua versão. Os guias sobre software de faturação certificado e SAF-T (PT) detalham o enquadramento.
Do lado da expedição, defina também:
- como é feita a preparação da encomenda (picking) e quem a confirma;
- que transportadores utiliza e como o seguimento chega ao cliente;
- como se tratam devoluções e reclamações, incluindo a reentrada em stock.
A ligação a transportadores e a plataformas de comércio eletrónico passa muitas vezes por integrações específicas. Se vende online, leia também ERP para comércio eletrónico.
Inventários e acertos
O inventário é onde a confiança no sistema se ganha ou se perde. Há duas abordagens complementares:
- inventário geral, normalmente em data fixa, com paragem ou controlo rigoroso de movimentos;
- inventário rotativo, em que se contam artigos de maior valor ou rotação mais frequentemente.
Seja qual for a escolha, defina o procedimento por escrito: quem conta, quem confirma, como se tratam as diferenças e quem aprova os acertos. Cada acerto deve deixar um rasto auditável, com motivo registado. O contabilista certificado deve ser envolvido porque os acertos têm reflexo no resultado.
Valorização do stock
O critério de valorização (custo médio, último custo, entre outros) tem impacto direto na margem apresentada e na contabilidade. Não é uma decisão técnica: é uma decisão de gestão e de contabilidade, que deve ser tomada com o contabilista certificado e documentada. Evite mudar de critério a meio do exercício sem acompanhamento. A ligação ao módulo financeiro é abordada em contabilidade e finanças no Primavera.
Códigos de barras e mobilidade
Ler códigos de barras na receção, no picking e no inventário reduz erros e acelera as contagens. Pergunte ao integrador como a captura de dados é feita na sua versão: com leitores ligados ao ERP, com aplicações móveis, ou através de uma solução de terceiros integrada. Peça que a demonstração use os seus códigos reais (EAN, códigos internos, etiquetas de lote).
Consulta rápida e inteligência artificial
A Cegid apresenta o Cegid Pulse como o conjunto de agentes de IA generativa integrados no Cegid Primavera. Segundo o fabricante, respondem em linguagem natural com base nos dados mais recentes da empresa, e é possível perguntar, por exemplo, o nível de inventário por produto. É uma ajuda à consulta, não substitui um stock bem mantido: a qualidade das respostas depende da disciplina de registo no armazém.
Como preparar o projeto
- Mapeie os fluxos reais: receção, arrumação, picking, expedição, devoluções.
- Limpe os dados: artigos duplicados, unidades incoerentes, fornecedores inativos. Veja migração para o Primavera.
- Escreva os requisitos com um modelo de requisitos de ERP.
- Faça demonstrar os seus casos, não um guião genérico.
- Planeie a formação de quem opera o armazém, não apenas da direção.
Se o seu negócio é de produção, as ligações entre materiais e ordens de fabrico são tratadas em produção no Primavera. Para o processo completo de arranque, consulte a implementação do Primavera.
Encontrar o integrador certo
Stocks e compras são exatamente o tipo de domínio em que a experiência do integrador no seu setor faz diferença. Procuramos pô-lo em contacto com um integrador adequado ao seu projeto, sem custo para si; é o integrador quem conduz a implementação. Veja como funciona a ligação e, se quiser comparar alternativas, ERP para distribuição e grossistas.
Perguntas frequentes
O que cobre a gestão de stock do Primavera?
Segundo a Cegid, o ERP Evolution abrange o inventário, a receção e a expedição de mercadorias e o controlo de stocks. O alcance exato depende da edição e dos módulos contratados, por isso deve ser confirmado com o integrador à luz do seu processo.
O Primavera permite gerir lotes e números de série?
É uma necessidade comum em distribuição, alimentar e equipamentos, e deve constar do caderno de requisitos desde o início. O integrador confirma como a versão em causa trata a rastreabilidade e, se necessário, o que é preciso configurar ou desenvolver.
Como se faz um inventário no Primavera?
O inventário parte da contagem física, comparada com as existências do sistema, e termina com os ajustamentos que corrigem as diferenças. Convém definir antes quem conta, em que armazéns, com que periodicidade e quem aprova os acertos.
As compras e o stock ficam ligados à contabilidade?
Num ERP, as faturas de fornecedor, as entradas em armazém e a valorização do stock devem alimentar a contabilidade sem reintrodução de dados. A parametrização das contas e dos critérios de valorização é decidida em conjunto com o contabilista certificado.
O Cegid Pulse ajuda a consultar o stock?
Segundo a Cegid, os agentes Cegid Pulse respondem em linguagem natural e permitem, por exemplo, perguntar o nível de inventário por produto. Trata-se de uma ajuda à consulta; a qualidade das respostas depende de dados de stock bem mantidos.
Fontes
- Primavera BSS — ERP Evolution
- Primavera BSS — Inteligência artificial no software de gestão
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